La Croix-Rouge française recherche un stagiaire assistant en logistique H/F, Mayotte, France

Contexte

La Croix-Rouge française mène depuis 2001 un programme régional de gestion des risques de catastrophes dans le sud-ouest de l’océan Indien. La PIROI (Plate-forme d’intervention régionale de l’océan Indien), basée à La Réunion, permet en étroite coordination avec les composantes internationales de la Croix-Rouge, de travailler au renforcement des capacités des Sociétés Nationales (Comores, Madagascar, Seychelles, Maurice, France –Réunion/ Mayotte, Mozambique, Tanzanie).

La préparation aux catastrophes est l’un des principaux objectifs du programme. Cette préparation passe par la mise en place de plans de contingence, la formation des équipes, et la mutualisation des moyens de réponse aux urgences. Ainsi, des stocks de secours ont été pré-positionnés dans plusieurs pays membres de la PIROI. Deux des sept stocks d’urgence du programme sont en gestion directe de la PIROI, à la Réunion et à Mayotte. Les entrepôts abritent des kits de traitement d’eau et assainissement, des abris temporaires, du matériel de première nécessité, des kits logistiques et de télécommunications.

La PIROI est en effet présente à Mayotte depuis 2007 via la construction d’un entrepôt de 120m2 à proximité de l’aéroport, destiné à stocker du matériel d’urgence et pouvant répondre aux besoins de 500 familles soit environ 2500 personnes ; et à renforcer sa présence sur un territoire vulnérable aux aléas naturels par la création d’un bureau en 2019.

L’équipe de la PIROI Mayotte coordonne depuis un Projet de Gestion des Risques de Catastrophes dont l’objectif est de renforcer la résilience des populations et des capacités de préparation des acteurs de la gestion des risques de catastrophes à Mayotte et aux Comores. Le stage s’inscrit dans le cadre de la réalisation du Résultat 3 du projet visant à renforcer les capacités de préparation et de réponse aux catastrophes Croix‐Rouge/Croissant‐Rouge, qui passe notamment par la prédisposition de stock d’urgence.

Descriptif général du stage

Placé(e) sous la responsabilité de la chargée de gestion administrative et logistique, le/la stagiaire assiste le département logistique dans l’accomplissement de l’ensemble des tâches décrites ci-dessous, il/elle se conforme aux lignes directrices de la Croix-Rouge française et collabore avec les partenaires de la PIROI pour la mise en œuvre des activités.

Le/la titulaire du poste a pour objectif d’apporter un appui à :

• Objectif 1 : La gestion des achats dans le respect des procédures CRF et/ou bailleurs de fonds
• Objectif 2 : Au bon fonctionnement des moyens généraux de la délégation dans une démarche constante d’optimisation
• Objectif 3 : Au bon fonctionnement de l’entrepôt

Description des tâches / Responsabilités

Objectif 1 – participe à la gestion des achats dans le respect des procédures crf et/ou bailleurs de fonds

• Participe aux processus d’achats dans le respect des procédures CRF et bailleurs, s’assure de la bonne exécution des achats, réquisitions, devis, bon de livraison, réception et vérification des marchandises…
• Appui le suivi des contrats fournisseurs, maintient un bon relationnel avec les fournisseurs
• Contribue à l’organisation d’événements (réunions, COPIL, COTEC…)
• Participe à la mise à jour des outils de suivi (suivi des réquisitions, suivi achats, suivi des contrats…)
• Participe à la préparation et à l’actualisation du TPM
• Assure le classement et l’archivage des documents relatifs aux achats

Objectif 2 -contribue au bon fonctionnement des moyens généraux de la délégation

• Identifie les besoins et propose des solutions
• Participe au bon fonctionnement, à la mise à disposition et au suivi des équipements de travail (sauvegardes des données sur Google drive, entretien/renouvellement des équipements, ordinateurs, photocopieurs…)
• Contribue au suivi du site (bureau, espaces communs, salle de réunion, etc…), des contrôles et des certifications réglementaires, et le suivi technique et contractuel avec les prestataires (maintenance, nettoyage, sécurité, prestataires de travaux de réparation, électricité)
• Participe à la maintenance préventive et curative des véhicules et garantit leur conformité avec la législation (assurance, contrôle technique, carte grise…), planifie la mise à disposition des véhicules, assurer le suivi des véhicules (suivi kilométrique, approvisionnement en carburant, réparation …)
• Appui ponctuel administratif divers (impression, classement, accueil)

Objectif 3 – participe au bon fonctionnement de l’entrepôt

• Participe aux activités courantes de gestion physique et administrative de stock (inventaires, nettoyage, réorganisation, mise à jour des outils de suivi, respect des normes de sécurité)
• Contribue aux opérations de réapprovisionnement ou de sortie de stock dans le respect des procédures ainsi qu’à la mise en place et au suivi des transports (locaux et internationaux)
• Contribue à l’animation des équipes bénévoles en charge de la logistique
• Appui l’organisation des activités afférentes à l’entrepôt (montage de tente, formation…)

Selon les besoins, le/la stagiaire sera amené.e à apporter un appui ponctuel sur les différentes activités du programme PIROI (achats projet, organisation d’évènements ou de réunions etc.).

Liens hiérarchiques :

• Chargée de gestion administrative et logistique (N+1)
• Coordinateur de programme (N+2)

Liens fonctionnels :

L’assistant.e Logistique travaille en étroite coordination avec le Département logistique de la PIROI