Avis de recrutement : FHI 360 recrute un Assistant de programme EpiC Ghana.

Résumé du poste :

Fournir un soutien administratif de base sur un projet principal et/ou des opérations techniques (par exemple, coordonner les réunions, organiser les déplacements, traiter les notes de frais). Prend en charge la planification et l’exécution des projets et des initiatives techniques. Aider au suivi des progrès vers la réalisation des objectifs et des délais, en rendant compte des résultats au personnel approprié.

Communique beaucoup avec le personnel et les collègues.

Responsabilités :

Prise en charge programmatique :

Fournir un soutien administratif, y compris la gestion du calendrier, la planification et la gestion des dépenses.
Assister aux réunions de projet et préparer des notes et des mémos avant et après la réunion .
Planifier les réunions liées au projet ; réservation de salles de conférence ; commander un service de restauration ; préparer le matériel, etc.
Soutenir les arrangements logistiques pour les événements, les conférences et les ateliers, y compris les invitations et l’achat de matériel, de fournitures, de rafraîchissements, etc.
Soutenir les départements, les pratiques et/ou les projets pour gérer les fichiers électroniques et/ou les examiner pour garantir leur achèvement.
Assurer un support à la communication ; compiler des dossiers pour les parties prenantes externes ; assurer le suivi de l’inventaire du matériel de communication et travailler avec les équipes pour demander du matériel supplémentaire, si nécessaire.
Soutenir les arrangements logistiques pour les événements, les conférences et les ateliers, y compris les invitations et l’achat de matériel, de fournitures, de rafraîchissements, etc.
Prendre des notes de réunion et maintenir les dossiers de projet. Maintient le système de classement des documents de sous-attribution.

Administration programmatique :

Soutenir les activités de voyage du personnel et des consultants, y compris la préparation des autorisations de dépenses, l’obtention de l’approbation de voyage des clients, la collaboration avec le service des voyages pour obtenir des billets d’avion et des avances, et la prise en charge des rapports sur les dépenses de voyage si nécessaire.
Aider à la collecte d’informations à utiliser dans les rapports et à formater les ébauches de rapports.
Tenir à jour la liste de distribution des rapports de projet.
Envoyez des rappels pour garder l’équipe sur la bonne voie dans le respect des délais de reporting.
Servir de sauvegarde aux autres au même niveau.
Mettre en place un site de gestion de documents ( sites de partage de fichiers).
Maintenir, copier et coordonner le stockage et l’archivage des fichiers.

Exigences techniques :

Aider à la collecte, à l’examen et à l’analyse de base des données techniques.
Fournit un soutien technique de base dans le développement et la diffusion d’outils, de matériels, de rapports, de documents et d’interventions pour des projets.
Sous supervision, effectue des recherches dans la littérature publiée, sur les sites de logiciels mobiles, sur les blogs, sur des questions en évolution.
Fournit un soutien administratif technique à la préparation et à la finalisation du plan de travail.

Support opérationnel (Sécurité, Informatique, RH, etc.) :

Publiez des descriptions de poste .
Organiser des entretiens.
Mettre en place une technologie pour les réunions.
Résoudre les problèmes d’équipement.
Conserver et mettre à jour la liste des contacts.

Connaissances et compétences appliquées :

Articulé, professionnel et capable de communiquer de manière claire et positive avec les clients et le personnel.
Doit être capable de lire, d’écrire et de parler couramment l’anglais et de parler couramment la langue du pays d’accueil, le cas échéant.
Connaissance de base des concepts, des pratiques et des procédures liées à la conception de projets.
Solides compétences en communication orale et écrite.
Maîtrise démontrée des logiciels de la suite Microsoft Office .
Capacité à résoudre des problèmes et à recommander des mesures correctives si nécessaire.
Solide organisation et souci du détail nécessaires pour respecter les délais du projet.
Communications efficaces des informations partagées en veillant à ce qu’une attention soit accordée aux éléments spécifiques (c.-à-d. le formatage) de la communication, à la réussite de la livraison et à la responsabilisation pour les éléments spécifiques (c.-à-d. en gardant les délais à jour).

Résolution de problèmes et impact :

Travaille sur des problèmes de portée limitée .
Les problèmes sont de nature courante et relèvent de procédures et de politiques standard.
Travaille de manière indépendante et au sein d’une équipe sur des projets spéciaux non récurrents et en cours .
Exerce son jugement dans le cadre de pratiques et de politiques définies pour exercer ses fonctions.
Les décisions prises affectent généralement son propre travail ou un domaine fonctionnel spécifique.

Supervision donnée/reçue :

N’a aucune responsabilité de surveillance.
Utilise un jugement indépendant pour déterminer le flux de travail et les priorités.
Reçoit des instructions sur les nouvelles missions.
Relève du directeur de projet

Éducation

Diplôme d’associé ou son équivalent international en société civile, communication et social

Marketing, développement économique, éducation, environnement, genre, santé, nutrition, recherche, technologie et jeunesse ou domaine connexe.

Expérience :

0 à 2 ans d’expérience administrative pertinente dans le soutien de projets et/ou dans un domaine de pratique technique.
Une expérience préalable dans une organisation non gouvernementale (ONG) est appréciée.
Expérience préalable de l’utilisation de la suite Microsoft Office souhaitée.

Exigences physiques typiques :

Environnement de bureau typique .
Capacité à passer de longues heures à regarder un écran d’ordinateur et à effectuer un travail répétitif sur un clavier.
Capacité à rester assis et debout pendant de longues périodes .
Capacité de soulever/déplacer jusqu’à 5 lb.

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