Contexte : Le programme Sharek
La section française de MSF a lancé le programme Sharek en 2021 dont les objectifs sont la modernisation de la GED (gestion électronique des documents), de l’outil intranet ainsi que le déploiement de nouvelles pratiques collaboratives via les solutions SharePoint au siège et sur les différents terrains (plus de 30 pays à couvrir).
Le projet Intranet MSF France, un des piliers du programme Sharek intègrera les dimensions de définition des besoins en terme de communication interne, mise en œuvre et déploiement de la solution dans ses aspects fonctionnels et techniques. Il comprendra également la migration, la qualité et la sécurité (RGPD) des données.
Mission :
Au sein de la DSI, vous avez la responsabilité de conduire l’ensemble des opérations nécessaires à l’étude, au développement et à la réalisation du projet SI qui vous est confié. Vous vous assurez de la cohérence de votre projet avec l’ensemble des autres projets SI en cours et collaborez avec les autres Chefs de Projet SI et Chargés de projets de votre service.
Sous la responsabilité hiérarchique du Responsable du Programme Sharek et sous la responsabilité fonctionnelle de la responsable du service gestion de l’information, vous intervenez dans le cadre du projet de la refonte de l’intranet de MSF France.
Vous assumez la responsabilité du pilotage de ce projet IT : à ce titre, vous serez garant du cadrage, du suivi de la mise en œuvre et du déploiement de l’ensemble de ses composantes. Vous assurez également la coordination avec les différents services SI des entités partenaires du projet et des équipes métiers associées.
Vos principales responsabilités s’articulent autour des missions suivantes :
Management du projet Intranet au sein du programme Sharek de MSF France :
- Piloter le projet SI qui vous est confié en respectant les standards et bonnes pratiques de management de projet : standards et étapes projet, méthodes, documents, processus… ;
- Evaluer les moyens à mettre en œuvre (humains, techniques, financiers, …) pour le projet ;
- Superviser et coordonner le travail de l’ensemble des acteurs du projet et animer les équipes internes ou externes ;
- Mettre en place et actualiser les tableaux de bord de mesure d’avancement du projet et KPI ;
- Organiser les comités techniques avec les différents partenaires et contribuer à la préparation des comités de pilotages ;
- Analyser les processus métiers et les exigences associées en matière d’information ;
- Garantir les livrables, en termes de qualité (respect des cahiers des charges), budget, délais et sécurité ;
- Définir en collaboration avec les métiers le support technique et fonctionnel (niveau 1,2 et 3) ;
- Assurer l’élaboration, l’analyse et le suivi budgétaire du projet par poste de dépenses ;
- Rendre compte à vos supérieurs hiérarchique et fonctionnel, garantir le respect des conventions de niveau de service et la conformité des prestations ;
- Elaborer une cartographie des risques et suivi des actions à mettre en œuvre pour faire aboutir le projet ;
- Assurer la gestion et la capitalisation de l’ensemble des dossiers et documents du projet ;
Management hiérarchique et/ou fonctionnel d’équipe projet et de prestataires :
- Définir les besoins et recruter les profils nécessaires aux projets en fonction du calendrier et des prévisions d’évolution du projet ;
- Participer au recrutement des profils nécessaires au déploiement du projet ;
- Définir et évaluer les objectifs, réaliser les entretiens annuels de l’équipe projet ;
- Superviser, motiver, fédérer et être responsable de l’ensemble des ressources humaines (équipes) du projet ;
- Négocier et gérer la relation contractuelle avec les prestataires (services, contrats) ;
- Encadrer et gérer la relation avec les différentes parties prenantes (internes et externes) ;
Communication et démarche d’accompagnement au changement, dans le respect des orientations du Programme :
- Gérer et animer la communication auprès des équipes et des différentes parties prenantes ;
- Avec l’aide du change manager du programme Sharek, définition et mise en œuvre d’un plan de conduite de changement (communication, formation, suivi de l’adoption) pour assurer le succès du déploiement du nouvel intranet ;
Contribuer au développement de la transversalité et assurer une vieille technologique :
- Partager les informations et les connaissances, développer la capacité à travailler avec les autres services ou départements dans le cadre de la gestion de projets transverses ;
- Apporter un regard critique et un conseil aux équipes sur les aspects techniques de développement des interfaces ou de la migration des données (validation des spécifications, cahiers de recette, …) ;
- Assurer une veille technologique afin de détecter les nouvelles possibilités techniques et fonctionnelles offertes par le marché sur votre domaine d’expertise.
Description des activités spécifiques attendues :
Cadrage du projet intranet :
- Constitution de la comitologie et gouvernance (sponsors, points focaux métiers) ;
- Etude de l’intranet MyMSF existant : usage, solutions couvertes, satisfaction des utilisateurs ;
- Analyse des besoins des métiers actuels et futurs ;
- Benchmark des solutions du marché et des utilisations au sein des autres entités du mouvement MSF ;
- Etude des solutions natives permises par SharePoint, benchmark des solutions de surcouche ;
- Définition de l’architecture globale du futur intranet ;
Développement et paramétrage :
- Développement des nouveaux espaces de communication, information et collaboration en autonomie ou avec l’assistance de prestataires externes ;
- Migration des espaces existants et de l’existant documentaire vers SharePoint ;
- Développement de modules de migration si nécessaire avec l’aide de prestataires existants ou nouveaux ;
- Coordination des équipes prestataires le cas échéant ;
- Préparation et exécution des recettes fonctionnelles ;
Conduite du changement :
- Avec l’aide du Change Manager du programme Sharek, définition et mise en œuvre d’un plan de conduite de changement (communication, formation, suivi de l’adoption) pour assurer le succès du déploiement du nouvel intranet ;
- Support aux utilisateurs;
Préparation du RUN :
- Définition de l’organisation cible en charge de la maintenance du futur intranet.