UPA Développement international recrute un(e) Assistant(e) Administratif(ve) à Labé en Guinée.

PRINCIPALES RESPONSABILITES DU POSTE

Support administratif général

• Assure la tenue à jour d’un inventaire permanent du matériel de bureau et des autres actifs du projet;
• Assure le secrétariat, à savoir la correspondance relative aux responsabilités du service administratif et financier (commandes avec les fournisseurs en collaboration avec la logistique et la comptabilité, etc.…);
• Collabore à la gestion du personnel en tenant à jour un registre de temps de présence, des congés, absences, retards, journées de maladie etc…;
• Effectue le suivi des engagements du projet (abonnements, locations, contrats d’assurances des véhicules, des motos, santé du staff, Responsabilités civiles et multirisques professionnelles);
• Assure le suivi et l’effectivité des documents administratifs du matériel roulant (admissions temporaires des véhicules et motos, assurances des véhicules et motos etc…);
• Assure le suivi de l’entretien des véhicules, motos, des locaux;
• Assure le suivi de la consommation rationnelle de carburant des véhicules et motos;
• Met en place un système d’archivage des documents administratifs et s’assure qu’il est appliqué (électronique et physique) ;
• Effectue le paiement des factures auprès des services publics (Impôts, CNSS, ONFP) ;
• Participe à l’organisation des différents évènements du projet (par exemple, séminaires, ateliers, formation…);
• Gérer l’inventaire (enregistrer les entrées et sorties) des fournitures de bureau (papiers, cartouches d’encre pour les imprimantes etc.);
• Assure l’organisation des voyages et missions en étroite collaboration avec l’Assistant Logistique;
• Coordonne, participe et prépare les procès-verbaux des réunions ;
• Participe à certaines réunions et ateliers à l’extérieur du bureau à la demande du superviseur.

Support RH

• S’assure de la bonne tenue des dossiers des employés qui doivent comporter toutes les pièces obligatoires;
• Rédige les lettres d’embauche, de cessation d’emploi, autres lettres diverses avec l’appui du Responsable Administratif et Financier;
• Veille à l’accueil des nouveaux employés : fourniture du matériel, remise des procédures administratives interne et explication du fonctionnement du bureau;
• Veille à la mise à jour mensuelle du tableau des RH du projet;
• Rédige les demandes d’attestation de travail;
• Reçoit les demandes d’attestation de congés (annuel, maladie, heures de récupérations) et fait le suivi;
• Recueille les feuilles de temps à chaque fin de mois;
• Enregistre les congés annuels, congés de maladie et heures de récupération dans leur fichier respectif;
• Faire les copies des demandes de congé annuel, récupération et de maladie des employés et les mettre dans leur dossier;
• Maintenir à jour le classement des correspondances Admin/RH;