Avis de recrutement d’un (e) chargé (e) administratif et logistique, Chambéry, France

Ce poste est fait pour vous :

• Si vous cherchez une première expérience de travail dans le secteur humanitaire, ou un poste au siège d’une ONG ;
• Si vous voulez accompagner la croissance d’une structure innovante en plein développement ;
• Si vous attachez de l’importance aux détails et à l’application de procédures de qualité ;
• Si vous souhaitez vous intégrer à une équipe multiculturelle et appuyer un collectif soudé.

Organisation

Créée en 2006, CartONG est une association loi 1901 de type « H2H » (Humanitarians to Humanitarians, c’est-à-dire une ONG travaillant en soutien d’autres ONG) spécialisée dans la cartographie au service des organisations humanitaires et de développement. Notre cœur de métier est l’information géographique mais nous l’avons étendu au fil des années à d’autres outils (collecte de données sur mobiles, gestion de l’information, imagerie satellite, drones, etc.).

Nos activités consistent à soutenir les ONG et organisations internationales humanitaires en leur fournissant des outils, des services et des formations leur permettant de mieux planifier, mettre en œuvre et évaluer leurs programmes ; autrement dit : d’améliorer l’impact de l’aide humanitaire auprès des populations vulnérables. Nous portons un intérêt tout particulier à la formation des équipes nationales sur le terrain et à la collaboration avec les communautés locales, afin de mettre en œuvre des projets durables et répondant réellement aux besoins et priorités des individus et des communautés que nous soutenons.

Nous travaillons avec des organisations locales, nationales et internationales, en particulier avec des ONG spécialistes de l’urgence et du développement ainsi que des agences onusiennes (MSF, HCR, AFD, Terre des hommes : liste complète disponible ici). CartONG est en pleine croissance et rassemble aujourd’hui une équipe internationale d’une vingtaine de salariés ainsi qu’une cinquantaine de bénévoles actifs.

Notre siège social est situé à Chambéry – à proximité de Lyon et de Genève, et de leurs aéroports internationaux. Chambéry est une ville étudiante et familiale, agréable à vivre, située au cœur des Alpes françaises et entourée par les massifs des Bauges et de la Chartreuse.

Poste

L’association CartONG est en pleine croissance : effectif multiplié par deux en trois ans, mise en œuvre de nouveaux partenariats et de nouvelles activités, nouveaux formats et champs d’intervention. L’équipe support de l’association est essentielle pour soutenir le fonctionnement et la croissance de la structure, notamment sur les questions administratives (avec des exigences croissantes de reporting financier des bailleurs).

CartONG recherche donc aujourd’hui un.e chargé.e pour assurer son fonctionnement administratif et logistique quotidien. Il s’agit du remplacement de la personne quittant ses fonctions.

Le poste est placé sous la supervision de la Directrice Administratrice et Financière de la structure.

Le.la chargé.e d’administration et logistique est membre de l’équipe support de CartONG. A ce titre, il.elle sera amené.e à interagir avec l’ensemble des équipes de CartONG et jouer un rôle d’interface entre les différentes équipes de la structure, essentiel au bon fonctionnement de l’ONG.

Ce poste est parfait pour de jeunes professionnels en recherche d’une première ou deuxième expérience formatrice sur un poste polyvalent qui permettra d’appréhender les aspects principaux du fonctionnement d’une ONG de taille moyenne et de grandir avec la structure. L’équipe travaille autant en français qu’en anglais, et le.la chargé.e administratif et logistique pourra bénéficier d’un environnement de travail bilingue. La taille humaine de CartONG permet également aux personnels supports d’être directement impliqués dans la vie associative et d’avoir une bonne vue d’ensemble des projets de l’ONG.

Dans ce contexte, vos responsabilités seront les suivantes :

Administration et finance

Général à l’association :

• Traitement, suivi et classement des paiements et notamment des notes de frais des salariés et des bénévoles ;
• Traitement et classement des documents de procédures de validation (achats et services) ;
• Préparation de la comptabilité (entrée des dépenses/recettes) de l’association et des différents projets ;
• Préparation, traitement, classement des documents administratifs (contrats de partenariat, devis, factures, formalités légales, etc.) et envoi pour validation à la Directrice Administratrice et Financière ;
• Appui sur des recherches (en règlementation) et/ou la mise à jour des procédures financières ;
• Assurer la protection des données comptables et financières en lien avec la DPO de CartONG.

En fonction des projets et des bailleurs :

• Préparation des reporting financiers ;
• Préparation des audits financiers ;
• Préparation des suivis budgétaire des projets, en lien avec les responsables projets.

Logistique siège de l’association

• Préparation et suivi des processus d’achat et gestion des stocks ;
• Création et suivi des contrats cadres et contrats de services (quand CartONG est client) ;
• En charge des services généraux du bureau (maintenance du bureau, gestion du service de nettoyage, achat et suivi des fournitures et consommables de bureau, mobilier…) ;
• Organisation de la vie au bureau, accueil/support pratique aux équipes (en lien avec le/la Coordinateurt·rice en Ressources Humaines, etc.) ;
• Appui sur des recherches (en règlementation) et/ou de la mise à jour de procédures en logistique ;
• Implication dans le processus d’arrivée et de départ des staffs de CartONG (création des comptes des différents outils, briefings d’arrivée etc.) ;
• Gestion de la sécurité du bureau (sécurité incendie etc.) ;
• Gestion et suivi du parc informatique (équipement informatique et licences) en lien avec le support IT de CartONG ;
• Assurer le respect de la protection des données logistiques et informatique en lien avec la DPO de CartONG ;
• Soutien aux projets bénévoles de l’association : accueil, préparation et envoi des packages de bienvenue, aide à l’organisation d’événements associatifs, etc ;
• Soutien à la vie institutionnelle de l’organisation et appui logistique et pratique au bureau de l’association ;

Ressources Humaines

• Appui à la gestion du suivi des ressources humaines (en lien avec la Coordinatrice en Ressources Humaines, chaque supérieur hiérarchique et en appui et sous la supervision de la Directrice Administratrice et Financière) :
  • Accueil des nouveaux employés (organisation des briefings, envoi et explication des procédures) et accompagnement des fins de contrats (STC, certificats de travail, etc.)
  • Suivi administratif proactif (contrats, documents à jour, congés, arrêts maladie, etc.)
• Préparation, traitement, classement et envoi des documents administratifs (contrats de travail des employés et consultants, médecine du travail, autres formalités légales diverses)
• Traitement et classement des documents de procédures de validation (missions terrain)

Soutien à la vie associative de CartONG

• Organisation de la vie au bureau, accueil/support pratique aux équipes notamment pour les déploiements terrain, etc. en lien avec la coordinatrice en ressources humaines.
• En fonction du niveau d’anglais, appui possible sur des traductions

Autres projets et activités de CartONG

• Participer aux activités soutenant la mission associative de CartONG lorsque possible et pertinent : échanger avec le conseil d’administration et les autres membres. Notamment lors des événements tels que les get-togethers, green days, formations internes. Soutenir les projets des bénévoles et les projets concernant la structure en général.
• Contribuer aux événements et aux ateliers organisés par CartONG tels que le GeOnG.
• Représenter CartONG durant les événements et les conférences.

Le poste sera essentiellement basé au siège, à Chambéry.

Ce poste exige disponibilité et flexibilité, deux caractéristiques inhérentes au contexte des organisations humanitaires.