En appui des chargé.e.s de projet, les principales missions pourront être les suivantes :
Gestion logistique :
- Assure ou appuie l’organisation logistique d’événements (comités de pilotages, séminaires, missions siège, voyages d’études …)
- Contribue à programmer, organiser, optimiser les coûts et assurer le bon déroulement des missions en lien avec les interlocuteurs concernés : déplacements, hébergement, per diem, documentation projets,…
- Veille à l’application des instructions du Plan de Sécurité,
- Gère un portefeuille de prestataires: pré-identification, suivi des prestations, négociation des devis, traitement de la facturation,…
- Applique les procédures d’achat interne et externe
Gestion administrative/contractuelle :
- Gère les aspects administratifs des dossiers liés à la mise en œuvre opérationnelle des projets
- Aide à la recherche documentaire, gère des tâches de secrétariat classiques
- Appuie à la préparation des appels d’offre et des marchés publics/subventions
- Préremplit les contrats d’expertise et les contrats de prestation de services,
- Publie les offres d’emploi et d’appels à experts,
- Assure la vérification des prestataires sur la base de l’outil compliance interne
Gestion financière :
- Vérifie la conformité des pièces justificatives de dépenses Siège, des justificatifs Terrain et/ou Partenaires, des factures et des remboursements liés aux missions d’expertise, suit les avances et leurs soldes,
- Contribue à l’élaboration des rapports financiers auprès de bailleurs (consolidation) et des exercices comptables et budgétaires internes (clôture …) en collaboration avec les chargé.e.s de projets,/ Chargés de projets administratifs et financiers
- Appuie la préparation et la conduite des audits, en lien avec les chargé.e.s de projets,/ Chargé.es de projets administratifs et financier, le/s RAF.s des projets
- Vérifie et consolide les journaux de caisses et bancaires du terrain
- Tient à jour les tableaux de bord existants,
- Vérifie les engagements (conventions de subventions, contrats et accords),
Communication :
- Appuie les activités de communication (mise à jour du site, préparation de documents de communication, …).
Appui transversal :
- Participe à l’organisation de la vie du pôle (organisation réunion de pôle, prise de comptes rendus,etc…) et du département
Situation/position : Direction des Opérations – Département Santé – Pôle GAO (Grand Sahel, Afrique centrale, 3 Océans/Europe)
Rattaché.e à la Direction des opérations – Département Santé et sous la supervision du Responsable de pôle, l’assistant.e de projets intervient en appui sur la gestion administrative, logistique et financière des projets. Il / Elle sera en appui aux projets mis en œuvre dans l’Unité Orients, 3 Océans, Europe.