Contexte
L’Ordre de Malte France est une association catholique hospitalière, présente en France et à l’international, reconnue d’utilité publique. Elle rassemble 2 000 salariés et plus de 10 000 bénévoles réguliers. L’Ordre de Malte France intervient dans de grands domaines comme la solidarité, le secours et la santé.
La Direction Hospitalière de l’Internationale et de l’Outre-Mer (DHIOM) assure le soutien et/ou la gestion de structures hospitalières et de programmes de santé qui sont placés sous la responsabilité de l’OMF à l’étranger.
Présent dans 30 pays, l’OMF gère ainsi directement 5 hôpitaux, 2 maternités, 6 centres de santé et 2 centres de secourisme, tout en soutenant 160 dispensaires. Elle agit également dans le cadre de programmes spécifiques (lèpre, populations autochtones, lutte contre la cécité…).
La DHIOM est le lien direct des postes diplomatiques de l’Ordre Souverain de Malte dans les pays d’activités ; elle est le correspondant privilégié de Malteser International, organisme de l’Ordre Souverain de Malte dédié aux missions d’urgence.
Missions
Sous la conduite du Directeur de la DHIOM, l’assistant(e) de Direction aura pour principales missions :
Assister le Directeur de la DHIOM dans l’ensemble de ses missions:
- Gérer et traiter les flux d’information et diffuser les informations en interne et en externe
- Tenir son agenda
- Assurer l’accueil de ses RDV au siège
Assister la direction :
- Etre le point d’entrée de la direction et gérer le courrier
- Préparer les dossiers et les documents pour la direction
- Classer et archiver les documents et procédures
- Elaborer et assurer le suivi du planning pluriannuel et de l’agenda de la DHIOM
- Gérer les réunions : préparation des documents de réunion, comptes rendus, suivi des décisions, réservation de salle etc.
- Suivre les frais de la direction
- Gérer l’organisation des missions des membres de la DHIOM et des experts ou missionnaires désignés (logistique du départ : billets d’avion, visa, hôtel etc.)
Gestion des dossiers administratifs des collaborateurs expatriés (salariés sur le terrain, famille, VSI, bénévoles):
- assurer les procédures administratives pour les collaborateurs expatriés
- Préparer la logistique d’un départ
- Suivre les déplacements
- Retour de mission
Profil
Qualités requises
- Capacité d’organisation et de gestion des priorités
- Polyvalence et rigueur dans l’exécution des tâches confiées
- Esprit d’équipe, dynamisme et réactivité
- Capacité d’adaptation et intelligence de situation
- Autonomie et initiative
- Excellent relationnel, qualité d’écoute
- Capacités rédactionnelles et de synthèse
- Diplomatie
- Disponibilité et sens du service
- Discrétion