SOS VILLAGES D’ENFANTS GHANA est une organisation de protection de l’enfance qui fournit des soins de type familial (FLC) stables aux enfants dans le besoin. Nous fournissons également des services sociaux aux familles à risque grâce à nos projets de renforcement des familles. Actuellement, nous opérons sur quatre sites ; Tema, Asiakwa, Kumasi, Tamale avec le Bureau National à Accra. Les candidatures sont sollicitées auprès de personnes dûment qualifiées et dynamiques pour être nommées :
Adjointe administrative du programme
Poste de service : Asokore Mampong, Kumasi
Objectif : Aider à fournir des services de soutien administratif, organisationnel, logistique et de gestion efficaces et réactifs au directeur de programme et au bureau du programme sur place.
Qualification et expérience
Le candidat idéal doit avoir :
- Premier diplôme en administration des affaires (communications/gestion) ou en sciences sociales avec deux ans d’expérience dans un poste similaire
- Connaissances informatiques (Word, Excel, Power Point et Access)
- Capacité à faire preuve d’initiative et à travailler sous pression avec un minimum de supervision.
- Bonnes compétences en communication orale et écrite
- De bonnes relations interpersonnelles
- Doit être patient, amical, ferme, plein de tact, bien organisé et généralement intéressé à fournir un service client compétent.
- Doit avoir une bonne appréciation de l’organisation du bureau, du secrétariat et des procédures administratives .
- Avoir une forte conscience culturelle, capable de travailler avec des personnes d’horizons culturels différents.
- Être un joueur d’équipe, posséder de solides compétences en matière de collaboration et être capable d’interagir avec les enfants, les jeunes et tous les niveaux de collègues.
Principales responsabilités
- Responsable du fonctionnement efficace et efficient de la réception du bureau du programme
- Gérer et tenir à jour l’agenda du directeur de programme
- Organiser des réunions hebdomadaires avec le directeur du programme pour discuter des engagements à venir, des invitations et d’autres demandes.
- Responsable du traitement de la correspondance, de l’enregistrement du courrier entrant et sortant vers et depuis le bureau du programme, le bureau national et tous les autres emplacements du programme.
- Mettre en place et maintenir un système efficace pour le stockage et la récupération des fichiers et autres documents.
- Diffuse des informations au personnel du bureau du programme et à toutes les unités du site.
- Rédiger des déclarations et aider à préparer des documents pour le directeur du programme
- Maintenir un système de suivi de la correspondance et des rapports nécessitant des actions dans les délais fixés et assurer la liaison avec les chefs de projets respectifs pour assurer la soumission en temps opportun des réponses et des rapports au directeur du programme.
- Assurer un flux d’informations fiable entre l’emplacement, le bureau national et tous les autres emplacements du programme.
- Assister les donateurs, les sponsors et les visiteurs qui se présentent au bureau du programme et répondre aux demandes de renseignements.
- Assurer la gestion et l’utilisation efficaces du tableau d’affichage du Bureau du programme.
- Organiser et enregistrer les procès-verbaux des assemblées générales tenues au bureau du site du programme.
- Responsable de faire des photocopies et de relier les documents au bureau du programme.
- Effectue toute autre tâche assignée par le superviseur
SOS Villages d’Enfants Ghana s’engage à prévenir tout type de comportement indésirable au travail, notamment le harcèlement sexuel, l’exploitation et les abus, le manque d’intégrité et la mauvaise conduite financière ; et engagé à promouvoir le bien-être des enfants, des jeunes, des adultes et des bénéficiaires avec lesquels SOS Villages d’Enfants Ghana s’engage. L’Organisation s’attend à ce que tout le personnel et les bénévoles partagent cet engagement à travers notre Code de conduite. Nous accordons une grande priorité à garantir que seuls ceux qui partagent et démontrent nos valeurs soient recrutés pour travailler pour nous. SOS Villages d’Enfants Ghana s’engage à garantir la diversité et l’égalité des sexes au sein de notre organisation et encourage les candidats issus de divers horizons à postuler.