Au sein de la Direction Générale Déléguée à la Recherche et à la Stratégie du Cirad, l’assistant(e) appuiera dans la gestion administrative, conventionnelle, relationnelle et organisationnelle, l’équipe de direction de la DGDRS dans leurs activités de coordination des relations partenariales en Europe et à l’international, dans la construction et mise en œuvre de la géostratégie du Cirad. Cet appui concernera, entre autres, les organisations internationales (dont le CGIAR), la délégation Europe, la délégation aux dispositifs en partenariat et les directeurs régionaux.
Descriptif du poste
• Participation à la coordination des dossiers propres à ce poste (géostratégie, dél. dP, dél. Europe,…) et contribution à des projets transversaux de la DGD-RS(groupes de travail, études spécifiques …)
• Organisation des rendez-vous, des réunions et des événements de la Direction liées à la géostratégie et aux partenariats en Europe et à l’International, notamment les réunions de partenaires et les réunions des dispositifs en partenariat (dP)
• Gérer les contacts internes et externes : gestion de l’agenda, messageries dévolues, filtrage des interlocuteurs, rédaction de courriers, comptes rendus de réunion, synthèses de documents
• Collecter des informations, les consolider et les mettre en forme pour leur exploitation. Créer et suivre des tableaux de bord et de pilotage. Assurer les reportings nécessaires en participant au suivi des activités
• Organiser, préparer et suivre les déplacements
• Appuyer les directions régionales du Cirad à l’étranger (y compris la direction régionale Méditerranée et Moyen Orient basée à Montpellier), en lien avec les personnels d’appui recrutés localement dans leurs activités administratives pour en faciliter l’interface avec les services du Cirad en métropole, notamment pour la signature d’ordres de mission et de notes de frais, l’élaboration des bons de commande
Budget Finances
• Assurer le suivi budgétaire de fonctionnement des différentes composantes de l’équipe (tenir et mettre à jour un tableau de bord, restituer les états de dépenses)
• Gestion administrative et financière des missions et déplacements des personnels du service, sur budget Cirad et sur conventions
• Préparer et suivre les facturations, gérer les achats et contrôler les factures. Appuyer le collectif au montage et au suivi des budgets des projets transversaux et/ou spécifiques
Ressources humaines
• Informer, orienter le personnel de l’équipe dans ses démarches RH.
• Accompagner les nouveaux entrants dans leur intégration au sein de son équipe
• Planifier, suivre, organiser les actions RH : entretien annuel, entretien professionnel/mobilité/embauche, etc…
Communication
• Assurer l’interface entre les membres de son équipe et leurs interlocuteurs internes et externes en France et à l’étranger
• Contribuer à la communication interne ou externe en lien avec les services compétents et l’utilisation d’outils de communication variés
• Bac+2, expérience professionnelle supérieure à 5 ans.
• Maîtrise de l’environnement bureautique : Maîtrise des logiciels bureautiques courants (traitements de textes, tableur, agendas, web) et si possible spécialisés (PAO, …).
• Langues : Bon niveau d’anglais (lu, parlé, rédigé), autres langues appréciées notamment l’espagnol.
Compétences spécifiques
• Capacités de rédaction et de collecte d’informations nécessaires au traitement des demandes.
• Expérience souhaitée des organismes de recherche et organismes européens et internationaux.
• Goût et aptitude pour le travail en équipe dans un contexte multi culturel ; Bon relationnel.
• Sens de l’organisation et des priorités, de la prise d’initiative, du travail en autonomie.
• Capacité de gestion du stress et réactivité en situation d’urgence.
• Capacité d’adaptation.
Date limite : 28/08/2023