Rattaché.e à la Direction du département Environnements et sociétés (ES), vous assurerez, de façon autonome et en collaboration avec les autres assistantes, les activités suivantes :
• Vous co-gèrerez la messagerie de la Direction du département : analyse de l’information, diffusion ciblée (discernement des informations diffusables/confidentielles), réponse, suivi des demandes de signatures, classement.
• Vous gèrerez les agendas des membres de la Direction.
• Vous organiserez et gèrerez l’évènementiel de routine (réunions, ateliers) et contribuerez à l’organisation d’évènements spécifiques sous la responsabilité du département (séminaires …).
• Vous participerez à des réunions / ateliers et rédigerez des comptes rendus ainsi que divers documents.
• Vous suivrez des dossiers administratifs et restituerez au besoin.
• Vous élaborerez et mettrez à jour des tableaux de bord.
• Vous organiserez et préparerez les déplacements, puis suivrez et effectuerez la gestion administrative et financière des liquidations des missions.
• Vous suivrez le budget de la Direction.
• Vous gèrerez les contacts internes et externes de la Direction en répondant aux interlocuteurs.
• Vous gèrerez et faciliterez les interactions avec les interlocuteurs internes et externes de la Direction (unités, services d’appui, autres directions, partenaires institutionnels …).
• Vous gèrerez les achats et le stock de fournitures ainsi que l’intendance du service.
• Vous mettrez à jour les systèmes d’information internes au département et au service (Alfresco, OneNote, site web, …).
• Vous participerez à des groupes de travail en fonction des besoins et des sollicitations.
Pour obtenir plus d’information sur le département ES et le CIRAD :
Organisation des Départements scientifiques
Ce poste requiert des compétences indispensables d’organisation du travail, une adaptabilité certaine et de bonnes capacités relationnelles et rédactionnelles.
Niveau Bac+2 Assistanat/Secrétariat avec 5 ans d’expérience professionnelle en assistanat administratif.
Les compétences professionnelles et de savoir-être demandées sont :
– Avoir le sens de l’organisation et savoir gérer des priorités,
– Etre autonome :
- Faire preuve d’initiative et être force de proposition
- Être organisé.e et rigoureux.se dans la réalisation de ses activités.
- S’adapter aux évolutions (organisations, technologies) et aux différent.es interlocuteurs.trices (internes, externes, etc.).
– Avoir le goût et l’aptitude pour le travail en équipe,
– Être disponible, réactif.ve,
– Avoir le sens de la confidentialité,
– Avoir de bonnes qualités relationnelles (diplomatie, écoute, neutralité, bienveillance),
– Avoir une bonne maîtrise des techniques et outils de secrétariat et bureautique, des logiciels courants (messagerie Outlook, Word, Excel, Powerpoint…) et de travail collaboratif (Alfresco, OneNote, EzPublish …),
– Avoir les bases de la communication en anglais (compréhension et rédaction de courriers et mails).
En considérant votre capacité à acquérir de l’expérience, à gagner en compétences, vous pourrez évoluer vers un poste d’Assistant.e de Direction.
Date limite : 01/10/2023