Expertise France recrute un(e) Assistant(e) de projet (H/F), France

Description de la mission

En appui des chargé.e.s de projet, les principales missions pourront être les suivantes :

Gestion logistique :

  • Assure ou appuie l’organisation logistique d’événements (comités de pilotages, séminaires, missions siège, voyages d’études …)
  • Contribue à programmer, organiser, optimiser les coûts et assurer le bon déroulement des missions en lien avec les interlocuteurs concernés : déplacements, hébergement, per diem, documentation projets,…
  • Veille à l’application des instructions du Plan de Sécurité,
  • Gère un portefeuille de prestataires: pré-identification, suivi des prestations, négociation des devis, traitement de la facturation,…
  • Applique les procédures d’achat interne et externe

Gestion administrative/contractuelle :

  • Gère les aspects administratifs des dossiers liés à la mise en œuvre opérationnelle des projets
  • Aide à la recherche documentaire, gère des tâches de secrétariat classiques
  • Appuie à la préparation des appels d’offre et des marchés publics/subventions
  • Préremplit les contrats d’expertise et les contrats de prestation de services,
  • Publie les offres d’emploi et d’appels à experts,
  • Assure la vérification des prestataires sur la base de l’outil compliance interne

Gestion financière :

  • Vérifie la conformité des pièces justificatives de dépenses Siège, des justificatifs Terrain et/ou Partenaires, des factures et des remboursements liés aux missions d’expertise, suit les avances et leurs soldes,
  • Contribue à l’élaboration des rapports financiers auprès de bailleurs (consolidation) et des exercices comptables et budgétaires internes (clôture …) en collaboration avec les chargé.e.s de projets,/ Chargés de projets administratifs et financiers
  • Appuie la préparation et la conduite des audits, en lien avec les chargé.e.s de projets,/ Chargé.es de projets administratifs et financier, le/s RAF.s des projets
  • Vérifie et consolide les journaux de caisses et bancaires du terrain
  • Tient à jour les tableaux de bord existants,
  • Vérifie les engagements (conventions de subventions, contrats et accords),

Communication :

  • Appuie les activités de communication (mise à jour du site, préparation de documents de communication, …).

Appui transversal :

  • Participe à l’organisation de la vie du pôle (organisation réunion de pôle, prise de comptes rendus,etc…) et du département

Description du projet ou contexte

Situation/position : Direction des opérations – Département Santé,  Pôle Afrique du Nord, Golfe de Guinée et Afrique de l’Est (AGA)

Au sein de la Direction des Opérations , au département santé, l’Assistant. de projet sera sous la supervision du responsable de pôle. L’assistant-e de projets vient en appui sur la gestion des tâches administratives , mais aussi sur la logistique, la gestion budgétaire et la communication dans le cadre de la mise en œuvre opérationnelle de l’ensemble des phases du cycle de projet. Il/elle apporte un soutien opérationnel dans l’ensemble des tâches relatives au projet.

Profil souhaité

  • Expérience réussie de 2 ans minimum sur un poste similaire, de préférence dans le milieu de la solidarité et/ou de la santé mondiale
  • Formation supérieure BAC +2/3 type comptabilité, gestion administrative et financière
  • Très bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel et Word
  • Bonne connaissance de l’anglais
  • Des compétences juridiques seraient un atout
  • Sens de l’organisation et de la rigueur,
  • Réactivité, autonomie – travail en équipe
  • Avoir de bonnes capacités rédactionnelles et relationnelles (nombreux contacts en interne et en externe),

Date limite de candidature : 10/04/2022 à 12:17

 

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