Avis à manifestation d’intérêt : PNUD recrute un Collaborateur de programme basé en Guinée-Bissau.

Avis à manifestation d’intérêt : PNUD recrute un Collaborateur de programme basé en Guinée-Bissau.

Description des responsabilités :

1) Appui à la mise en œuvre du programme pour atteindre les résultats suivants :

• Contribuer au soutien quotidien à la mise en œuvre du programme / projet et assurer la conformité aux résultats attendus, aux produits, aux objectifs et aux plans de travail.
• Assister le CN dans la présélection des concepts de projet et des propositions de projet et évaluer la partie financière des propositions de projet.
• Aider le NC dans le développement et la révision des formulaires de demande de subvention et d’autres outils de gestion, des exigences du programme et d’autres documents du SGP.
• Conseiller les bénéficiaires potentiels sur les processus et les directives de préparation de projet, et faire rapport au NC et au NSC sur les activités de développement de projet, au besoin.
• Fournir un soutien et des conseils quotidiens aux projets nouveaux et en cours et à leurs bénéficiaires, selon les besoins.
• Assister le NC dans la mise en œuvre, le suivi et l’évaluation du projet, y compris la participation aux visites sur le terrain.
• Soutien à l’organisation et à la préparation des procès-verbaux des réunions du NSC et d’autres événements du SGP.
• Maintenir des contacts et des relations de travail professionnelles avec les ONG, les institutions gouvernementales, les donateurs et les autres parties prenantes du PMF.
• Aider le NC à faire rapport régulièrement au CPMT, à l’UNOPS et au PNUD CO, et aider le NC à préparer en temps opportun l’enquête de suivi annuelle et d’autres enquêtes et rapports CPMT / UNOPS selon les besoins.
• Rédiger des notes de service et d’autres documents opérationnels au nom de NC et répondre aux questions sur le programme SGP.
• Mettre à jour et maintenir régulièrement la base de données du projet SGP ainsi que la base de données des parties prenantes.

2) Assurer la gestion financière pour atteindre les résultats suivants :

• Fournir des conseils, examiner et contrôler l’exactitude des pièces justificatives des rapports financiers intermédiaires et finaux des projets, tels que les factures, et conseiller le CN au besoin.
• Traiter les demandes de paiement des bénéficiaires et des fournisseurs en obtenant les autorisations et autorisations nécessaires et en veillant à ce que les paiements soient effectués rapidement et conformément aux procédures opérationnelles standard du SGP.
• Maintenir un contact de travail étroit avec le point focal régional respectif de l’UNOPS et solliciter son soutien, ses conseils et ses conseils sur la meilleure façon d’exploiter OneUNOPS conformément aux SOP SGP, si nécessaire.
• En collaboration avec le NC, maintenir l’intégrité financière du programme, mettre en œuvre et surveiller le système comptable et les bases de données du budget opérationnel du pays SGP.
• Préparer et tenir à jour le tableau et le calendrier de décaissement des subventions ; ainsi que suivre le budget de fonctionnement du pays pour assurer la conformité avec le budget annuel approuvé.
• Rédiger les propositions annuelles de budget administratif et de projet du bureau de pays du SGP.
• Gestion du compte de la petite caisse avec la documentation appropriée et les dossiers tractables appropriés.
• Saisir, extraire, transférer des données de la base de données OneUNOPS et SGP et produire des rapports au besoin.
• Suivi des préparatifs de voyage et des paiements DSA pour les membres NC et NSC.
• Fournir d’autres rapports financiers au besoin.                        

 3) Fournit des fonctions administratives pour atteindre les résultats suivants :

• Procurez-vous des fournitures de bureau, de l’équipement et du mobilier conformément aux règles et réglementations d’approvisionnement SGP SOP.
• Gérer et organiser le travail de bureau quotidien.
• Établir un système de classement approprié, conserver les fichiers administratifs, financiers et de gestion du bureau de pays du SGP et les mettre à jour avec la documentation originale ou une copie de la documentation originale si nécessaire. Focus particulier sur :
• Établir et maintenir un dossier séparé avec tous les procès-verbaux signés des réunions du NSC qui approuvent le nouveau projet accordé par le SGP.
• Établir et maintenir un système de classement des projets contenant les MOA originaux et les modifications, les originaux ou des copies des rapports intermédiaires et finaux avec tous les documents justificatifs, et les rapports de mission ou les documents d’évaluation.
• Établir et maintenir des dossiers financiers pour toutes les transactions financières des bureaux de pays du SGP.
• Tenir à jour les dossiers du personnel, les rapports d’évaluation du rendement, les registres des congés et autres dossiers pertinents du personnel/des consultants.
• Rédiger la correspondance et les communications de routine et établir un système de classement pour enregistrer les communications avec les parties prenantes locales.
• Préparer les informations et la documentation de base, mettre à jour les données pertinentes pour les domaines du programme et compiler les documents de base pour le NC et le NSC.
• Assurer la circulation de l’information et la diffusion du matériel auprès de toutes les parties concernées.
• Maintenir et mettre à jour l’inventaire de tous les actifs physiques et enregistrer tout l’inventaire dans la feuille d’inventaire des actifs.
• Fournir un soutien logistique et administratif aux missions de visite, aux préparatifs de voyage et aux réunions du NC, du NSC, en respectant les règles et réglementations d’approvisionnement des SOP SGP.

4) Faciliter la gestion des connaissances et la communication pour atteindre les résultats suivants :

• Soutenir activement le bureau de pays du SGP dans les efforts de gestion des connaissances, de mise en réseau des connaissances et de visibilité du SGP.
• Conformément aux directives de marque SGP, soutenez NC et NSC dans les efforts visant à une reconnaissance appropriée du SGP dans tout matériel de KM et de communication produit par les bénéficiaires ou les parties prenantes du SGP.
• Faciliter l’organisation d’événements de plaidoyer du SGP, d’ateliers, de dialogues avec les parties prenantes et de tables rondes.
• Aider à la rédaction d’articles et de publications avec une reconnaissance appropriée du SGP.
• Participer à des événements à des fins de diffusion d’informations SGP.
• Maintenir, mettre à jour ou fournir des informations SGP valides pour le site Web SGP, la base de données mondiale SGP et le site Web du PNUD CO.