Médecins Sans Frontières recrute un assistant face à face H/F, France

Médecins Sans Frontières, association médicale humanitaire internationale créée en 1971, apporte une assistance médicale à des populations aux prises avec des crises menaçant leur survie, principalement en cas de conflits armés, mais aussi d’épidémies, de catastrophes naturelles ou encore d’exclusion des soins. La section française de MSF est présente dans une trentaine de pays.

Mission 

Sous la responsabilité hiérarchique de la responsable du service Face à Face au sein de la Direction collecte de fonds privés, vous aurez pour mission d’appuyer les activités du service Face à Face pour contribuer à la mise en œuvre de la stratégie de recrutement de nouveaux donateurs en Face à Face (Espaces publics et privés en France).

Responsabilités principales 

Assurer la préparation logistique et administrative des campagnes de collecte en Face à Face :

• Suivre la bonne mise en œuvre des activités logistiques en lien étroit avec l’agence partenaire dédiée :
• Assurer l’articulation des besoins logistiques avec les équipes de collecte de fonds sur le terrain (Logements, transports, etc) ;
• Gérer les réservations de trains/ transports nécessaires pour les équipes terrain ;
• Mettre à disposition des prestataires extérieurs le matériel nécessaire au bon fonctionnement/déroulement des campagnes ;
• Rédiger les feuilles de route/mission à l’attention des équipes terrain ;
• Veiller au bon fonctionnement des tablettes numériques (support de recrutement) et gestion des problèmes techniques en lien avec le prestataire dédié ;
• Préparer les reportings de suivi des équipes terrain et effectuer les mises à jour et envois quotidiens aux équipes ;
• Suivre et mettre à jour le cas échéant le tableau de suivi des déclarations de présence avant de les mettre à disposition des équipes.

Participer au suivi et traitement des mandats réalisés sur le terrain :

• Vérification des mandats ;
• Traitements des rejets et/ou anomalies ;
• Rappels éventuels des donateurs ;
• Orchestrer la bonne mise en œuvre des appels de bienvenue sur les équipes internes.

Nourrir et faire évoluer les outils/supports de communication à destination des équipes terrain : (internes et externes) Rédiger et diffuser la newsletter hebdomadaire et le bulletin mensuel.

Soutenir les activités du service Face à Face au fil de l’eau, et plus particulièrement :

• Diffusion du plan de recrutement sur les canaux pré-identifiés par la chargée de Face à Face ;
• Contribuer au premier tri des candidatures ainsi qu’au pré-recrutement téléphonique des candidats aux postes de médiateurs de collecte en Face à Face ;
• Contribuer à la préparation et à la diffusion des livrets de formation ;
• Contribuer à la préparation des éléments de paye sous la responsabilité de la chargée de Face à Face ;
• Participer activement à la préparation de l’événement annuel « Les Journées du Face à Face » et tout autre rendez-vous annuel avec les équipes (ex : Visites MSF Logistique, formations PSC1 etc…).

Contribuer au bon fonctionnement et au développement du service Face à Face, à la transversalité et au partage des bonnes pratiques au sein du département collecte de fonds privés : Contribuer à l’amélioration des pratiques/procédures et outils de reporting de l’activité à partir d’observations issues du terrain.