Expertise France recrute un  Chargé de Logistique et de Sécurité (H/F), Tamale, Ghana

Lieu : Tamale, Ghana (ressortissants ghanéens uniquement)

Durée : 12 mois (renouvelable)

Date de début provisoire : 1er juillet 2024

Description et objectifs du projet

Avec une population totale de 30,4 millions d’habitants en 2019 et plus de 55 % vivant en ville, le Ghana dispose d’un réseau dense de zones urbaines principalement concentrées le long de la côte atlantique et dans la région Ashanti. Le pays est à mi-chemin de l’urbanisation et a bénéficié d’un tissu économique urbain plus avancé que les autres pays d’Afrique de l’Ouest. Alors que la première période d’urbanisation a généré la création d’emplois et d’opportunités, l’amélioration des conditions de vie et la réduction de la pauvreté pour de nombreux Ghanéens, le pays est désormais confronté aux défis de l’efficacité économique et de l’inclusion sociale au sein de ses zones urbaines. En outre, l’expansion spatiale non planifiée des zones urbaines et métropolitaines et leur connectivité limitée au sein et entre les villes du Ghana constituent un défi, augmentant les coûts sociaux et environnementaux, l’accès inégal aux services de base, les risques sanitaires et les dommages écologiques.

Pour relever ces défis, un programme intégré est proposé pour répondre aux demandes en infrastructures et services en travaillant à la fois sur le cadre institutionnel et législatif au niveau central et sur la croissance urbaine au niveau local.

Le projet Sustainable Cities – Phase 1 fait partie du partenariat UE-Ghana pour des villes durables. Financé par l’Union européenne et mis en œuvre par Expertise France à travers le ministère de l’Administration locale, de la Décentralisation et du Développement local (MLGDRD), l’objectif du projet est d’améliorer la prospérité urbaine en soutenant le développement de villes durables et inclusives. Plus spécifiquement, le projet vise à soutenir six assemblées métropolitaines et municipales (MMA), à savoir les assemblées municipales de Tamale Metropolitan, Wa, Bolgatanga, Yendi, West Gonja et East Mamprusi, pour faire progresser le développement urbain durable et relever les défis spécifiques auxquels sont confrontées les villes en termes d’espace. croissance et changement climatique. Le projet vise également à améliorer la gouvernance urbaine et la mise en œuvre de politiques de planification inclusives, à accroître l’accessibilité des services urbains et à stimuler le développement économique vert et les opportunités d’emploi.

La mise en œuvre du projet a débuté le 1er mars 2024 et s’étendra sur une période de 58 mois (de mars 2024 à décembre 2028).

A propos d’Expertise France ( https://www.expertisefrance.fr/en/web/guest/accueil)

Expertise France est l’agence interministérielle française de coopération technique internationale, filiale du groupe Agence Française de Développement (AFD). Deuxième agence européenne, Expertise France conçoit et met en œuvre des projets qui renforcent durablement les politiques publiques des pays en développement et émergents. Elle opère dans des domaines clés du développement tels que la gouvernance, la santé, l’éducation et l’environnement, et travaille aux côtés de ses partenaires pour contribuer à la réalisation des objectifs de développement durable (ODD).

Expertise France s’est vu confier par l’UE la conception et la mise en œuvre du projet « Villes durables – Phase 1 ». L’action proposée par Expertise France répondra aux besoins de renforcement des capacités et de collecte de données du Ministère de l’Administration Locale, de la Décentralisation et du Développement Rural (MLGDRD) ; au niveau décentralisé, l’action ciblera certaines capitales régionales – Wa, Damongo, Nalerigu, Bolgatanga, Tamale – et la ville secondaire de Yendi.

Afin d’atteindre ces objectifs, Expertise France poursuivra les actions suivantes :

• Encourager les mécanismes de coordination entre les autorités locales et nationales : renforcement des capacités, observatoire urbain, incluant les questions de changement climatique et d’inclusivité dans les politiques urbaines, dialogues entre pairs… ;
• Améliorer structurellement la gouvernance urbaine en renforçant la capacité des gouvernements centraux et locaux à coordonner, concevoir et mettre en œuvre les politiques, la planification et la réglementation urbaines. Améliorer et renforcer les capacités techniques des autorités locales et promouvoir une approche participative.
• Soutenir les autorités locales dans la planification et la mise en œuvre pour améliorer les services d’eau, d’assainissement et de gestion des déchets dans les 6 MMA bénéficiaires.

Tâches et responsabilités

Travaillant au sein de l’équipe de projet basée à Tamale, le responsable de la logistique et de la sécurité est sous la supervision directe du responsable administratif et financier. Un lien étroit avec la direction de la sécurité, notamment avec le coordinateur régional de sécurité pour le Golfe de Guinée, est assuré pour les questions de sécurité dans la zone. Il/Elle sera en charge d’accompagner l’équipe sur toutes les tâches logistiques liées à l’organisation des missions (ordres de mission, sécurité si nécessaire), aux déplacements (réservation des billets d’avion, location de voiture, hébergement), et à l’organisation de réunions, ateliers. ou des événements dans le cadre du projet. Il/Elle sera également en charge de la gestion des véhicules ainsi que du suivi et de la réparation de la flotte du projet. Il/Elle encadrera les chauffeurs impliqués dans le projet.

Le Chargé de Logistique et de Sécurité est responsable de la mise en place du cadre d’appui logistique adapté et bien dimensionné au projet. Il est le garant de l’application, du respect des politiques, règles, procédures, et bonnes pratiques logistiques, des fonctions d’achats et de transport. Il veille à ce que les équipes disposent des moyens, ressources et outils dont le projet a besoin pour mener à bien ses activités.

Sur le terrain, Il gère de A à Z la logistique d’un événement, de sa gestion à l’encadrement des différentes étapes post-événement. Il/Elle veille à la mise en œuvre et au bon déroulement des opérations tout en gérant un budget dédié. Le Responsable Logistique et Sécurité est également le garant technique du bon déroulement de l’événement. Il/Elle doit être en mesure d’accompagner les équipes techniques le jour J et d’informer les usagers des installations en place à l’emplacement réservé. Il est chargé de coordonner la mise en œuvre opérationnelle des activités, de coordonner l’exécution de l’événement, de conduire l’évaluation et de rédiger le bilan de l’opération.

À ce titre, le titulaire du poste sera responsable de :

• Soutenir et suivre les activités du projet,
• Apporter un support technique au projet,
• Renforcer les capacités et capitaliser,

Le responsable logistique et sécurité contribue à la définition de la stratégie de communication du Projet autour de l’élaboration de son plan de communication, notamment dans sa mise en œuvre financière, la mise en œuvre de ce plan dans le respect du calendrier et du budget ainsi que des directives d’Expertise France et du UE définie en la matière.

Logistique

• Superviser et assurer la performance de la supply chain,
• Gérer la flotte de véhicules, les structures de base (bureau, résidence), les équipements et ressources générales,
• Assurer la gestion des stocks,
• Contribuer à la gestion de la sécurité opérationnelle,
• Gestion du parc informatique,
• Gestion des ressources humaines (deux chauffeurs),
• Reporting et capitalisation,
• Renforcer la gestion et l’optimisation de la flotte (deux véhicules prévus),
• Assurer le support aux deux chauffeurs pour optimiser les déplacements,
• Conformité sur les procédures logistiques et lutte contre la fraude,
• Participer à l’élaboration et à la mise à jour des procédures logistiques,
• Suivre tous les dossiers liés au domaine logiciel en liaison avec le responsable administratif et financier,
• Assurer l’application des procédures logistiques,
• Assurer la sécurité des marchandises reçues et stockées dans les locaux d’Expertise France,
• Aider à la préparation logistique des sessions de formation, séminaires et ateliers,
• Aider à la rédaction des spécifications techniques et des termes de référence pour l’achat de fournitures ou de services,
• Assurer le stockage, l’hygiène et la propreté des stocks (organisation, propreté, aération, absence de nuisibles, etc.),
• Maintenir l’inventaire des équipements et préparer des rapports d’inventaire périodiques,
• Préparer et livrer le matériel tel qu’approuvé,
• Préparer les chargements et les documents de transport (bons de livraison, attestations de dons, etc.),
• Assurer la liaison avec le déclarant en douane pour les formalités douanières des articles,
• Assurer la maintenance et la maintenance des équipements de télécommunications mis en place pour maintenir un contact permanent avec l’ensemble des collaborateurs d’Expertise France,
• Préparer et participer à certaines missions provinciales en appui technique et/ou administratif,
• Surveiller la logistique sur le terrain lorsque nécessaire,

Gestion de la sécurité

• Analyser les zones d’exécution du projet et collecter les éléments nécessaires à la mise en œuvre des protocoles, mesures et règles de sécurité de l’agence dans les villes de la mission,
• Se tenir au courant de tout changement et mettre à jour le contexte de sécurité dans les zones du projet,
• Veiller à ce que l’ensemble du personnel d’Expertise France (missionnaires, experts courte ou longue durée, expatriés ou nationaux) assure le suivi de la bonne application des protocoles et consignes de sécurité,
• Suivre tous les dossiers liés à la sécurité en liaison avec les responsables ou sponsors de deux projets et le service sécurité du siège,
• Participer à la définition et à la mise à jour régulière du plan de sécurité en relation avec les responsables et sponsors du projet et le service sécurité du siège,
• Suivre en permanence et en temps réel la situation de l’ensemble du personnel d’Expertise France présent et/ou affecté dans les villes de la mission,
• Remplir et transmettre avec recommandations les fiches de sécurité et ordres de mission pour tout déplacement officiel agréé en zone orange ou rouge, au service de sécurité du siège pour validation,
• Coordonner en toute sécurité les déplacements du personnel ou le transport des matériels, que ce soit par voie aérienne, routière ou maritime (organisation, suivi, relations avec les interlocuteurs locaux),
• Mettre en place et gérer un système de télécommunications pour maintenir un contact régulier ou permanent avec l’ensemble du personnel d’Expertise France dans les villes/provinces de la mission,
• Suivre au quotidien la situation sécuritaire dans le pays,
• Préparer une analyse de sécurité régulière et la remonter aux managers et sponsors du projet, ainsi qu’au service sécurité du siège social,
• Alerter en temps réel tous risques/menaces, incidents aux responsables et sponsors de deux projets, ainsi qu’au service sécurité du siège,
• Assurer la veille économique, collecter et analyser toutes les informations de sécurité provenant de sources locales, nationales et internationales,
• Fournir les éléments nécessaires à la préparation des rapports techniques en lien avec les responsables et sponsors du projet et le siège social,
• Assurer la sécurité de l’environnement de travail des bureaux d’Expertise France au Ghana, notamment dans les villes/provinces de la mission,
• Contribuer à la mise en œuvre des plans de crise en contact direct avec le service sécurité.

Communication

• Contribuer à l’élaboration d’un plan d’action/tableau de bord de toutes les activités de communication du Projet en lien avec les politiques/directives d’Expertise France et de l’Union Européenne dans ce domaine y compris son budget,
• Contribuer à la mise en œuvre du plan d’action/tableau de communication susvisé conformément au calendrier et au budget définis notamment dans le cadre de l’organisation d’événements,
• Contribuer à valoriser les activités du Projet tant au niveau national, qu’auprès des bénéficiaires et partenaires du projet ainsi que l’action d’Expertise France avec la contribution de l’Union Européenne,
• Etre force de proposition/conseil sur des actions de communication adaptées aux publics cibles et aux objectifs du projet,

Événement

• Veiller à ce que la bonne logistique de l’événement soit organisée en mobilisant les ressources humaines et matérielles nécessaires (en interne et en externe) notamment en identifiant et gérant les relations avec les prestataires externes,
• Proposer un support technique pour assurer la mise en œuvre des sessions à distance,
• Invitations de lancement,
• Avec le Responsable d’Activité et le Chef de Projet, réaliser le planning et le suivi budgétaire de l’opération,
• Assurer la communication autour de l’événement en amont (médiatisation), le jour J et en aval,
• Accueillir les participants et coordonner les différentes parties prenantes lors de l’événement,
• S’assurer que les canaux numériques pour les sessions à distance fonctionnent correctement,
• Si nécessaire, mettre en œuvre la traduction in situ ou à distance,
• Évaluer les événements avec les participants,
• acte de l’événement,
• Capitaliser sur les temps forts des événements,
• Favoriser l’implication des participants aux événements
• En collaboration avec le chef de projet et l’équipe administrative et financière, examiner le lancement des dépenses.

Gestion des locaux et autres équipements

• Superviser les équipes de maintenance,
• Suivre les travaux d’entretien des locaux de l’agence,
• Auditer et entretenir le matériel de bureau (notamment ordinateurs, imprimantes, scanners, etc.),
• Suivre la réhabilitation et l’entretien des structures nécessaires au fonctionnement de la base : bureaux, espaces de vie, stocks, etc.
• Participer à la mise en place et au suivi du réseau informatique,

Exigences d’expérience professionnelle

• Baccalauréat minimum en logistique, communication ou équivalent,
• Expérience d’au moins 5 ans dans un poste similaire,
• Une expérience en communication sur des projets financés par des partenaires externes serait un atout,
• Expérience préalable en gestion d’équipe,
• Connaissances de base en gestion informatique,

Compétences et connaissances humaines

• Compétences avérées en communication,
• Connaître les réglementations concernant l’achat, le transport, le stockage, etc.
• Connaître les politiques/procédures d’achat et de logistique des bailleurs de fonds,
• Anticiper et organiser : faire preuve de prospective (établir des prospectives, anticiper les moyens d’action), et de sens organisationnel (objectifs à atteindre, répartition des rôles.),
• Goût du travail en équipe,
• Compétences organisationnelles et de priorisation et capacité à gérer plusieurs choses en même temps,
• Disponibilité, flexibilité, autonomie,
• Compétences en équipe et en coordination, excellentes capacités relationnelles,
• Fortes capacités de travail en équipe, flexibilité, sens de l’organisation, réactivité,
• Compétences rédactionnelles démontrées (rapports, notes d’information, stratégies, etc.),
• Capacité pragmatique et avérée à produire des outils et des documents dans des délais courts,
• La connaissance du français sera un avantage