Santé Publique France recrute un(e) assistant(e) à la Direction scientifique et international, Paris, France

Santé Publique France recrute un(e) assistant(e) à la Direction scientifique et international, Paris, France

PRESENTATION DE L’AGENCE

1° L’observation épidémiologique et la surveillance de l’état de santé des populations ;Santé publique France est l’agence nationale de santé publique française. Etablissement public de l’Etat sous tutelle du ministre chargé de la santé créé par l’ordonnance 2016-246 du 15 avril 2016, elle intervient au service de la santé des populations. Agence scientifique et d’expertise du champ sanitaire, elle a pour missions :

1. La veille sur les risques sanitaires menaçant les populations ;
2. La promotion de la santé et la réduction des risques pour la santé ;
3. Le développement de la prévention et de l’éducation pour la santé ;
4. La préparation et la réponse aux menaces, alertes et crises sanitaires ;
5. Le lancement de l’alerte sanitaire.

AFFECTATION

Missions / Contexte : Au sein de Santé Publique France, cette direction comprend un peu plus d’une vingtaine d’agents. Elle est chargée d’animer des fonctions transversales concourant à l’animation de la stratégie scientifique et internationale de l’Agence :

Direction : Direction scientifique et international

• appui à la stratégie et à la programmation scientifique de l’Agence ;
• éthique et déontologie ;
• comitologie et expertise ;
• affaires européennes et internationales ;
• développement des compétences en santé publique ;
• gestion des connaissances et de l’information scientifique et technique ;
• gestion des archives et leur valorisation patrimoniale.

La direction assure le secrétariat du Comité d’éthique et de déontologie (CED), du Conseil scientifique (CS), du comité d’éthique et de déontologie (COD) et de plusieurs instances internes (CCEP, CID). Elle veille à une programmation cohérente des travaux et activités de ces instances et à leur suivi.

DESCRIPTION DU POSTE

Pour ne pas alourdir le texte, nous nous conformons à la règle qui permet d’utiliser le masculin avec la valeur de neutre.

Missions

Sous la responsabilité de la directrice, la personne recrutée assurera le secrétariat de la direction en binôme avec une autre assistante, et en lien avec les gestionnaires de la direction. Elle joue un rôle essentiel dans le bon fonctionnement de la direction.

Activités

Secrétariat de la Direction :

• Gérer l’agenda, organiser les rendez-vous et les déplacements de la directrice et de son adjoint ;
• Gérer les ordres de mission et les déplacements de l’ensemble de la Direction ;
• Gérer la correspondance de la Direction : Emettre, réceptionner, trier, diffuser l’information (courrier, notes internes, messagerie, appels téléphoniques en français ou en anglais, internet), assurer le suivi des circuits de validation ;
• Gérer le planning (congés, formations etc.) et organiser les réunions de la direction ;
• Préparer, mettre en forme les courriers, notes, rapports, présentations ;
• Gérer les bons de commandes de la direction ainsi que les stocks de fournitures et matériels de bureau ;
• Réaliser des travaux de reprographie, de classement et d’archivage pour la direction ;
• Communiquer et valoriser les activités de la direction : rédaction d’articles, flash infos, communications. Veiller à l’actualisation les pages intranet de la direction en lien avec la direction de la communication ;
• Contribuer au suivi du budget de la direction et assurer la tenue de tableaux de bord.

Activités spécifiques

Soutien aux activités de la Direction :

• Contribuer à la préparation et au suivi de dossiers mis en œuvre par la Direction ;
• Organiser des réunions internes et externes y compris en distanciel : tenue des agendas, préparation des missions, réservation des salles, ordres du jour et relevés de décisions ;
• Préparer et organiser les réunions du conseil scientifique de l’agence : convocations, déplacements et ordres de mission, dossiers préparatoires, supervision des aspects logistiques et des prestations (prise de note, interprétariat) ;
• Assurer des prises de notes ;
• Organiser et gérer les espaces collaboratifs en lien avec les membres de l’équipe et la DSI ;
• Apporter un appui à l’organisation des activités et réunions des coordinatrices « mobilisation des connaissances et expertises », « Interface recherche, accueil des internes, Jeudis de SpFrance », à la coordinatrice de l’enjeu Inégalités sociales et vulnérabilités territoriales ;
• Sur les activités internationales : Organisation logistique, ordre du jour, gestion des documents, , contacts avec les intervenants, supervision des déplacements et ordres de missions des participants en français et en anglais ;
• Assurer la préparation des rapports d’activités de la Direction : recenser les participations de Santé publique France à des réunions, groupes de travail européens et internationaux pour faciliter la réalisation du bilan des activités européennes et internationales.

PROFIL RECHERCHE

Savoir rédiger des documents (notes, comptes rendus, documents administratifs) de qualité

Compétences fonctionnelles et techniques

• Maîtriser les règles grammaticales et orthographiques ;
• Savoir planifier, travailler en mode projet et maîtriser les outils de suivi (tableaux de bords) ;
• Maîtriser les outils bureautiques (Suite Office, PDF (formtyper), publipostage (courrier/emailing) ;
• Savoir utiliser les logiciels (comptables (SIFAS), déplacement, correspondance interne) utilisés au sein de l’agence.

Le niveau de maitrise de l’anglais doit être suffisant pour être autonome dans les contacts parlés et écrits auprès de correspondants étrangers (rédaction de courriers, courriels, et échanges téléphoniques).

La connaissance des procédures administratives, et en particulier de la commande publique serait un plus.

Compétences relationnelles et aptitudes :

• Sens de l’intérêt général ;
• Capacité à travailler en équipe, et à interagir avec différents niveaux hiérarchiques, avec différents services et directions internes, avec les interlocuteurs de l’agence ;
• Adaptabilité à différentes formes d’organisation et de planification d’activités ;
• Ouverture aux changements de pratiques, force de proposition pour proposer des améliorations et changement de pratiques ;
• Sens de la confidentialité et de la discrétion ;
• Sens du reporting ;
• Sens du dialogue, capacité à proposer des solutions ;
• Anticipation, réactivité, rapidité d’exécution ;
• Communication orale et écrite ;
• Rigueur ;
• Autonomie ;
• Prise d’initiatives.

Date limite : 10/05/2022.