L’UNICEF travaille dans certains des endroits les plus difficiles du monde, pour atteindre les enfants les plus défavorisés du monde. Pour leur sauver la vie. Pour défendre leurs droits. Pour les aider à réaliser leur potentiel.
Dans 190 pays et territoires, nous œuvrons pour chaque enfant, partout et chaque jour, afin de construire un monde meilleur pour tous.
Et nous n’abandonnons jamais.
Pour chaque enfant, la liberté.
Avec plus de 850 langues autochtones et une population parmi les plus diversifiées sur le plan ethnique, la pauvreté généralisée et les inégalités entre les sexes font qu’il est difficile pour de nombreux enfants de faire valoir leurs droits. En Papouasie-Nouvelle-Guinée (PNG), l’UNICEF travaille efficacement à la fois « en amont » (avec les gouvernements) et « en aval » (au niveau local) pour mener à bien sa mission à travers un programme de coopération développé conjointement avec le gouvernement qui guide notre travail dans le pays. .
Comment pouvez-vous faire la différence ?
L’associé principal en approvisionnement et en logistique effectue un travail hautement qualifié sur les chaînes d’approvisionnement de l’UNICEF et gère les cas les plus complexes et les demandes des clients, ce qui nécessite souvent l’évaluation de situations difficiles et l’adaptation des procédures et processus pour résoudre de tels cas. Il s’agit du niveau GS supérieur pour un travail plus spécialisé dans la chaîne d’approvisionnement et nécessite des connaissances avancées acquises grâce à une formation formelle et à l’expérience.
La fonction est caractérisée comme étant hautement indépendante et offre aux associés la possibilité de diriger et d’assumer la responsabilité de la gestion de la chaîne d’approvisionnement de bout en bout du début à la fin du processus et de contribuer à la conception et au développement de services et de services de chaîne d’approvisionnement améliorés. mécanismes de livraison. Le poste peut impliquer la responsabilité de supervision d’autrui ou, dans certains cas, être sans supervision s’il est très technique.
Le poste peut impliquer la responsabilité de supervision d’autrui ou, dans certains cas, être sans supervision s’il est très technique.
Prestation et réponse des services de la chaîne d’approvisionnement
Planification:
- En consultation avec le superviseur, contribuer à la planification d’action du programme de pays et donner des conseils sur les exigences d’approvisionnement pour le plan d’opérations et les plans de travail annuels. Participer à la prévision, à la planification, à la mise en œuvre, au suivi et à l’évaluation des opérations de la chaîne d’approvisionnement, y compris l’établissement d’indicateurs de performance, l’évaluation de l’adéquation et la vérification/surveillance par l’utilisateur final des produits et services.
- Soutenir les activités de préparation et de réponse aux situations d’urgence en matière d’approvisionnement et de logistique, y compris l’établissement d’accords à long terme (LTA), l’évaluation des capacités d’approvisionnement et de logistique et la mise à jour du plan d’urgence, ainsi que le prépositionnement des stocks.
Achats/contrats : (spécialisé)
- Fournir des commentaires et des conseils sur le plan d’approvisionnement annuel. Effectuer l’examen et l’analyse des données pour la gestion des catégories et l’élaboration de stratégies d’approvisionnement. En collaboration avec le superviseur, élaborer des stratégies de gestion des achats et des meilleures pratiques qui contribuent à renforcer les systèmes de chaîne d’approvisionnement qui contribuent de manière significative aux résultats du programme. Réaliser des études de marché dans les domaines pertinents pour l’UNICEF et donner des conseils sur les meilleures approches pour obtenir le meilleur rapport qualité-prix et des achats durables. Soutenir l’innovation de produits et les initiatives d’élaboration du marché pour des catégories spécifiques de fournitures et de services.
- Assurer la liaison avec les clients dans la planification des initiatives d’approvisionnement et de passation de contrats, en soutenant l’élaboration de spécifications, de termes de référence, d’arrangements logistiques et de délais appropriés. Identifier les opportunités de renforcer la durabilité des chaînes d’approvisionnement.
- Assurer la mise en place d’accords à long terme (LTA) et donner suite aux demandes d’approvisionnement spécifiques, selon les besoins. En consultation avec le superviseur, examiner et fournir des commentaires sur les termes de référence pour les contrats de services et les spécifications des biens. Examiner les évaluations techniques pour garantir une évaluation égale des fournisseurs et que les scores sont proportionnels aux commentaires. Préparer et traiter les demandes de devis (RFQ), les invitations à soumissionner (ITB) et les demandes de propositions (RFP), comme cela pourrait être demandé par le superviseur. Organiser l’ouverture des offres et effectuer l’analyse technique et financière des offres selon les besoins, ainsi que coordonner les évaluations d’échantillons et les inspections des sites des fournisseurs. Mener des réunions préalables à l’offre, des clarifications et des négociations avec les fournisseurs et les entrepreneurs. Maintenir le plus haut niveau d’intégrité, de normes éthiques et de responsabilité dans l’achat de biens, la passation de marchés de services et les travaux de construction. Aider les fournisseurs potentiels à s’inscrire via la plateforme United Nations Market Place (UNGM).
- Préparer les demandes d’attribution, y compris les soumissions au comité d’examen des contrats. Préparer les bons de commande et les contrats de services institutionnels dans SAP (système ERP – Enterprise Resource Planning) et les soumettre aux approbations pertinentes, en garantissant l’exhaustivité de la documentation dans les systèmes de l’UNICEF.
- Tenir les parties prenantes/partenaires informés des progrès. Assurer la liaison avec les fournisseurs et les entrepreneurs, assurer le suivi en temps opportun des calendriers de livraison et coordonner les inspections d’assurance qualité. Mettre en œuvre des pratiques appropriées de gestion des fournisseurs, par exemple des évaluations des performances des approvisionnements. Surveiller l’expiration des contrats et prendre des mesures en temps opportun pour leur renouvellement et/ou leur clôture.
- Assurer le classement approprié des dossiers de passation des marchés et tenir à jour les dossiers pour référence future, y compris pour l’audit.
- Préparer les rapports d’approvisionnement et d’approvisionnement (SO ouverts, PR et contrats de services institutionnels), les rapports de livraison de biens et de services. Effectuer une analyse des achats et contribuer aux rapports à la direction et aux collègues du programme sur l’état des achats, les délais, les tendances et les KPI.
Logistique nationale : (spécialisée)
- Fournir une contribution logistique au plan d’approvisionnement, y compris des conseils sur les contraintes d’infrastructure (par exemple, dédouanement, capacité portuaire, options de transport et capacité d’entreposage, sécurité des entrepôts et services de manutention des entrepôts) et différents mécanismes de livraison. Conseiller sur les exigences budgétaires pour diverses modalités de livraison et assurer l’établissement du budget avec les clients.
- Assurer la liaison avec les collègues fournisseurs ainsi qu’avec les clients et utiliser les tableaux de bord d’approvisionnement pour assurer la surveillance du pipeline et la mise en place d’une capacité logistique appropriée. Surveiller les progrès des achats offshore et/ou régionaux et prendre des mesures pour assurer le dédouanement en temps opportun des fournitures entrant dans le pays. Effectuer des recherches, collecter des données et effectuer des analyses, produire des rapports et garantir l’exactitude des informations dans les systèmes d’entreprise pour permettre une prise de décision éclairée.
- Fournir un soutien spécialisé dans le domaine de la logistique, en suivant des processus standards et en contribuant, directement ou indirectement, à la livraison efficace des fournitures du programme. Assurer la liaison avec les parties prenantes internes et externes pour soutenir la gestion des opérations logistiques et contribuer à une prestation de services efficace.
- Identifier les besoins en matière de sous-traitance de services logistiques tiers (par exemple, dédouanement, entreposage, transport, distribution) et soutenir la passation de contrats avec ces prestataires de services, y compris l’établissement d’indicateurs de performance clés et de mécanismes de suivi des performances. Assurer la liaison étroite avec les prestataires de services pour assurer la fluidité des fournitures dans le pays et via les modalités de livraison logistique du pays.
- Gérer le traitement de la documentation pour l’exécution des opérations logistiques (par exemple, dédouanement, vérification des factures) et prendre les mesures appropriées pour résoudre les problèmes opérationnels, en transmettant les problèmes complexes au superviseur.
Entreposage et gestion des stocks : (spécialisé)
- Gérer les installations et les opérations des entrepôts centraux et périphériques de l’UNICEF conformément aux politiques et procédures de l’UNICEF. Évaluer la capacité d’entreposage, y compris les installations, les conditions de l’équipement, la main-d’œuvre et les processus. Proposer des actions correctives au superviseur. Évaluer les nouvelles installations d’entrepôt si nécessaire. Si nécessaire, mettre en œuvre et organiser de nouvelles installations d’entrepôt qui peuvent inclure l’installation et l’assemblage de structures d’entrepôt temporaires (par exemple Wiik-Halls/Rub Halls).
- Maintenir des processus d’entreposage et de gestion des stocks appropriés à l’appui de la mise en œuvre du programme de pays. Veiller à ce que des systèmes de comptabilité, de reporting et de contrôle interne précis et complets soient en place et que les registres pertinents soient correctement tenus.
- Évaluer la disponibilité de l’espace et préparer des plans d’empilage et de stockage pour garantir un stockage approprié et optimiser l’utilisation de l’espace.
- Superviser la réception des envois et l’expédition des fournitures.
- Préparer les rapports de stocks. Surveillez l’inventaire pour suivre les tendances et tenir compte de l’état de l’inventaire de la source au bénéficiaire. Effectuer des inventaires physiques réguliers dans l’entrepôt. Préparer la documentation pour l’élimination des produits par l’intermédiaire du comité du Property Survey Board.
- Soutenir les évaluations des entrepôts et des stocks et le renforcement des capacités des partenaires et homologues
Mécanismes de prestation alternatifs et services d’approvisionnement :
- Soutenir l’évaluation et la collaboration avec les partenaires de mise en œuvre, y compris la société civile, pour l’établissement d’accords de coopération de programme (PCA) et le suivi des composants d’approvisionnement dans le cadre de l’approche harmonisée des transferts monétaires (HACT).
- Participer à des événements/réunions qui établissent des partenariats et des relations de collaboration avec les organisations des Nations Unies pour soutenir des arrangements harmonisés et collaboratifs en matière d’approvisionnement et de logistique.
- Faciliter les transactions des services d’approvisionnement (PS) en collaboration avec les sections de programme et la Division des approvisionnements (SD) de l’UNICEF. Le cas échéant, aider les homologues du bureau de pays dans la prévision et le coût des fournitures de canaux PS. Surveiller l’émission des bons de commande (PO) et/ou des ordres de transfert de stock de l’entrepôt de Copenhague sur les commandes client PS. Effectuer un suivi auprès des transitaires de SD et de l’UNICEF, si nécessaire, pour assurer la livraison/expédition dans les délais des commandes PS. Soutenir les communications et assurer le suivi auprès des bureaux de pays concernant les demandes de partenariat et les négociations, au besoin.
- Tenir à jour les fichiers de toutes les transactions du service des achats, y compris un système de suivi des différentes étapes de chaque transaction.
- Surveiller le pipeline entrant des expéditions PS. Si nécessaire, en fonction de la répartition des responsabilités convenue dans le protocole d’accord (MoU) et l’estimation des coûts (CE), superviser l’arrivée, le dédouanement, le stockage, l’emballage et la distribution dans le pays des produits PS jusqu’au point de livraison convenu.
- En collaboration avec les collègues d’approvisionnement et les sections de programme, identifier les opportunités de renforcement des capacités des homologues gouvernementaux et d’améliorer le processus de la chaîne d’approvisionnement pour le rendre plus efficace.
Partenariat, coordination et collaboration :
- Soutenir des relations de travail efficaces avec d’autres agences, les autorités locales et les partenaires de mise en œuvre grâce à l’échange d’informations, à la collaboration et à l’harmonisation. Coopère avec d’autres agences des Nations Unies dans les initiatives de réforme des Nations Unies (y compris les accords à long terme communs, les achats groupés, etc.).
- Soutenir les structures nationales de coordination de la logistique d’urgence et assurer l’alignement de la contribution d’approvisionnement et de l’assistance technique de l’UNICEF avec les processus, systèmes et principes établis dans le cadre de celles-ci.
- Soutenir la conception et la prestation de formations, le renforcement des capacités des IP externes (partenaires PCA, homologues gouvernementaux, etc.) et des parties prenantes internes.
Autres tâches/responsabilités :
- Dans les cas où le titulaire a des responsabilités de gestion du personnel GS de niveau inférieur, le titulaire assurera une gestion rapide et efficace des performances du personnel, en fournissant des conseils et des orientations pratiques pour garantir que les objectifs individuels et d’équipe soient atteints.
- Fournit une contribution pratique à la mise en œuvre des lignes directrices dans le domaine de l’approvisionnement et de la logistique, en étroite coordination avec le superviseur et/ou les représentants adjoints.
- Soutenir le superviseur et éventuellement le représentant adjoint, et informer le personnel sur les politiques d’approvisionnement et de logistique, les règles et réglementations en matière de procédures. Met en œuvre l’application et l’interprétation appropriées des règles, réglementations, politiques et procédures S&L.
- Contribue aux recommandations sur l’amélioration des systèmes de contrôle interne en tenant compte des conditions prévalant dans la localité.
- Tient le superviseur au courant des problèmes potentiels, prépare des rapports sur les questions d’approvisionnement et de logistique, selon les besoins.
- En collaboration avec le superviseur, la Division des approvisionnements, le bureau régional et la communauté mondiale des approvisionnements, contribuer à garantir que l’échange de connaissances et l’apprentissage sont prioritaires afin de renforcer continuellement les capacités des individus et de l’équipe. Développer et faciliter la formation des nouveaux arrivants, établir des processus ou des manuels pour soutenir des flux de travail efficaces.
Impact des résultats
L’impact de l’associé principal en approvisionnement et en logistique repose sur la contribution à la conception et au développement de services, de systèmes et de processus de livraison améliorés. L’impact affecte directement la qualité et la rapidité de la prestation d’une gamme de différents services spécialisés dont l’unité est responsable. Travaillant avec un degré élevé d’indépendance opérationnelle, les associés principaux sont responsables de l’atteinte des résultats globaux de la prestation de services aux clients.
Leur interface client se concentre sur la gestion des processus avancés et complexes de la chaîne d’approvisionnement et sur la fourniture de services aux clients. Ils assurent la liaison avec les clients concernés et les fournisseurs pour résoudre les problèmes liés aux bons de commande, aux contrats, à la livraison et aux paiements. Ces relations sont importantes pour garantir que les normes de service et les délais sont respectés, et que les propositions et les actions respectent les politiques et les règles. Les relations de travail de l’associé principal nécessitent des compétences pour promouvoir la compréhension et l’acceptation des réglementations, règles et procédures et/ou améliorer autrement les services à la clientèle.
Les contacts externes impliquent la liaison avec des organisations similaires pour la collaboration, la recherche et la collecte de données/informations afin de compiler et d’évaluer les meilleures pratiques. De plus, de nombreux contacts externes avec les fournisseurs sont nécessaires, notamment pour négocier ou clarifier des problèmes ou des processus uniques et complexes. La collaboration avec les partenaires et les gouvernements est également applicable.
Pour vous qualifier en tant que défenseur de chaque enfant, vous devrez…
- Un diplôme d’études secondaires est requis, complété de préférence par des cours techniques ou universitaires liés à la chaîne d’approvisionnement, à la logistique, à l’administration des affaires, au droit des contrats/commercial ou à un autre domaine technique pertinent.
- Un minimum de 7 années d’expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans la gestion de la chaîne d’approvisionnement ou dans un contexte commercial est requis. La compréhension du développement et du travail humanitaire est un avantage.
- La maîtrise de l’anglais est requise. La connaissance d’une autre langue officielle de l’ONU (arabe, chinois, français, russe ou espagnol) ou d’une langue locale est un atout.
Pour chaque Enfant, vous démontrez…
Les valeurs fondamentales de l’UNICEF que sont l’attention, le respect, l’intégrité, la confiance, la responsabilité et la durabilité (CRITAS) sous-tendent tout ce que nous faisons et la manière dont nous le faisons. Familiarisez-vous avec notre Charte des valeurs : les valeurs de l’UNICEF
Les compétences de l’UNICEF requises pour ce poste sont…
(1) Construit et entretient des partenariats (2) Fait preuve d’une conscience de soi et d’une conscience éthique (3) Volonté d’obtenir des résultats pour avoir un impact (4) Innove et accepte le changement (5) Gère l’ambiguïté et la complexité (6) Pense et agit de manière stratégique (7) Travaille en collaboration avec les autres.
Pendant le processus de recrutement, nous testons les candidats selon le référentiel de compétences. Familiarisez-vous avec notre référentiel de compétences et ses différents niveaux : référentiel de compétences ici .
L’UNICEF est là pour servir les enfants les plus défavorisés du monde et notre main-d’œuvre mondiale doit refléter la diversité de ces enfants. La famille de l’UNICEF s’engage à inclure tout le monde , indépendamment de sa race/origine ethnique, de son âge, de son handicap, de son identité de genre, de son orientation sexuelle, de sa religion, de sa nationalité, de son origine socio-économique ou de toute autre caractéristique personnelle. Nous offrons un large éventail d’avantages à notre personnel , notamment un congé parental payé, des pauses pour l’allaitement et des aménagements raisonnables pour les personnes handicapées . L’UNICEF encourage fortement le recours à des modalités de travail flexibles. L’UNICEF applique une politique de tolérance zéro à l’égard des comportements incompatibles avec les buts et objectifs des Nations Unies et de l’UNICEF, notamment l’exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel, l’abus d’autorité et la discrimination. L’UNICEF s’engage à promouvoir la protection et la sauvegarde de tous les enfants.
L’engagement actif de l’UNICEF en faveur de la diversité et de l’inclusion est essentiel pour obtenir les meilleurs résultats pour les enfants.
Les rendez-vous sont également soumis à des exigences en matière d’inoculation (vaccination), notamment contre le SRAS-CoV-2 (Covid). Si vous êtes sélectionné pour un poste à l’UNICEF, vous devez soit être vacciné selon les besoins, soit bénéficier d’une exemption médicale du département compétent de l’ONU. A défaut, la sélection sera annulée.
Tous les candidats sélectionnés seront soumis à une vérification rigoureuse de leurs références et de leurs antécédents et devront adhérer à ces normes et principes. La vérification des antécédents comprendra la vérification des diplômes universitaires et des antécédents professionnels. Les candidats sélectionnés peuvent être tenus de fournir des informations supplémentaires pour effectuer une vérification de leurs antécédents.
Les employés du gouvernement considérés pour un emploi à l’UNICEF doivent normalement démissionner de leur gouvernement avant d’accepter une mission à l’UNICEF. L’UNICEF se réserve le droit de retirer une offre d’engagement, sans compensation, si un visa ou une autorisation médicale n’est pas obtenu, ou si les conditions de vaccination nécessaires ne sont pas remplies, dans un délai raisonnable pour quelque raison que ce soit.
Seuls les candidats présélectionnés seront contactés et passeront à l’étape suivante du processus de sélection.