La Croix-Rouge française recrute un (e) assistant (e) de gestion administrative et gestion des contrats (H/F), Montrouge, France

Présentation de la Croix Rouge française

A la tête d’un important réseau de 600 établissements dans les secteurs de la santé, de l’aide à l’autonomie, de l’urgence et du secourisme, de l’action sociale, de la formation et de la solidarité internationale, la Croix-Rouge française emploie plus de 16 000 salariés et 70 métiers la composent. En nous rejoignant, vous partagerez notre engagement et notre éthique et développerez vos compétences.

Direction des Relations et des Opérations Internationales (DROI)

La Croix-Rouge française appartient au Mouvement international de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge qui regroupe 189 sociétés de Croix-Rouge et de Croissant-Rouge à travers le monde et agit en fonction de sept principes : humanité, impartialité, neutralité, indépendance, universalité, unité et volontariat. Reconnue pour son expertise en matière d’action internationale, la Croix-Rouge française pilote plus d’une centaine de projets de santé et de gestion des catastrophes (secourir, reconstruire, prévenir), pour un volume d’action annuel d’environ 60 millions d’euros. L’action internationale de la Croix-Rouge française est mise en œuvre par ses équipes au sein de la DROI, composées de 65 salariés au siège, 200 expatriés et 1 000 collaborateurs nationaux dans une trentaine de pays, auxquels s’ajoutent les volontaires des équipes de réponse d’urgence.

Le Département Partenariats institutionnels (DPI)

Au sein de la Direction générale, le DPI a pour objectif d’apporter son soutien aux missions dans la connaissance des stratégies et la recherche des opportunités de financements des bailleurs de fonds institutionnels. Il met son expertise au service des différents pays d’intervention de la CRf afin de favoriser l’accès et la bonne gestion des financements des bailleurs de fonds institutionnels à l’international.

L’assistant(e) de gestion contractuelle et administrative exerce ses fonctions sous la Responsable du département, en collaboration avec les autres membres du département ainsi qu’avec la DROI.

Finalité des missions du service :

Apporter son expertise pour favoriser l’accès et la bonne gestion des financements de la coopération française pour les opérations l’internationales et au national.

Finalité du poste :

Fournir un appui aux équipes terrains et siège dans la connaissance des stratégies des bailleurs de fonds et l’application de leurs procédures afin de contribuer à l’accès aux fonds, la qualité des projets menés et la bonne utilisation des financements obtenus.

Missions Principales :

Contribuer au respect des obligations contractuelles liées aux financements des partenaires institutionnels

• Assurer la finalisation, la mise en signature et l’envoi des documents à l’attention des partenaires institutionnels (sur l’ensemble du cycle de projet : soumission de propositions de projet, signature du contrat, envois des rapports intermédiaires et finaux, demande de modifications contractuelles et demande de versements)
• Assurer la clôture administrative des subventions en lien avec le référent bailleur
• Assurer la préparation et la transmission des données administratives de la Croix-Rouge française aux partenaires

Assurer la bonne tenue des outils nécessaires au suivi des contrats et à la capitalisation

• Mettre à jour les tableaux de suivi :
  1. Base de données des projets (Tableau de bord DPI)
  2. Synthèse annuelle des financements (Bilans, Rapport Annuel)
• Garantir le classement et l’archivage de l’ensemble des documents contractuels et des correspondances officielles

Participer activement à la bonne mise en œuvre de la formation gestion contractuelle du pôle international du DPI

• Appuyer l’équipe dans l’organisation logistique et administrative des formations du DPI au siège et sur le terrain
• Mettre à jour les supports de formation et les rendre accessibles via les outils de partage

Assurer la veille hebdomadaire sur les opportunités de financements des partenaires institutionnels

• Rechercher via une liste des sites internet des partenaires institutionnels, les opportunités de financement correspondant aux pays et secteurs d’intervention de la CRf au National et à l’international
• Transmettre les résultats de cette recherche hebdomadaire aux équipes

 Appuyer le DPI dans son fonctionnement quotidien

• Rédiger les comptes-rendus de réunion
• Assurer toute autre tâche connexe de gestion courante

Mettre à jour les données du DPI sur les différents supports de communication

• Pages intranet du DPI
• Pages partenaires institutionnels du site de la CRf