Avis de recrutement : Expertise France recrute un.e Assistant.e de projets basé en France.

En appui des chargé.e.s de projet, les principales missions pourront être les suivantes :

Gestion logistique :

• Assure ou appuie l’organisation logistique d’événements (comités de pilotages, séminaires, missions siège, voyages d’études …);
• Contribue à programmer, organiser, optimiser les coûts et assurer le bon déroulement des missions en lien avec les interlocuteurs concernés : déplacements, hébergement, per diem, documentation projets;
• Veille à l’application des instructions du Plan de Sécurité,
• Gère un portefeuille de prestataires: pré-identification, suivi des prestations, négociation des devis, traitement de la facturation,…
• Applique les procédures d’achat interne et externe.

Gestion administrative/contractuelle :

• Gère les aspects administratifs des dossiers liés à la mise en œuvre opérationnelle des projets;
• Aide à la recherche documentaire, gère des tâches de secrétariat classiques;
• Appuie à la préparation des appels d’offre et des marchés publics/subventions;
• Préremplit les contrats d’expertise et les contrats de prestation de services;
• Publie les offres d’emploi et d’appels à experts;
• Assure la vérification des prestataires sur la base de l’outil compliance interne.

Gestion financière :

• Vérifie la conformité des pièces justificatives de dépenses Siège, des justificatifs Terrain et/ou Partenaires, des factures et des remboursements liés aux missions d’expertise, suit les avances et leurs soldes,
• Contribue à l’élaboration des rapports financiers auprès de bailleurs (consolidation) et des exercices comptables et budgétaires internes (clôture …) en collaboration avec les chargé.e.s de projets,/ Chargés de projets administratifs et financiers
• Appuie la préparation et la conduite des audits, en lien avec les chargé.e.s de projets,/ Chargé.es de projets administratifs et financier, le/s RAF.s des projets
• Vérifie et consolide les journaux de caisses et bancaires du terrain
• Tient à jour les tableaux de bord existants,
• Vérifie les engagements (conventions de subventions, contrats et accords),

Communication :

• Appuie les activités de communication (mise à jour du site, préparation de documents de communication, …).

Appui transversal :

• Participe à l’organisation de la vie du pôle (organisation réunion de pôle, prise de comptes rendus,etc…) et du département