Tâches et responsabilités principales du poste :
1- Soutien administratif général
a. Répondre aux questions concernant les règles et procédures administratives, RH, financières et autres, en fournissant des conseils continus et / ou en résolvant les problèmes. Informer et aider le personnel arrivant et partant sur les procédures et exigences administratives de base b
. S’assure que toutes les autorisations administratives nécessaires sont obtenues, que toutes les exigences obligatoires sont remplies et que tous les systèmes et registres pertinents de l’ONUSIDA sont tenus à jour et conformes aux normes.
c. Fournit un soutien administratif et une assistance générale de bureau, y compris, mais sans s’y limiter, la collecte, le filtrage et la distribution de la correspondance et des documents entrants, le traitement et le suivi des demandes des partenaires internes et occasionnellement externes, y compris l’ONUSIDA, les institutions gouvernementales, les organisations nationales de la société civile, les agences des Nations Unies et autres organisations internationales et autres acteurs institutionnels.
d. Tient à jour les fichiers du bureau / programme / projet pour les activités achevées et en cours sous forme papier ou électronique à des fins de suivi, selon les besoins. Entretenir les fournitures fixes et autres et fournir un dépannage de bureau et une assistance générale au personnel du bureau, selon les besoins.
e. Selon les instructions, rédige ou prépare en version finale la correspondance générale et administrative. Vérifie la cohérence, le style, l’exactitude et la conformité de la correspondance soumise pour autorisation avec les règles et procédures correspondantes.
F. Si nécessaire, fournit des informations et une interprétation informelle de / vers la langue locale et d’autres services pour le personnel de bureau et le personnel officiel en voyage.
g. Établit un système de surveillance des fournitures de bureau. S’assure que les services et l’entretien des locaux et des équipements sont conformes aux normes organisationnelles. Assure la mise à jour et le rapprochement du registre des immobilisations et du journal quotidien des véhicules et de la consommation de carburant.
h. Tenir le superviseur au courant des problèmes potentiels, faire des recommandations pour les actions de suivi, préparer des rapports et des évaluations sur des rapports administratifs généraux ou spécialisés.
2- Appui au programme de fond et au développement et à la mise en œuvre opérationnels
a. Fournit une assistance dans la mise en œuvre des activités de fond du département / division / bureau / programme / projet telles que: aider à l’organisation ou à la coordination de réunions, séminaires et ateliers de formation ; préparer des notes, des procès-verbaux de réunion, des ordres du jour, des documents à distribuer et d’autres documents pour les événements ; préparer et/ou coordonner les plans de voyage et les visites du bureau/programme/projet pour le personnel responsable ou les parties prenantes externes.
b. Effectue des activités de recherche de routine, collecte et compile des informations statistiques et autres informations qualitatives et quantitatives provenant de diverses sources sur des sujets pertinents pour les activités de fond du département / division / bureau / programme / projet afin de faciliter la préparation de rapports, de documents de travail et de présentations, dans les conditions appropriées. conseils.
c. Prépare les contrats en temps opportun et obtient les approbations nécessaires, surveille les dates d’expiration, suit les paiements et les livrables.
d. Au sein de la délégation de pouvoir, assurer la liaison avec les contacts officiels sur les questions administratives liées à l’implication du gouvernement, des donateurs, des partenaires et des bénéficiaires dans les activités de fond ainsi que sur les questions liées à la collaboration avec d’autres agences des Nations Unies.
3- Accompagnement des transactions financières et suivi
un. Conformément aux règles financières et aux politiques d’établissement de rapports de l’ONUSIDA, effectuer des transactions à l’aide des plates-formes et des systèmes d’entreprise désignés, en veillant à l’exactitude des lignes budgétaires, des dossiers, des reçus, des paiements, des soldes, des dépenses et d’autres données.
b. Maintient et surveille les dossiers financiers et les transactions quotidiennes. Sélectionne et saisit les données, effectue des calculs supplémentaires et assure l’inclusion de toutes les données pertinentes ; identifie les écarts et demande conseil au superviseur et/ou à d’autres, si nécessaire. S’assure que les paiements aux fournisseurs sont effectués en temps opportun.
c. Aide à la préparation du budget et aux audits, selon les instructions.
d. Effectuer d’autres tâches connexes assignées, y compris le remplacement et/ou le soutien d’autres personnes. |