Avis de recrutement : PNUD recrute un(e) Associé(e) aux achats à Libreville au Gabon.

 

 

 

 

 

OBJECTIF DU POSTE

Sous la supervision de l’Operations Manager, l’associé aux achats sera chargé de s’assurer d’une mise en œuvre efficace des processus d’achats et passation de marchés. L’associé aux achats doit respecter pleinement les règles, réglementations, politiques et stratégies de programmation, financières, de passation de marché et administratives du PNUD, ainsi que la mise en œuvre de systèmes de contrôle interne efficaces.

Le PNUD adopte une approche par portefeuille pour s’adapter à l’évolution des besoins opérationnels et tirer parti des liens entre les interventions pour atteindre ses objectifs stratégiques. Par conséquent, le personnel du PNUD est censé travailler entre les unités, les fonctions, les équipes et les projets dans des équipes multidisciplinaires afin d’améliorer et de permettre la collaboration horizontale. Dans ce cas particulier, le détenteur/trice du poste aura la fonction d’exécuter les achats pour le Portefeuille de projets environnementaux du bureau.

FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS 

Administrer et soutenir la mise en œuvre de stratégies et de politiques d’approvisionnement novatrices et durables qui sont conformes  aux principes d’équité, d’intégrité  et de transparence afin d’atteindre le point de vue de la réussite  : 

  • Assurer la pleine conformité des activités d’achat avec les règles, règlements, politiques et priorités stratégiques du PNUD grâce à la mise en œuvre  de contrôles internationaux efficaces et au bon fonctionnement  du système de gestion des achats du PNUD axé sur le client.
  • Élaborer / établir des procédures internes standard (SOP), cartographier les  processus opérationnels d’approvisionnement en CO et aider à gérer les flux de travail au sein de l’Unité des achats en coordination avec l’Operations Manager.
  • Mener des recherches pour contribuer à la formulation et à la mise en œuvre  de la  stratégie contractuelle du portefeuille de projets environnementaux, ce qui comprend la gestion des processus d’appel d’offres et l’évaluation, la gestion du contrat et de la performance des prestataires,  les considérations juridiques  et les conditions de paiement ;
  • Conduire et suivre les passations de marché de façon sratégique  qui comprend la stratégie d’approvisionnement, la sélection et  l’évaluation des fournisseurs, la gestion de la qualité et  les stratégies de réduction des coûts.

Organiser les processus d’approvisionnement pour les projets environnementaux et collaborer avec le reste de l’équipe du programme, des opérations et des agences sœurs du Système des Nations Unies :  

  • Consolider les plans d’achat des projets environnementaux, et suivre leur mise en œuvre de bout en bout et de façon complète ;
  • Organiser les processus d’achat qui comprennent la préparation et la conduite de la demande de qualification (RFQ), de l’ITB ou de l’appel d’offres, ainsi que la réception et l’évaluation des offres, des soumissions ou des propositions (RFP) en pleine conformité avec les règles et règlements du PNUD.
  • Effectuer un examen préliminaire des présentations aux comités internes d’examen de l’approvisionnement (CAP, RACP et ACP) ;
  • Préparer des bons de commande et des contrats dans et en dehors des systèmes d’approvisionnement électronique, préparer des bons de commande pour les services contractuels et créer des profils de fournisseurs et d’acheteurs dans l’ERP du PNUD ;
  • Mettre en œuvre un système de contrôle interne qui garantit que les bons de commande sont dûment préparés, expédiés et corrigés en temps opportun en cas d’erreurs de vérification budgétaire ou d’autres problèmes, faire un suivi avec les équipes de projet ;

Mettre en place  une stratégie d’approvisionnement et des outils d’approvisionnement pour trouver les meilleures valeurs sur le marché et aligner la stratégie d’achat sur les objectifs du portefeuille de projets environnementaux et du Bureau Pays.

  • Élaborer et mettre à jour les listes de fournisseurs.
  • Mettre en œuvre la sélection et l’évaluation des fournisseurs.
  • Engager une pratique systématique de mapping des LTA, de création de nouveaux LTA locaux pour les domaines permettant d’accélérer les décaissements du portefeuille environnemental.

Faciliter l’acquisition de connaissances en matière d’approvisionnement et le partage des connaissances au sein de l’OC, de la Région et du PNUD.

  • Organiser la formation sur la passation de marché pour le personnel des opérations et des projets.
  • Organiser une formation sur les achats, et les nouveaux systèmes ERP du PNUD à l’intention des fournisseurs.
  • Synthétiser les leçons apprises et les pratiques exemplaires en matière d’approvisionnement.
  • Apporter une contribution solide aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique.
Min. Exigences en matière d’éducation
  • L’obtention d’un diplôme d’études secondaires est requise ou d’un autre diplôme équivalent ;
  • Un diplôme universitaire en administration des affaires, administration publique, finance, économie ou équivalent sera dûment pris en considération, mais ce n’est pas une exigence.
Min. années d’expérience professionnelle pertinente 
  • Au moins 7 ans  (avec diplôme d’études secondaires) ou 4 ans (avec licence) d’expérience administrative  pertinente,  à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, est exigé aux niveaux national et international.
  • Au moins 3 ans dans la gestion des marchés publics de biens et de services seraient un avantage.
  • Expérience de l’utilisation d’ordinateurs et de progiciels de bureau (MS Word, Excel, etc.) et de systèmes de gestion avancés basés sur le Web tels que ERP.
Compétences requises
  • Aptitude à travailler sous pression et sous la contrainte des délais et des résultats en faisant preuve d’initiative, de dynamisme et de pro-activité ;
  • Aptitude et intérêt à travailler en équipe dans un environnement multiculturel ;
  • Solides capacités d’expression écrite et orale et réelles aptitudes à formuler de façon claire et concise ses idées ;
  • Pédagogie et désir de s’inscrire dans un cadre de transfert de compétences.
Aptitudes souhaitées en plus des compétences abordées dans la section Compétences
  • Une expérience dans des postes similaires dans un projet financé par le PNUD, la Banque Mondiale et/ou Fonds pour l’Environnement Mondial est un avantage.
  • Une expérience dans l’aide au développement ou dans un travail connexe chez un bailleur de fonds, la mise en œuvre de projets internationaux, impliquant des processus d’achats à grande échelle, une firme de conseil ou une ONG est un avantage.
Langue(s) requise(s) 
  • Parfaite maîtrise du Français écrit et parlé est exigée;
  • Une bonne connaissance de l’anglais est souhaitée.
Certificats professionnels
  • Le CPIS sera un atout.

Date limite : 08 septembre 2023

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