TOTAL recrute un(e) Assistant(e) de Direction
Description du poste
Rejoignez Total Renewables au sein de la branche GRP ,afin de participer au défi de l’énergie renouvelable .
Dans le cadre de vos missions , vous êtes en charge de différentes tâches telles que :
Assistanat :
- Accueil visiteurs
- Gestion et coordination des agendas
- Coordination des réunions propres à la direction et en interface avec les autres BU
- Organisation événements type séminaires, team building…
- Organisation réunions (commande pause, plateaux, salle …)
- Organisation déplacements (billets, hôtel, taxi …)
- Gestion et suivi de tous les visas (directeur + équipe avec impératifs des pays classés à risque)
- Gestion des dérogations en coordination avec l’équipe sécurité des pays concernés
- Rédaction et mise en signature des dérogations, lettres invitation, lettres mission
- Gestion des notes de frais
SAP :
- Utilisation du système en tant que Key User
- Demande de droits SAP pour les nouveaux Key User
- Formation des nouveaux Key user
- Emission des bons de commandes, création des fournisseurs, réception des marchandises
- Gestion et redistribution des workflows
- Suivi des validations
- Interface entre le service comptabilité et les fournisseurs
RH :
- Gestion des arrivées et départs des collaborateurs, stagiaires et prestataires
- Création/ suppression des badges d’identité / prolongation de badge et différents comptes des collaborateurs
- Demande d’accès divers et spécifiques aux différents bâtiments Total
- Demande d’accès au restaurant d’entreprise
- Accompagnement et intégration des nouveaux arrivants
- Gestion IT nouveaux arrivants
- Création de compte informatique vision
- Demande de poste et autre matériels (Iphone, second écran …)
- Demande Wecare type logiciels, anyconnect, n° tel fixe, cucilync…
- Gestion de la console d’accès aux répertoires partagés
- Gestion des listes de distribution
- Restitution postes (auprès du kiosque de Coupole) et suppression des accès lors des départs
Office management / divers :
- Commande divers type papier, fournitures, cartouches, café, etc
- Signalement des problèmes de maintenance de tout ordre type fuites, portes, coupure courant, moquette, ventilation… sur un portail dédié
- Courriers (roulement entre les assistantes)
Administrateur de l’outil voyage et note de frais :
- Création des profils utilisateurs (fiche identité, centre coût, ligne hiérarchique …)
- Descente des nouveaux centres de cout sur treck
- Signalement de tous les incidents treck auprès du département voyage et en assurer le suivi et l’issue
Contexte et Environnement
Vous avez l’opportunité de rejoindre Total Renewables pour relever le défi de l’énergie solaire au sein du Groupe Total et contribuer fortement à l’objectif de celui-ci de devenir le leader de l’énergie responsable produite, distribuée et consommée à travers le monde. Nous recherchons des personnes talentueuses pour participer à cette aventure humaine et collective où l’esprit d’entreprise, l’expérience et l’inventivité de chacun s’additionnent pour construire un avenir énergétique responsable et accompagner la réussite de notre Groupe.
Dans une industrie qui transforme l’avenir énergétique du monde, il n’y a pas de meilleur endroit que Total Renewables !
Profil recherché
- Vous disposez d’une expérience confirmée dans un rôle d’Assistanat de Direction au sein d’un environnement international, idéalement avec une expérience en organisation d’évènements.
- Vous avez une maitrise courante du français et de l’anglais ; une troisième langue serait un plus.
- Des Connaissances poussées des logiciels Word, Excel et Powerpoint.
- L’équipe appréciera votre excellente qualité rédactionnelle, rigueur, fiabilité, écoute, et sens du service client.
- Ce poste requiert une personne Polyvalente, autonome, ayant un esprit d’équipe avec un respect de la confidentialité et une bonne communication
- Votre attitude proactive et positive motivera vos collaborateurs.
Métier
Assistance – Secrétariat
Région, département, localité
92 – Hauts-de-Seine
Niveau d’expérience requis
3- 6 ans, 6 – 10 ans
Branche
Gas Renewables And Power
A propos de nous/Profil de l’entreprise
BETTER ENERGY NEEDS YOU
Donnez le meilleur de vous-même à l’énergie ! Rejoignez TOTAL : plus de 500 métiers différents dans 130 pays. Une entreprise responsable avec des standards de sécurité et d’éthique forts, des perspectives d’évolution de carrière variées, une culture de l’innovation et une mission partagée par les 100.000 collaborateurs du Groupe : rendre l’énergie meilleure jour après jour.
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