Expertise France rercherche un(e) Responsable Administratif(ve) et Financier(e) -Cellule D’Appui Mutualisé – CAM Guinée.

Basé à Conakry, le poste est sous la responsabilité directe du coordonnateur des Fonctions Transversales de la Cellule d’appui mutualisée (CAM) et en lien avec les services financiers et administratifs du siège à Paris.

En collaboration avec la CFT, elle/il est en charge de l’application et du suivi des procédures de gestion administrative et financière au niveau du bureau d’Expertise France en Guinée.

En lien avec la CFT, elle/il supervise les équipes administratives et financières (caissier, comptables, assistant administratif, chargé de subvention, etc.). Elle/ Il gère une équipe de 5 personnes et accompagne la montée en compétence de ses collaborateurs.

La/le RAF est en charge de préparer les reportings financiers internes et externes et les audits de la structure en Guinée.

Elle/ Il remplace le CFT pendant son absence, pouvant à cette occasion exercer un rôle de supervision et coordination sur tous les autres collègues de la CAM.

MISSIONS :

Les principales missions confiées au Responsable Administratif et Financier sont les suivantes :

Gestion financière et budgétaire :

• S’assurer des informations contractuelles et financières disponible;
• Préparer et suivre les suivis financiers selon les formats établis chez Expertise France;
• Vérifier les suivis financiers mensuels (imputation des dépenses, consommation, prévisions, etc.);
• Assurer la préparation les reportings internes à fréquence mensuelle auprès des chefs de projets;
• Assurer la préparation des reportings externes (bailleurs de fonds);
• Préparer et accompagner les audits ou les contrôles éventuels;
• Préparer les exercices budgétaires mensuels et annuels des projets (budget initial, budget révisé et prévisions d’atterrissage);
• Suivre les affectations analytiques des centres de coûts et des personnels multi projets;
• Proposer et mettre en place des contrôles nécessaires à la fiabilisation des données financières des projets;
• Appuyer les projets dans la préparation des prévisionnels de dépenses du projet;
• Assister le CFT et les opérationnels dans la préparation de budgets pour les nouveaux projets ou les avenants budgétaires ainsi que pour les analyses de rentabilité interne;
• Assurer, en lien avec la chargée subvention, le bon suivi financier et comptable de toutes les subventions;
• Assurer, en lien avec le responsable RH, la gestion de la paie.

Gestion de la comptabilité :

• S’assurer de la mise en place des procédures de paiement ainsi que les bonnes pratiques d’enregistrement comptable;
• Vérifier les journaux de banque et caisse incluant la mise en place de contrôles inopinés;
• Préparer et envoyer le pack comptable mensuel au service de Trésorerie du siège d’Expertise France;
• Vérifier les documents comptables avant leur envoi au siège;
• Vérifier la comptabilité (libellé, codes comptables, codes analytiques, lettrage, taux de change…) dans les outils disponibles : ERP et fichiers Excel;
• Superviser le contrôle des pièces comptables;
• S’assurer du respect de la politique d’archivage des pièces comptables;
• Préparer les documents de clôture comptable mensuelle, trimestrielle et annuelle;
• Réaliser les clôtures comptables semestrielles avec l’équipe administrative et sous la supervision de la CFT (dépenses engagées et affectations analytiques et comptables, dons en nature, immobilisation de matériel…).

Gestion de trésorerie :

• Superviser et compiler les prévisionnels de trésorerie de chaque projet;
• Après validation du CFT, réaliser l’envoi au siège et suivre la réception des fonds;
• Gérer les flux de trésorerie du bureau et garantir l’approvisionnement suffisant;
• S’assurer de la sécurisation des fonds, y compris des lieux de stockages.

Gestion et veille administrative :

• Superviser et contrôler la mise en place des règles et procédures administratives, financières et ressources humaines;
• Proposer et participer à la rédaction ou à l’amélioration des procédures administratives ou financières;
• S’assurer du suivi des contrats du bureau (location, accords cadre, etc.) en lien avec le service achats et les services concernés au siège;
• Apporter un appui aux équipes logistiques et achats (procédures, évaluation, négociation, etc.)
• Etre en veille quant aux évolutions des lois et politiques nationales;
• Préparer les déclarations et s’assurer du paiement des taxes;
• Nouer et entretenir des relations avec les autorités administratives au niveau national, en harmonie avec le groupe AFD.

Gestion d’équipe :

• Accompagner et former son équipe, en accompagnant les stratégies de décentralisation;
• Animer l’équipe comptable, financière et administrative dans sa globalité (fixation d’objectifs, entretiens, gestion des congés…).