Organisation de coopération et de développement économiques (OCDE) recrute une Assistante personnelle à Paris en France.

Organisation de coopération et de développement économiques (OCDE) recrute une Assistante personnelle à Paris en France.

Principales responsabilités

Assistance exécutive

• Fournir une assistance exécutive proactive et opportune au directeur et au directeur adjoint, gérer leur calendrier de rendez-vous, organiser des réunions et gérer leurs agendas électroniques en leur nom, filtrer les appels téléphoniques et recevoir les visiteurs, répondre aux demandes de renseignements de nature courante dans les deux langues officielles, rédiger et envoyer la correspondance de sa propre initiative ou sur instruction.
• Aider à organiser la charge de travail du directeur et du directeur adjoint, en gérant le flux et le stockage des informations vers leurs bureaux. Anticiper les besoins, signaler les problèmes prioritaires nécessitant une attention immédiate et prendre l’initiative de faire le suivi des questions qui ne nécessitent pas leur attention personnelle.
• S’assurer que les délais sont respectés et recommander des actions de suivi.
• Assurer la liaison interne au sein de la Direction.
• Organiser les missions, y compris les préparatifs des voyages d’affaires, les demandes de visa, la gestion de l’agenda des missions et l’inscription aux événements, le traitement des ordres de mission et des notes de frais à l’aide du logiciel SAP, compiler les dossiers d’information et toute action de suivi si nécessaire.
• Fournir des informations et des documents d’information à l’appui avant les réunions.
• Préparer les contrats de services et assurer leur paiement dans les délais.
• Assurer le transfert d’informations dans les systèmes de gestion des archives ( OECD.Records) et de partage (ONE Secretariat, ONE Drive, MS Teams) en accordant une attention particulière au traitement des informations hautement sensibles et confidentielles.
• Favoriser et entretenir de bonnes relations de travail avec les correspondants.

Organisation et documents de la réunion

• Aider à la préparation et à l’organisation de réunions et de conférences (sur place, virtuelles, hybrides). Gérer toutes les dispositions logistiques (réservations de salles, restauration, listes de participants, badges, etc.).
• Préparer des documents conformément aux formats standards de l’OCDE (ONE Author).
• Préparer les dossiers de documentation des réunions pour le Directeur et le Directeur Adjoint, en utilisant les outils d’information de l’Organisation (ONE M&P, Internet, site de l’OCDE).
• Soutenir la préparation des présentations orales et écrites en développant et en éditant des présentations PowerPoint et des documents écrits.

Autres fonctions

• Assister les autres membres de l’équipe au besoin et les remplacer ou coordonner leur remplacement en leur absence.
• Effectuer d’autres tâches connexes au besoin.

Profil du candidat idéal

Formation universitaire

• Un bon niveau d’études secondaires et une expérience avérée dans des fonctions administratives et de secrétariat, de préférence dans un environnement international.

Expérience professionnelle

• Expérience pertinente en secrétariat ou en administration, de préférence dans un environnement international.  Une expérience dans un cadre juridique serait un avantage.
• Bonne connaissance ou capacité d’apprendre rapidement les règles et procédures administratives de l’Organisation, notamment en ce qui concerne les procédures à suivre pour l’organisation de réunions et de voyages officiels.
• Aptitude à rédiger la correspondance courante dans les deux langues officielles.
• Expérience de la gestion des demandes selon des délais stricts et capacité à travailler rapidement et avec précision sous pression. Capacité à travailler de manière autonome et à prendre des initiatives.

Outils

• Excellentes connaissances et expérience dans l’utilisation de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
• Connaissance ou aptitude à maîtriser rapidement les progiciels et outils d’information standard utilisés à l’OCDE (eOSG, eCouncil, eShare, SAP, SRM, SRP, Event Management System (EMS), ONE, OECD.Records).
• Maîtrise des solutions de conférence à distance et hybrides (Teams, Skype, Zoom).

Langues

• Maîtrise de l’une des deux langues officielles de l’OCDE (anglais et français) et bonne connaissance de l’autre, avec un engagement à atteindre un bon niveau de travail.