Expertise France recrute un(e) coordinateur(trice) pays (H/F), Conakry, Guinée

MISSIONS :

Le/la coordinateur/trice pays est responsable de la coordination des opérations dans le pays, de la représentation institutionnelle d’EF auprès de nos partenaires, du soutien à la mise en œuvre des projets, en lien avec les équipes programme, à travers une cellule d’appui mutualisé (CAM), au service des différents projets concernés. Il/elle coordonne les opérations ainsi que la planification, le pilotage et la mise en œuvre des activités financières, logistiques, contractuelles, administratives, RH de l’ensemble des projets, dans le respect des obligations contractuelles et des règles d’Expertise France. Il/Elle est responsable du reporting consolidé des projets sur les questions support.

Il/ Elle assure le management des collaborateurs de la cellule : un.e RAF et un.e responsable des achats et logistique, chacun en charge d’une équipe dédiée. Au fur et à mesure de l’élaboration de la CAM, de nouveaux collaborateurs pourront être recrutés.

Il/elle assure aussi la gestion globale de l’organisation et du fonctionnement du bureau.

Il/elle travaille assure la représentation institutionnelle d’EF auprès de ses partenaires et bailleurs. Il / elle avec les partenaires de mise en œuvre des projets : dans ce cadre, il/elle assure le dialogue externe sur les questions support avec les autorités locales et les bailleurs de fonds, toujours en lien avec les personnes ressource de la cellule pilotage et/ou de la Direction des fonctions transversales au siège.

Les principales missions confiées au/à la coordinateur/trice pays sont les suivantes :

Représentation institutionnelle et coordination des opérations

• Gère et anime les relations institutionnelles avec l’ambassade de France, l’agence AFD et la Délégation de l’Union Européenne ;
• Assure notamment une bonne circulation de l’information depuis et vers ces partenaires ;
• Participe aux réunions auxquelles il / elle est convié : réunions élargies de SCAC, réunions d’agence AFD, etc.
• Anime les réunions des chefs de projet ;
• Anime le dialogue entre les équipes projets et avec la cellule d’appui mutualisé.

Management

• Coordonne l’ensemble des équipes et assure le management direct des collaborateurs de la CAM ;
• Assure la gestion globale de l’organisation et du fonctionnement du bureau ;
• Participe, en lien avec le référent sureté régional, aux processus de gestion de la sécurité des équipes projet.

Gestion financière

• Responsable de la planification, du pilotage et du suivi du budget des projets, dans le respect des obligations contractuelles et des règles d’Expertise France ;
• Consolide le suivi budgétaire et prévisionnel mensuel des projets, en lien avec les équipes programme ;
• Supervise la trésorerie et la comptabilité mensuelle ;
• Responsable des exercices de clôture comptable et des références budgétaires agence ;
• Responsable de la sécurité financière ;
• Responsable de l’élaboration des rapports financiers, conformes aux règles bailleurs.

Passation de marchés et logistique

• En lien étroit avec le département des affaires juridiques et le/la responsable achats et logistique qui en a la responsabilité : planification, pilotage et suivi de la mise en œuvre du plan de passation de marché des projets, en lien avec les chefs de projet ;
• Met en place, avec le responsable achats et logistique, le processus achat de la CAM (demandes d’achat, règles de passation, numérotation des contrats) et le communique aux différents services internes ;
• Relecture des contrats, selon les seuils de validation Expertise France, en lien avec les chefferies de projet ;
• Supervise les activités logistiques du bureau et des projets ;
• Valide le suivi logistique mensuel des projets
• Assurer le bon déroulement de toutes les missions, en lien avec le chargé logistique national point focal des missions
• Assurer la mise en place et le bon déroulement de tous les évènements (ateliers, formations, etc.) proposés par les projets

RH

• Supervise un/e chargé/e RH, et en lien avec lui /elle est responsable de la gestion administrative des toutes les ressources humaines en contrat local, en lien, le cabinet de portage salarial et la direction des affaires juridiques au siège
• De l’organisation de tous les recrutements
• De la création, le cas échéant, et respect de la grille salariale
• Participe au chantier de mise en place d’EF comme employeur direct en Guinée.

Communication

• En lien avec un chargé communication, qu’il / elle supervise, et les agences de communication contractées, assure un appui aux projets sur tous les aspects communication ponctuels mais aussi  la mise e place et réalisation d’un plan de communication institutionnelle et projets ;

Administration et moyens généraux

• Supervise la gestion du bureau (ex : baux de location), en lien avec le responsable logistique national ;
• Supervise l’application des règles et consignes sécuritaires en lien avec le responsable logistique national et le Siège
• Assure toutes les démarche administratives en appui aux experts (VISA, test PCR, réservations hôtels), en lien avec la chargé administrative

Contrôle interne et audit externe

• Responsable de la mise en application du contrôle interne au sein du bureau (transmission des procédures, suivi de leur appropriation)
• Contribue à l’élaboration de nouvelles procédures pour le terrain

Responsable de la planification, de la mise en œuvre et du suivi des audits des projets, en lien avec le responsable administratif et financier national, et en lien avec le siège.