Avis de recrutement : l’Union Africaine recrute un(e) Secrétaire (ZLECAf), Accra, Ghana

 

 

 

Description de l’emploi

L’UA est un organisme continental composé des 55 États membres qui composent les pays du continent africain. Elle a été officiellement lancée en 2002 pour succéder à l’Organisation de l’unité africaine (OUA, 1963-1999). Cliquez ici pour en savoir plus sur l’Union africaine.

POSTE : Secrétaire (ZLECAf)

Objectif du travail

Fournir des services de secrétariat et de soutien de bureau au superviseur désigné ou à la direction pour son fonctionnement efficace.

Fonctions principales

• Fournit un soutien pour la fourniture d’arrangements logistiques, la mise en œuvre des activités et la fourniture de mises à jour.
• Assure la liaison efficace avec les parties prenantes internes et externes.
• Suivre les décisions des réunions et les résultats de la correspondance et assurer leur mise en œuvre.
• Prépare un projet de communication de routine du bureau et aide à compiler des données et des informations à des fins de reporting.
• Contribue à la création, à l’amélioration et à la maintenance des systèmes d’enregistrement et de récupération.
• Rédige les demandes initiales sur la fourniture et l’entretien des installations et du matériel de bureau.
• Prépare les documents pour les réunions
• Tient le journal du directeur et l’informe en conséquence et en temps opportun
• Reçoit et maintient la correspondance appropriée à la Direction
• Procède à l’action sur la correspondance et d’autres questions courantes
• Maintient de bonnes procédures de dénomination des fichiers informatiques.

Responsabilités spécifiques

• Taper et relire les documents, rapports, correspondances, messages, requêtes, selon les besoins des superviseurs assignés ;
• Rédige les réponses aux correspondances courantes pour la signature des superviseurs ;
• Reçoit les invités/visiteurs/personnel et leur fournit des informations de base sur les questions et procédures pertinentes ;
• Maintient un système de classement et de gestion des dossiers approprié pour toutes les correspondances et documents entrants et sortants ;
• Répondre et filtrer les appels téléphoniques/courriels et assurer le suivi auprès des superviseurs et des partenaires;
• Tient à jour un journal des rendez-vous des superviseurs et autres cadres supérieurs de la division ;
• Maintenir l’équipement utilisé en bon état et signaler les défauts pour l’entretien et toute autre action nécessaire ;
• Fournit un soutien administratif de routine quotidien aux diverses unités de travail du département/division/unités assigné.
• Effectue des services de réception si nécessaire.
• Effectue toute autre tâche/responsabilité pertinente assignée.

Exigences académiques et expérience pertinente

• Un baccalauréat en services administratifs, en gestion de bureau, en secrétariat et en études connexes avec 2 ans d’expérience pertinente en secrétariat dans n’importe quel secteur public, privé ou organisation internationale ;
• Diplôme en services administratifs, gestion de bureau, études de secrétariat et de bureau avec 3 ans d’expérience pertinente en secrétariat dans le secteur public, privé ou dans une organisation internationale
• Vitesse de frappe : 50 mots par minute

Compétences requises

• Compétences informatiques, y compris un excellent traitement de texte, maîtrise des applications de courrier électronique et Internet, expérience de l’utilisation de programmes tels que MS Word, Excel et Power Point
• Compétences en matière de planification et d’organisation
• Compétences interpersonnelles
• Capacité de communication orale et écrite
• La maîtrise des langues de travail officielles de l’UA (français, anglais, portugais, espagnol, arabe et swahili) et la maîtrise d’une ou plusieurs autres langues de l’UA constituent un avantage supplémentaire.

Compétences en leadership

Flexibilité L1
Sensibilisation aux risques et conformité L1

Les compétences de base

Travail d’équipe et collaboration L1
Sensibilisation à la responsabilité et à la conformité L1
Orientation d’apprentissage
Communiquer clairement;

Compétences fonctionnelles

Partage des connaissances professionnelles ;
Axé sur la tâche ;
Dépannage L1
Sensibilisation à l’amélioration continue L1

DURÉE DU FONCTION :

La nomination s’effectuera sur la base d’un contrat à durée déterminée d’une durée de trois (3) ans, dont les douze premiers mois seront considérés comme une période probatoire. Par la suite, le contrat sera d’une durée de deux ans renouvelable, sous réserve de performances et de livrables satisfaisants.

INTÉGRATION DU GENRE :

La Commission de l’UA est un employeur garantissant l’égalité des chances et les femmes qualifiées sont fortement encouragées à postuler.

RÉMUNÉRATION:

Salaire de base indicatif de 12 834,00 USD (GSA4 Step1) par an plus d’autres droits connexes, par exemple l’indemnité de poste (57 % du salaire de base), l’allocation de logement de 16 813,44 USD (par an) et l’indemnité d’éducation (100 % des frais de scolarité et autres frais d’éducation). dépenses connexes pour chaque personne à charge éligible jusqu’à un maximum de 10 000,00 $ US par enfant et par an), pour le personnel recruté au niveau international et un maximum de 3 300 $ par enfant et par an pour le personnel recruté localement.

Les candidatures doivent être déposées au plus tard le 8 mars 2024 à 23h59 UTC.

Cliquez ici pour postuler