Stages : ACTED recherche un(e) Stagiaire — Voyages et Services Généraux – Paris , France.

 

 

 

 

 

Rôle et responsabilités principales

Au sein du pôle HUB du département RH, le/la stagiaire prend part à l’intégration et à la gestion administrative/opérationnelle des collaborateurs expatriés de l’ONG. Il/elle contribue également à la gestion des locaux, des prestataires externes et des aménagements. Il/elle évolue dans un environnement international et dynamique. Il/elle est en lien au quotidien avec les expatriés des pays d’intervention d’ACTED ainsi qu’avec les collaborateurs du siège.

Principales responsabilités :

  • Gestion des déplacements liés au cycle du départ des salariés internationaux (réservations d’avion, train ou hôtel, procédures de visa, pick-up à l’aéroport) ou à d’autres voyages contractuels
  • Gestion des déplacements des collaborateurs du siège
  • Organisation des sessions d’intégration des nouvelles recrues à Paris avant départ sur le terrain (tous les 15 jours)
  • Rédaction et classement des Ordres de Mission
  • Rédaction et classement des lettres d’invitation pour soutenir les demandes de visa
  • Tenue et archivage des documents de voyage et dossiers administratifs du HUB
  • Gestion des Services Généraux
  • Gestion des achats pour le siège
  • Appui à la gestion des événements organisés par ACTED en lien étroit avec la Direction Générale

Qualifications et compétences requises

  •  Formation Bac +4 à Bac +5 (Ecole de Commerce, Science Po ou Université) avec de préférence une spécialisation Logistique, Tourisme ou RH ;
  • Très bon niveau d’anglais oral et écrit ;
  • Dynamisme, volonté de s’investir auprès d’une équipe internationale ;
  •  Résistance au stress, adaptabilité et autonomie ;
  • Capacités de planification et d’organisation fortes, rigueur et sens pratique ;
  • Très bon relationnel, goût pour le contact, disponibilité aux membres de l’équipe et aux sollicitations extérieures.

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