Ecobank ou Ecobank Transnational Incorporated est une banque fondée au Togo en 1985 et présente dans 35 pays d’Afrique de l’Ouest, Centrale, l’Est et du Sud.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

APPROVISIONNEMENT

1. Analyser et acquérir des technologies spécialisées (équipements ou services).
2. Analyser et acheter pour le cloud, l’analyse de données, Saas, IaaS, Paas, etc.
3. Mener des recherches industrielles pour identifier les fournisseurs potentiels de tous les articles mécaniques, électriques ou électroniques, solutions d’alimentation, etc.
4. Évaluer la technologie de l’entreprise et des parties prenantes demandes et exigences.
5. Recherchez et trouvez le bon fournisseur et assurez-vous que l’entreprise propose les meilleures solutions.
6. Travailler en étroite collaboration avec les parties prenantes et les fournisseurs ; Examinez tous les achats et effectuez des évaluations pour déterminer l’efficacité, la conformité et le retour sur investissement de l’entreprise.
7. Travaillez facilement avec les spécifications et les dessins techniques et engagez l’équipe d’architecture d’entreprise si le besoin s’en fait sentir.
8. Travailler avec les politiques et procédures d’approvisionnement et de gestion des fournisseurs.
9. Aider à la préparation du plan de passation des marchés pour le PEV.
10. Aider à la préparation des RFI, RFQ et RFP dans le cadre de la portée/valeur, du temps et du budget définis convenus.
11. Identifier et signaler les risques liés à l’approvisionnement et aux fournisseurs afin de les atténuer.
12. Engager l’unité de conformité pour effectuer une diligence raisonnable sur l’engagement des fournisseurs.
13. Réduire les coûts sur les contrats et les achats des fournisseurs.
14. Tenir à jour la base de données des contrats des fournisseurs.
15. Aider à la préparation du rapport de passation des marchés.
16. Gérer de nouveaux projets technologiques pour le cycle de vie des achats (approvisionnement, passation de marchés, évaluation des performances, Procure-to-Pay, etc.).
17. Gestion et suivi des conditions contractuelles et assurer le paiement dans les délais, comme convenu avec les fournisseurs.
18. Travailler à résoudre tous les problèmes d’audit, de conformité et de contrôle afin de garantir une note minimale satisfaisante pour l’unité des achats.
19. Examiner et approuver les demandes (c’est-à-dire les demandes d’achat, les bons de commande, les factures) dans la plateforme d’approvisionnement existante.
20. Respecter les délais de livraison des biens et services.
21. Négocier et soumissionner de la manière la plus rentable possible pour garantir un bon rapport qualité-prix.
22. Examiner les dépenses d’approvisionnement de la filiale et fournir des conseils d’experts pour réduire les coûts.
23. L’évaluation des performances est effectuée deux fois par an pour les fournisseurs du PEV.
24. Toute autre tâche qui sera assignée par le chef d’unité/département de temps à autre.

GESTION DES DOSSIERS

1. Travailler avec les exigences réglementaires du gouvernement en matière de gestion et de conservation des dossiers.

• Loi sur l’administration des documents et archives publics de 1997 (Loi 535), article 24
• Loi sur la protection des données de 2012 (Loi 849), article 24
• Loi sur les transactions électroniques de 2008 (Loi 772), articles 7 à 9, 25, 141
• Règlement sur l’administration financière de 2004 (LI1802), partie 10

2. Gestion du référentiel

 Travailler avec le fournisseur pour classer, indexer et étiqueter tous les enregistrements entrants.
 Visitez le site du fournisseur pour vous assurer que tous les dossiers sont bien rangés et reçoivent des numéros de rayon appropriés.
 Fournir la liste des documents à détruire pour évaluation en vue de la prise de décision.
 Travailler avec le fournisseur pour mettre à jour le répertoire du référentiel lorsque de nouveaux envois sont reçus.
 Rendre disponibles les boîtes archivées lorsque cela est possible.
 Faire rapport sur la fumigation trimestrielle effectuée par le vendeur.
 Fournir des rapports mensuels sur tous les enregistrements du référentiel.

3. Services de référence

 Maintenir la confidentialité dans le partage d’informations avec toutes les parties prenantes.
 S’assurer que tous les documents demandés sont mis à disposition et livrés au client.

4. Contrôle des documents

 Mettre à disposition les outils de recherche appropriés de l’entreprise sous-traitée.
 Conseiller les départements sur la gestion de leurs dossiers à travers des ateliers.
 Travailler avec les dépositaires des dossiers pour gérer les dossiers du département.

5. Gestion de l’archivage électronique

 Examiner les documents électroniques pour vérifier l’exactitude des images et faire un rapport pour approbation.

RAPPORTS

Préparer et soumettre le suivi des fournisseurs, le suivi des réponses d’évaluation des fournisseurs, le suivi de la diligence raisonnable, le suivi des dépenses technologiques ou des économies de coûts, etc.
Préparer et soumettre des rapports unitaires hebdomadaires selon le format convenu, prêts le vendredi midi de chaque semaine.
Préparer et soumettre des rapports trimestriels selon le format convenu, prêts 10 jours après la fin d’un trimestre.

FACTEURS CLÉS DE SUCCÈS

• L’agent doit avoir une connaissance très détaillée des technologies, des équipements et des fournitures utilisés dans tous les projets et mises en œuvre du PEV ; et être capable d’identifier les entreprises qui les vendent.
• Veiller à ce que tous les achats soient guidés par les lignes directrices et la politique en matière d’approvisionnement.
• Fournir les éléments suivants dans le cadre de l’accord de niveau opérationnel (OLA) approuvé :
  • RFP/RFQ – 41 jours
  • Approbation de l’offre – 2 semaines
  • Émission du bon de commande – 2 semaines
  • Renouvellement du contrat – 60 jours
  • Traitement des factures – 5 jours ouvrables
• Assurer l’évitement des coûts en négociant les achats pour tous les articles achetés pour le PEV.
• Assurez-vous de réaliser de réelles économies en participant à l’examen du contrat eProcess pour renégocier le contrat informatique (10 dépenses informatiques les plus élevées).
• Mettre à jour les documents SOP, OLA, BCP, BCM pour eProcess EBS.
• Veiller à ce que les actifs soient vérifiés au moins une fois au cours de l’exercice financier.
• Apporter des contributions clés au budget annuel du département.
• Assurer la soumission des rapports hebdomadaires et trimestriels du conseil d’administration.

FORMATION ET COMPÉTENCES REQUISES

Contexte/Expérience

• Diplôme en informatique ou en technologie de l’information ou dans une discipline connexe.
• 5 ans d’expérience professionnelle dans un département technologique.
• La Fondation pour les bibliothèques d’infrastructures de technologies de l’information (ITIL) constitue un avantage.
• Une expérience pertinente dans le domaine des achats, de la finance ou de la banque est un avantage.
• Certifié en analyse commerciale, ICA, ACCA est un avantage.
• La connaissance de SAP Ariba est un avantage.

Compétences et/ou exigences professionnelles spécifiques

• Connaissance spécialisée de l’industrie en technologie de l’information.
• Compréhension des projets et implémentations Cloud.
• Compréhension des projets et des implémentations de centres de données.
• Compréhension du développement, de la mise en œuvre et du support d’applications.
• Compréhension des systèmes de serveurs et de bases de données.
• Compréhension des applications d’entreprise et des architectures de serveurs.
• Bonne compréhension des structures et systèmes de support OEM.
• Expérience et connaissance des outils MS Office tels qu’Excel, Word.
• Excellentes compétences en négociation.
• Personne d’une grande intégrité.
• Excellentes compétences en communication orale et écrite et en présentation.
• Solides compétences analytiques et documentaires.

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