TOTAL recrute un(e) Assistant(e) d’Agence H/F
Description du poste
Rattaché au Responsable d’agence, l’Assistant(e) d’Agence a pour mission d’assurer la gestion des tâches administratives de l’agence et également d’apporter un support aux équipes de développement dans la réalisation de leurs missions. Il/elle assurera également un accompagnement du Responsable d’Agence et du Directeur Développement Régional dans la planification de leurs rendez-vous.
Il/elle assure un rôle d’accueil des clients lors de leur venue à l’agence et prend en charge l’ensemble de sollicitations extérieures téléphoniques qui ne concernent pas des projets identifiées. Il/elle participe à toutes les revues de projets afin d’être au courant de tous les projets en cours de développement au sein de l’agence.
Dans ce contexte, vos principales missions sont :
- Assistante pure à l’échelle de l’agence :
- Assurer la distribution fiche de paye / ticket resto au personnel
- Commande des fournitures pour l’Agence
- Suivi du planning des véhicules de société partagés sur l’agence
- Assurer le suivi avec les fonctions support des contrôles règlementaires des bureaux, gestion du parc automobile, déménagement éventuel de l’agence ….)
- Planification de réunion et rédaction des comptes rendus (interne et externe)
- Gestion du courrier de l’agence (distribution et envoi)
- Gestion de l’aménagement des locaux, des relations avec les différents concessionnaires et avec le propriétaire
- Gestion documentaire afin que celle-ci soit toujours à jour
- Archiver/classement des documents (papier et informatique)
- Organiser différentes manifestations sur le périmètre de l’agence en lieu avec le service communication (salon, inauguration, pose première pierre …)
- Vérifier que l’ensemble du personnel de l’agence réalise ses notes de frais tous les mois et ses fiches de temps toutes les semaines
- Support administratif aux chefs de projets développement lors du dépôt des dossiers de demandes d’autorisation
- Assurer le suivi sur Explore des AMI et prise de décision de répondre ou pas avec le Responsable d’Agence
- Etablir les APS en support du Chargé de Prospection Foncière pour les projets hors AMI
- Etablir toute la documentation administrative en support du chargé d’étude développement pour les AMI dans le périmètre de l’Agence
- Recensement de tous les parcs éoliens en exploitation appartenant à nos concurrents sur le périmètre de l’agence et ceux notamment en fin de vie
- Identification de tous les projets éoliens de non concurrents qui ont fait l’objet d’un traitement de la part de l’administration (refus, recours, instruction, autorisé …) et voir avec les communes ou en sont ces projets
- Identification de tous les projets photovoltaïques qui ont fait l’objet d’un traitement de la part de l’administration (refus, recours, instruction, autorisé …) et voir avec les communes ou en sont ces projets
- Etablissement d’un annuaire de tous les acteurs en prospection/développement du territoire et aussi d’un annuaire plus global
Profil recherché
H/F, de formation Bac+2 (BTS/DUT). Vous possédez idéalement une expérience de 2 ans sur un poste similaire.
Vous maitrisez les outils informatiques et le pack office et êtes à l’aise avec la langue Anglaise pour occuper cette fonction.
Ce poste nécessite une excellente capacité d’organisation et d’adaptation, une grande autonomie dans le travail quotidien et une bonne gestion du temps. Vous aimez le travail en équipe, vous êtes persévérant. Un bon esprit d’analyse, de synthèse et d’initiative ainsi que de la rigueur sont des qualités indispensables pour cette fonction.
Métier
Gestion Administrative, Assistance – Secrétariat
Région, département, localité
69 – Rhône
Niveau d’expérience requis
0- 3 ans
Employeur (si connu)
QUADRAN
Branche
Gas Renewables And Power
A propos de nous/Profil de l’entreprise
Total Quadran est l’un des acteurs majeurs de la production d’électricité d’origine renouvelable en France (éolien, photovoltaïque, hydroélectricité et biogaz).
Grâce à la complémentarité de ses moyens de production et à la force de son implantation locale, c’est un pionnier de la transition énergétique en France métropolitaine et en Outre-Mer.
Total Quadran, alors nommé Quadran, a intégré Total en 2018. En se renforçant sur le marché de l’électricité et la production « bas carbone », le groupe Total ambitionne de devenir la major de l’énergie responsable.
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