Description synthétique du poste
Sous l’autorité du Conseiller de coopération et d’action culturelle (COCAC)/Directeur de l’Institut français, vous occupez les fonctions de secrétaire général (SG) d’un établissement à autonomie financière (EAF) en organisant le fonctionnement et la gestion administrative, matérielle, juridique, budgétaire et financière de l’Institut Français de Guinée équatoriale (IFGE) à Malabo.
Activités principales
Sous l’autorité du COCAC/Directeur, vous êtes responsable des affaires générales (organisation et fonctionnement), des questions budgétaires, comptables et administratives, du management des ressources humaines, de la gestion immobilière, logistique, matérielle et de la sécurité. Vous contribuez à l’élaboration de la politique générale d’établissement (axes stratégiques, projections pluriannuelles, développement) et à la mise en œuvre opérationnelle (gouvernance, coordination des moyens et des ressources). Vos missions principales sont les suivantes :
1. Contribution au pilotage :
– présentation des résultats et des performances ;
– réalisation d’études de rentabilité et d’analyses prospectives ;
– réflexion sur la trajectoire financière, la rationalisation des moyens et la diversification des ressources.
2. Gestion financière et budgétaire :
– préparation et exécution du budget de l’Institut, élaboration des budgets rectificatifs, mise en place d’outils d’optimisation de gestion, analyse des comptes budgétaires et suivi des tableaux de bord ;
– interface avec le ministère (DGM/DDC/RES qui assure la tutelle de l’IF) pour le contrôle de gestion et le rapport d’activités ;
– suivi du Contrôle interne financier (CIF) avec l’agent comptable régional (ACR). Le SG est membre du comité de gouvernance.
3. Gestion des ressources humaines :
– coordination et encadrement des personnels, suivi de l’organigramme fonctionnel (agents de droit local, expatriés), plannings, congés ;
– gestion administrative des personnels (recrutement, déroulement de carrière, contrats, évaluation,… ), suivi et application de la législation locale du travail ;
– dialogue social, relations avec les représentants du personnel et les délégués syndicaux, gestion des conflits (9 ETP sous la responsabilité directe du SG) ;
– mise en place de formations ;
– suivi des questions d’hygiène, de sécurité et de conditions de travail.
4. Gestion administrative :
– pilotage administratif et juridique de l’Institut (réaction et/ ou contrôle des conventions, veille juridique, gestion du contentieux) ;
– pilotage du service Communication ;
– participation à la vie de l’Institut (aide au fonctionnement des équipes, logistique, …) ;
– suivi de l’inventaire et de l’archivage. 5. Gestion logistique, matérielle et immobilière :
– gestion du bâti et de l’investissement (travaux et commande) ; – relations avec les locataires et propriétaires ;
– négociation et suivi des contrats de maintenance ;
– gestion des risques et veille à l’application des consignes de sécurité.