Avis à manifestation d’intérêt pour le recrutement d’un.eAssistant.e Support : Gestion administrative, financière et logistique basé à Paris en France.

Avis à manifestation d’intérêt pour le recrutement d’un.eAssistant.e Support : Gestion administrative, financière et logistique basé à Paris en France.

Descriptif du poste: 

Sous la responsabilité de la Directrice Administrative et Financière , le/la Stagiaire Support  assiste cette dernière dans l’exécution des tâches administratives, financières et logistique liées aux besoins des missions et programmes, liées aux besoins de développement et d’organisation du siège.

 De plus, il assiste le/la Contrôleur de Gestion Financière des projets dans les tâches administratives, comptables et financières liées aux actions mises en places sur les missions.

Aussi, l’assistant.e support sera amené.e à travailler en binôme avec l’assistant.e programme sur certaines missions transversales et des travaux de fonds.

Principales Responsabilités  :

Comptabilité

• Assiste la DAF et le/la Contrôleur de Gestion dans les tâches comptables inhérentes aux missions
• Vérifie les affectations analytiques et comptables des comptabilités des différentes missions
• Vérifie les tableaux d’affectation des dépenses entre les différents bailleurs de fonds
• Soutient la clôture annuelle comptable et/ou la clôture analytique semestrielle des missions
• Utilise des logiciels comptables SAGA (Mission)

 Gestion financière des projets

• Soutient le terrain : gère au quotidien les besoins des administrateurs terrain
• Participe à la vérification des suivis budgétaires des missions
• Participe à la validation des budgets des propositions d’opérations soumis aux bailleurs de fonds
• Participe à la validation des rapports financiers intermédiaires et finaux des programmes (document financier et partie narrative budgétaire) à soumettre aux bailleurs
• Soutient à la préparation des audits financiers
• Participe à la validation des prévisionnels de trésorerie
• Participe aux différents chantiers en cours (élaboration de nouveaux outils budgétaires, tableaux de bord, etc)
• Participe aux réunions hebdomadaires et mensuelles
• Participe au suivi des fonds propres et gestion des risques financiers des missions

Logistique

• Examine les documents pour les dossiers d’achats réalisés sur le terrain ou au siège (dossiers d’achat, réquisition, devis, analyse de cotations, contrat, etc.) et leur adéquation avec les procédures des bailleurs et DSF.
• Participe à la constitution des documents logistiques des rapports finaux pour les bailleurs de fonds (Rapprochement des donnés logistiques avec les données financières).
• Archive les dossiers traités en version informatique et papier.
• Effectue et archive les documents liés au criblage/filtrage selon les procédures de DSF

Apport du stage :

• Découvrir le fonctionnement du siège d’une ONG ainsi que les relations entre le siège et le terrain.
• Découvrir les différents métiers de la solidarités internationale
• Avoir une première approche du fonctionnement d’une mission et des contraintes spécifiques qui y sont liées.
• Connaître le fonctionnement administratif, financier et logistique d’une mission DSF
• Se familiariser avec les exigences des bailleurs de fonds.
• Se familiariser avec Excel et le logiciel comptable Saga.