Le Programme des Nations Unies pour le développement (PNUD) recrute un(e) Associé(e) aux Opérations, Libreville, Gabon

 

CONTEXTE ORGANISATIONNEL

Le Programme des Nations Unies pour le développement (PNUD) est le réseau mondial de développement des Nations Unies. Il prône le changement et s’appuie sur les pays aux connaissances, à l’expérience et aux ressources afin d’aider les gens à se construire une meilleure vie. Nous sommes présents sur le terrain dans 170 pays et territoires, travaillant avec les gouvernements et les populations sur leurs propres solutions aux défis de développement mondiaux et nationaux afin d’aider à autonomiser les vies et à construire des nations résilientes.

Au Gabon, le PNUD a une forte empreinte sur les questions de protection de l’environnement et d’autres thèmes connexes (chaînes de valeur verte et emplois, finance durable, etc.) dans lesquels les projets conjoints seront actuellement renforcés pour mieux contribuer à la « transition vers l’économie verte et bleue ». Le PNUD est également reconnu comme un conseiller de confiance en matière de bonne gouvernance, le premier pilier de l’UNSDCF. En outre, le bureau de pays s’appuiera sur ses résultats dans quatre solutions de signatures et un catalyseur du plan stratégique du PNUD 2022-2025 :

i) Environnement : Le PNUD soutient la préparation de la Contribution Déterminée au niveau National (CDN) du Gabon et est un partenaire de confiance pour la mise en œuvre de la Lettre d’Intention entre le gouvernement du Gabon et l’Initiative pour les Forêts d’Afrique Centrale (CAFI). Elle a mené des initiatives visant à renforcer les capacités des institutions responsables de la conservation des forêts et de l’optimisation de l’utilisation des terres, des interventions qui seront essentielles pour une transition réussie vers une économie verte et bleue, le principal pilier du Fonds de développement des Nations unies pour la coopération en matière de forêts (UNSDCF). 

ii) Gouvernance : Le PNUD-Gabon a joué un rôle majeur dans ce domaine en aidant à renforcer les capacités en matière de gestion du développement, de lutte contre la corruption et de protection des droits de l’homme. 

iii) Pauvreté et inégalité : En collaboration avec l’Organisation des Nations unies pour l’alimentation et l’agriculture (UNFAO), le PNUD mène une opération pilote dans deux localités visant à renforcer les capacités des groupes vulnérables par le biais de l’entrepreneuriat, de la formation (productivité, conservation et transformation de l’agriculture) et de l’iv) L’égalité des sexes : Dans le cadre des solutions proposées lancées dans ce projet pilote, le PNUD développe, avec d’autres agences des Nations unies, des interventions visant à accroître la participation et la contribution des femmes.

 v) Financement du développement : Le PNUD soutient plusieurs études (fiscalité verte, investissements privés verts, finances publiques vertes, etc. Cette expérience facilite la mise en place de plateformes de co-création d’un écosystème favorable au financement de la transition vers une économie verte au Gabon. a formation continue.

OBJECTIF DU POSTE

Sous la supervision du Manager des Opérations du bureau pays (BP), l’Associé(e) aux Opérations fournit un soutien aux opérations du bureau en exécutant une variété de processus administratifs standards garantissant une haute précision de travail. 

Le titulaire favorise une approche client (fournisseurs), en mettant en avant des résultats axés sur la qualité. Il travaille en étroite collaboration avec le personnel des opérations, et plus précisément avec les unités RH, Finances, ICT, Procurement. L’Associé(e) aux Opérations collabore également avec le personnel d’autres agences rattachées du Système des Nations Unies au Gabon (SNU Gabon) pour échanger des informations et assurer des prestations de services rassemblées au sein de l’Organisation.

Le PNUD adopte une approche de portefeuille pour s’adapter à l’évolution des besoins opérationnels et tirer parti des liens entre les interventions pour atteindre ses objectifs stratégiques. Par conséquent, le personnel du PNUD est censé dans plusieurs unités, fonctions, équipes et projets au sein d’équipes multidisciplinaires afin d’améliorer et de permettre la collaboration horizontale.

PRINCIPALES TACHES ET RESPONSABILITES 

  • Appui à la mise en œuvre de stratégies opérationnelles 
  • Appui à la mise en œuvre des services opérationnels 
  • Soutien actif à l’efficacité des opérations 
  • Appui actif aux activités opérationnelles des agences des Nations Unies au pays 
  • Acquisition et partage des connaissances
1-) Appui à la mise en œuvre des stratégies opérationnelles  orientées sur l’atteinte des résultats suivants : 
  • Conformité totale des processus et dossiers aux règles, règlements, politiques et stratégies de l’ONU/PNUD. 
  • Contribution à la cartographie des processus opérationnels du Bureau-Pays et à l’élaboration du contenu des procédures opérationnelles normalisées internes (SOP) en consultation avec le superviseur direct et la direction du bureau. 
  • Toute autre tâche opérationnelle demandée par le Superviseur entrant dans ses domaines de compétences.

 
2-) Appui à la mise en œuvre des services opérationnels axés sur l’atteinte des résultats suivants : 
Finance

  • Appuyer à l’élaboration et à la mise en œuvre du PTA du Bureau (IB) 
  • Vérifier les rapports périodiques sur la situation des ressources du Bureau (IB) 
  • Participer à l’élaboration et à la mise à jour du Local Price List (LPL) du PNUD 
  • Effectuer le recouvrement des coûts de ses services rendus 
  • Rassembler les documents des achats du Bureau et agences rattachées et suivre le processus de paiement.  
  • S’assurer que les comptes du Bureau soient vendus auprès des fournisseurs 

 

 

Ressources humaines

  • Appuyer les ressources humaines dans la rédaction des dossiers de recrutement du bureau et le processus de recrutement 
  • Fournir les informations générales en vue de la rédaction d’un plan d’apprentissage pour l’ensemble du bureau et de plans d’apprentissage individuels. 

 

Achats

  • Surveiller les demandes de services sur le budget administratif (IB) auprès de chaque unité des Opérations 
  • Elaborer les Travel Requests sur demande de l’OM, ​​Requêtes, Requisitions, Receipts du IB et des agences rattachées 

 

Administration

  • Procéder à la cession des actifs obsolètes du bureau 
  • Elaborer les Memorandum Of Understanding (MOU) interagences
  • Contrôler la bonne pratique des archivages physiques et électroniques des documents des Opérations pour assurer leur exhaustivité et faciliter la recherche de document 
  • Participer à l’organisation des retraites, des formations et des événements pour le Bureau 

 

Sécurité

  • Gérer la liste du personnel et dépendants, mettre à jour, partager régulièrement à UNDSS 
  • Mettre à jour l’arbre téléphonique et effectuer le test périodiquement et à la demande, partager les résultats aux collègues 
  • Appuyer l’Operations Manager sur les aspects sécuritaires du PNUD 

 
3-) Soutien actif à l’efficacité des opérations en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :
  • Assister l’Operations Manager dans les tâches quotidiennes 
  • Appuyer l’Operations Manager dans la mise à jour des documents Corporate (ICF, SOP, BCP, BoP, comités de gestion etc…)
  • Contrôler la qualité et la conformité des dossiers avant signature de l’Operations Manager 
  • Maintenir un système de classement approprié pour les dossiers et les documents des Opérations 
  • Aider l’OM à faire un suivi régulier des tâches à effectuer au sein de chaque unité des Opérations 
  • Rédiger les correspondances stratégiques et les mémorandums internes 
  • Organisateur de la réunion mensuelle des Opérations et des comptes rendus, ainsi que de la retraite annuelle des Opérations
4-) Appui actif à l’organisation et à la gestion appropriée des services communs , l’établissement de partenariats avec d’autres agences des Nations Unies en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants : 
  • Participer aux activités de l’Operations Management Team (OMT) en tant que point focal PNUD dans le sous-groupe Administration 
  • Appuyer aux collectes d’informations, de données et de signatures auprès des agences sœurs ou des partenaires dans le cadre des activités de l’OMT 
  • Appuyer les différentes enquêtes de l’OMT (Enquête salariale, Enquête DSA, Enquête sur les loyers, Housing Survey, Place to Place Survey, Hardship Survey etc…)

 
5-) Assurer la facilitation du renforcement des connaissances et du partage des connaissances dans le centre régional et le bureau de pays en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants :
  • Participation aux formations du personnel des opérations/projets sur les aspects opérationnels. 
  • Contribution aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique. 

Le titulaire exécutera d’autres tâches pertinentes de son profil fonctionnel et jugées nécessaires au bon fonctionnement du Bureau et de l’Organisation.

Rôle de supervision :  N/A.

EXIGENCES DU POSTE

Éducation
  • Diplôme d’étude secondaire est requis, 

Ou

  • Un diplôme universitaire d’une institution académique accréditée, dans le domaine de l’économie, des finances, de l’administration ou domaine connexe sera dument pris en considération mais pas un requis.
 Expérience, connaissances et compétences
  • Minimum de 6 ans (avec le diplôme d’études secondaires) ou 3 ans (avec la Licence) d’expérience professionnelle pertinente dans les domaines de la gestion administrative, la gestion des organisations, les achats, les finances, les ressources humaines et/ou tout autre domaine connexe requis.
  • L’utilisation et prise en charge de suites de productivité de bureau, principalement Microsoft 365 avec Skype Entreprise, SharePoint, Zoom, Outlook, OneDrive, Teams, Yammer, Planner, connaissance des packages de bases de données est requise.
  • Une expérience similaire dans de grandes structures, bailleurs de fonds est souhaitable.
  • Expérience souhaitée en finance avec un logiciel ERP, de préférence Oracle serait un atout.
  • Une expérience de travail avec une organisation internationale avec un minimum de tâches similaires est souhaitable.
  • Une expérience de travail au PNUD est souhaitable.

 
Exigences linguistiques
  • La maîtrise de la langue française est requise.
  • La connaissance de la langue anglaise est un atout.

Démonstration des compétences attendues

Noyau du poste
Obtenir des résultats  NIVEAU 1 : Planifier et surveiller son propre travail, prêter attention aux détails, livrer un travail de qualité dans les délais impartis
Penser de manière innovante  NIVEAU 1 : Ouvert aux idées créatives/aux risques connus, pragmatique dans la résolution de problèmes, apporter des améliorations
Apprendre en continu  NIVEAU 1 : Ouvert d’esprit et curieux, partage ses connaissances, apprend de ses erreurs, demande des commentaires
S’adapter avec agilité  NIVEAU 1 : S’adapte au changement, gérer de manière constructive l’ambiguïté et l’incertitude, fait preuve de flexibilité
Agir avec détermination  NIVEAU 1 : Fait preuve d’entraînement et de motivation, capable de livrer calmement face à l’adversité, confiant
S’engager et s’associer  NIVEAU 1 : Fait preuve de compassion/compréhension envers les autres, forme des relations positives
Favoriser la diversité et l’inclusion  NIVEAU 1 : Apprécier/respecter les différences, être conscient des préjugés inconscients, faire face à la discrimination

Compétences transversales et techniques

Domaine thématique Nom Définition
Gestion d’entreprise

 

 Satisfaction de la clientèle/Gestion des clients

 
  • Capacité à réagir rapidement et de manière appropriée avec un sentiment d’urgence, à fournir des solutions cohérentes et à fournir des résultats et/ou des solutions de qualité dans les délais impartis afin de répondre aux besoins réels des clients et de les comprendre. 
Gestion d’entreprise 

 

 Communication
  • Capacité à communiquer de manière claire, concise et sans ambiguïté, à l’écrit comme à l’oral ; à adapter les messages et à choisir les méthodes de communication en fonction de l’auditoire.
  • – Capacité à gérer la communication interne et externe, par le biais des médias, des médias sociaux et d’autres canaux appropriés.
Gestion d’entreprise

 

 Gestion des opérations

 
  • – Capacité à planifier, organiser et superviser efficacement les processus opérationnels de l’Organisation afin de convertir ses actifs en résultats optimaux de la manière la plus efficace. 
  • – Connaissance des concepts et mécanismes pertinents
Administration et exploitation

 

 Gestion des actifs

 
  • Connaissance de la politique et des procédures relatives aux immobilisations corporelles ; capacité à préparer des états financiers sur les immobilisations corporelles ; maintenance du module de gestion des actifs dans l’ERP, tableau de bord des actifs ; développement d’outils de support pour la certification des actifs et du module AM ​​; conception et mise en œuvre de programmes de formation, etc. sur la gestion et l’enregistrement des actifs ; mise en œuvre de l’interface AP-AM ; réconciliation AP-AM-GL ; examen analytique des rapports AM et des informations sur les actifs afin de garantir l’exhaustivité et l’exactitude des informations sur les actifs.
Administration et exploitation 

 

 Gestion des bâtiments, des installations et des espaces de bureau
  •  Connaissance et capacité à faciliter la rénovation et la modernisation des bureaux, y compris l’examen de dessins techniques/architecturaux complexes ; à négocier des accords techniques pour garantir une infrastructure et des services immobiliers pleinement opérationnels ; à concevoir des politiques et des procédures (POPP) pour les locaux et les installations, y compris des normes d’espace ; à gérer les locaux et les installations ; à valider
Administration et exploitation 

 

 Gestion d’événements (y compris retraites, formations et réunions)

 
  •  Capacité à gérer des événements, y compris l’identification des lieux, l’hébergement, la logistique, la restauration, le transport, les décaissements, etc.

MOTS-CLÉS

  • Processus administratifs
  • Communication d’entreprise
  • Archivage
  • Opérations

CLAUSE DE NON-RESPONSABILITÉ 

Informations importantes pour les candidats :

Les candidatures féminines sont fortement encouragées.

Informations pour les candidats concernant le « Roster » du PNUD :
Note : Le PNUD se réserve le droit de sélectionner un ou plusieurs candidats de cet avis de vacance. Nous pouvons également conserver les candidatures et prendre en considération les candidats postulants à ce poste pour d’autres postes similaires au sein du PNUD, au même niveau hiérarchique et avec une description de poste, une expérience et des exigences éducatives similaires.

Diversité de la main-d’œuvre 

Le PNUD s’engage à assurer la diversité au sein de son personnel et encourager tous les candidats qualifiés, modifiant de leur sexe, de leur nationalité, de leur handicap, de leur orientation sexuelle, de leur culture, de leur religion et de leur origine ethnique, à postuler. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité. Nous encourageons vivement les candidatures féminines.

Avertissement d’arnaque

Les Nations Unies ne facturent aucun frais de candidature, de traitement, de formation, d’entretien, de test ou autre dans le cadre du processus de candidature ou de recrutement. Si vous recevez une sollicitation pour le paiement d’un droit, veuillez ne pas en tenir compte. En outre, veuillez noter que les emblèmes, logos, noms et adresses sont facilement copiés et reproduits. Il vous est donc conseillé d’être particulièrement prudent lorsque vous soumettez des informations personnelles sur le web.

 

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