Avis de recrutement : Recrutement d’un(e) Assistant.e administratif.ve et financier.ère en Guinée.

 

 

 

 

 

RESPONSABILITES DE L’EMPLOYE :

L’assistant.e administratif.ve et Financier.ère répondra aux exigences administrative, comptable, et opérationnelle de l’organisation.

  • Administration – Secrétariat :

  • Veiller au bon fonctionnement du secrétariat, à l’accueil et l’orientation des visiteurs ;
  • Assurer la saisie et la production de documents de qualité au nom du bureau ;
  • Assurer la circulation de l’information auprès du personnel et des membres concernant les réunions de travail ;
  • Assurer la tenue à jour des registres de courrier (arrivé et départ), et autres documents administratifs ;
  • Diffuser les notes de services, les procès-verbaux liés au fonctionnement du bureau siège
  • Tenir L’agenda, organiser les réunions et les rendez du bureau siège
  • Tenir à jour les procès-verbaux de réunion du personnel du bureau siège
  • Gérer et classer correctement tous les documents administratifs du bureau siège
  • Veiller sur la propreté des locaux du bureau siège

Finances – Comptabilité :

  • Recevoir les factures fournisseurs et les transmettre aux services appropriés
  • Assurer la gestion des opérations de décaissement à la petite caisse du bureau siège
  • S’assurer de la bonne documentation de toutes les opérations de la petite caisse du bureau siège conformément aux procédures en vigueur
  • Préparer les demandes d’approvisionnement de la petite caisse du bureau siège
  • Tenir à jour la fiche de bord du groupe électrogène du bureau siège
  • Préparer les demandes de paiement des fournisseurs et prestataires pour les opérations du bureau siège
  • Assurer la gestion des stocks de fournitures de bureau et des produits d’entretien
  • Tenir à jour le registre de retrait des chèques par les fournisseurs et autres prestaires
  • Au besoin, assumer toute autre tâche confiée par son supérieur hiérarchique dans la limite de ses compétences.

QUALIFICATIONS ET EXPERIENCES REQUISES :

  • Avoir un diplôme d’études supérieures, un BTS en secrétariat et administration ou une option similaire;
  • Maitrise des outils informatique (MS Office);
  • Avoir une expérience en tant qu’Assistant.e administratif.ve dans les organisations humanitaires avec un rôle de gestion de la petite caisse;
  • Bonne capacité de rédaction;
  • Très bon niveau de communication verbale et écrite;
  • Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à hiérarchiser la charge de travail quotidienne;
  • Avoir une excellente connaissance du français et un niveau d’anglais fonctionnel est un atout.

Aptitudes et Attitudes personnelles :

  • Être Rigoureux et avoir un bon sens de l’organisation;
  • Être une personne fiable et discrète;
  • Être sociable;
  • Avoir un bon esprit critique et de synthèse Connaissances du fonctionnement d’ONG internationales ;
  • Capacité à travailler sous pression avec exécution de tâches multiples et complexes ;
  • Aptitudes relationnelles et en communication ;
  • Discrétion, rigueur et éthique dans le travail ;
  • Orientation vers les résultats.

DUREE DU POSTE :

Contrat à durée indéterminée avec une période probatoire d’un (01) mois.

PRISE DE SERVICE : 1 Mai 2023

PIECES A FOURNIR :

Le dossier de candidature comprend les pièces suivantes :

  • Une lettre de motivation à l’attention du Directeur Pays de Santé Intégrée
  • Un curriculum vitae ;
  • Une copie d’acte de naissance ;
  • Une copie des attestations, des diplômes et des certificats obtenus ;
  • Une copie des attestations ou certificats du travail.
  • N.B. Il n’y a pas de frais pour cette demande

DATE LIMITE DE DEPOT DE CANDIDATURE :

Le dossier de candidature doit être envoyé par email, au plus tard le 17 mars 2023 à 16 heures locales avec mention en objet : ” Recrutement d’un (e) assistant (e) administratif.ve à l’adresse ci-dessous : [email protected]

Le processus d’embauche comprendra les étapes suivantes :

1.          Examen des candidatures soumises;

2.          Réalisation d’entretiens de sélection de 20 minutes pour les candidats présélectionnés;

3.          Demander aux candidats présélectionnés de se soumettre à une évaluation pratique (qui ne doit pas prendre plus de deux heures);

4.          Mener des entretiens axés sur les compétences pour 3 à 5 candidats;

5.          Demander des références et une vérification des antécédents;

6.          Mener l’entretien final si nécessaire;

7.          Faire une offre.