Expertise France recrute un chef de projet Urbayiti, Port-au-Prince, Haïti

Référence du projet : Urbayiti – Gouvernance urbaine et villes résilientes

La société haïtienne est en pleine transition d’une dominante rurale vers une dominante urbaine, avec une croissance des villes extrêmement rapide, tant en population qu’en surface. 57,3% de la population totale habite désormais en ville et 24% vit dans la zone métropolitaine de Port-au-Prince (ZMPP), qui connait un accroissement extraordinaire. L’étalement des villes prend forme de quartiers précaires occupant des zones à risques et sans sécurité foncière. Le séisme de 2010 et l’ouragan Matthew en 2016 ont mis en exergue les défis majeurs auxquels Haïti et ses villes sont confrontés en raison de l’urbanisation incontrôlée : manque de logements adéquats, d’équipements et de services urbains, taux de chômage élevé, problèmes fonciers, dégradation environnementale et insécurité croissante.

Le programme Urbayiti « gouvernance urbaine et villes résilientes » est un programme de l’Etat haïtien accompagné par l’Union européenne et Expertise France, visant à contribuer au développement économique et social d’Haïti et à la résilience des populations urbaines à travers l’amélioration de la gestion et de la qualité de vie des villes. Sa mise en œuvre, initiée en décembre 2017, est prévue, pour une partie de ses activités, jusqu’en décembre 2026.

Les objectifs spécifiques du programme sont :

• OS1 – le renforcement de la gouvernance du secteur urbain, aux niveaux national et local : structuration légale et institutionnelle du secteur, renforcement de capacités des acteurs, participation effective des citoyens et citoyennes et de la société civile à la vie urbaine ;
• OS2 – le renforcement de la résilience des villes et des populations urbaines : l’amélioration de l’accès aux services de base, la réduction des vulnérabilités économiques et sociales et l’atténuation des risques naturels permettront d’atteindre ce deuxième objectif dans les zones ciblées (Port-au-Prince, Jérémie et Les Cayes).

Le programme renforce la gouvernance du secteur urbain en intervenant à trois échelles :

• nationale pour des actions stratégiques, normatives et de développement des capacités ;
• métropolitaine ou départementale pour des actions stratégiques, de formation et d’études ;
• locale pour la réalisation d’opérations d’aménagement et de renforcement des capacités (Port-au-Prince, Jérémie, Les Cayes).

Les activités confiées à Expertise France portent sur les deux composantes suivantes :

• le renforcement de la gouvernance du secteur urbain aux niveaux national et local, et l’appui au développement économique des plus vulnérables par la réalisation d’opérations d’aménagement urbain ;
• la coordination de l’ensemble du programme.

Les activités confiées à Expertise France portent sur les deux composantes suivantes : (i) le renforcement de la gouvernance du secteur urbain aux niveaux national et local, et l’appui au développement économique des plus vulnérables par la réalisation d’opérations d’aménagement urbain ; (ii) la coordination de l’ensemble du programme. Pour coordonner la mise en œuvre les activités, des experts long-terme et court-terme sont mobilisés sur chaque composante.

Description du poste

En appui à la mise en œuvre des deux composantes, Expertise France a mis en place une unité opérationnelle, basée à Port-au-Prince, permettant une adéquation avec les objectifs fixés et une bonne gestion des fonds de l’Union européenne. L’unité opérationnelle est pilotée par un chef de projet, appuyé par un responsable administratif et financier à temps partiel et une assistante de projet, tous deux déjà en poste.

Sous la responsabilité de la coordinatrice de l’unité Développement urbain d’Expertise France au siège, le chef de projet, basé à Port-au-Prince, travaille en collaboration avec les partenaires et bénéficiaires tout en assurant la logistique et les relations avec le bureau projet et Expertise France. Il appuiera l’expertise résidente ainsi que l’expertise court-terme en charge de la mise en œuvre des activités confiées à Expertise France et sera responsable de la coordination de l’ensemble des services supports (logistique, administratif, opérationnel) nécessaires à la bonne exécution du projet.

Pour la mise en œuvre de ce programme, Expertise France appliquera les règles de passation de marchés publics français pour ce qui concerne les appels d’offres et les règles du PRAG (Procedures & Practical Guide) de l’UE pour les possibles appels à projets et subventions.

Le chef de projet assurera notamment les tâches suivantes :

la gestion et la coordination des activités du projet :

• définir les orientations stratégiques et opérationnelles du projet, avec les partenaires, l’équipe-projet, le siège d’Expertise France et le bailleur ;
• piloter la mise en œuvre des activités : animer le travail au sein de l’équipe projet afin d’assurer la bonne déclinaison opérationnelle des orientations du projet dans la planification pluriannuelle des activités (chronogramme, prévisions budgétaires, etc.), préparation et animation des réunions d’équipe, réunions de suivi avec les experts, partage d’informations, etc. ;
• en étroite collaboration avec les membres de l’équipe de projet, coordonner la mise en œuvre des activités : respect du chronogramme, réorientation des actions si nécessaire ;
• participer et accompagner l’équipe dans le cadrage et le pilotage des missions d’expertise et assurer un contrôle qualité des livrables produits dans le cadre du projet.

 Animation et direction de l’équipe projet :

• assurer le mangement fonctionnel des collaborateurs de l’unité opérationnelle (responsable administratif et financier, assistante de projet, chauffeurs, etc.) : gestion des plannings/charge de travail, réunions d’équipes/entretiens individuels, règles d’usages et de vie dans les bureaux du projet, etc. ;
• en concertation avec le siège d’Expertise France, assurer la répartition des tâches et des responsabilités entre les membres de l’équipe, en s’appuyant sur les compétences de chacun et en se basant sur la définition des postes.
• Faciliter les relations de travail en équipe et assurer une circulation de l’information entre les membres la plus fluide possible : organiser, entre autres, des réunions d’équipe et des réunions de travail avec chacun ;
• superviser les appuis logistiques en lien avec l’assistante de projet : organisation des missions, des évènements et des réunions, moyens divers, etc.) ;
• en lien avec la direction Sûreté d’Expertise France, s’assurer de la mise en place et du respect des mesures destinées à assurer la sécurité des membres de l’équipe projet.

garantir l’exécution et la conformité de l’ensemble des tâches administratives et financières du projet selon les procédures du projet et celles d’Expertise France, en étroite collaboration avec le Responsable administratif et financier :

• contribuer à l’élaboration et actualisation des outils et des procédures de gestion du projet (manuel de procédure par exemple) et garantir leur bonne application ;
• contrôler la bonne gestion financière du projet (compte bancaire, caisse, clôtures budgétaires, etc.) ;
• s’assurer du respect des procédures exigées par Expertise France et le bailleur (règles d’éligibilité des dépenses, achats, marchés, subventions, rapports, etc.).
• superviser le reporting financier interne d’Expertise France (suivi financier, prévisions et clôtures budgétaires) ;
• superviser le reporting budgétaire externe à destination du bailleur et les audits du projet ;
• contrôler le respect des procédures de passation de marchés (services, fournitures, travaux, etc.) et d’attribution de subventions et suivre les marchés attribués dans le cadre du projet (suivi régulier de l’avancement des activités, etc.) ;
• élaborer les rapports d’activités techniques et financiers intermédiaires et finaux requis par l’Union européenne en lien avec l’équipe projet, prendre en charge une partie de la rédaction et la consolidation globale des autres parties rédigées par l’équipe projet et assurer le contrôle qualité des rapports finalisés, avant transmission au siège d’Expertise France pour validation.
• accompagner les experts résidents dans la passation et le suivi des achats du projet en lien avec le responsable administratif et financier (services, biens, travaux, expertise, etc.) : plan de passation des contrats, élaboration des documents liés aux marchés, contrôle qualité des dossiers, négociations contractuelles, suivi des engagements contractuels, etc.

S’assurer du bon fonctionnement du bureau partagé d’Expertise France en Haïti :

Le bureau haïtien est partagé entre plusieurs projets mis en œuvre par l’Agence : le projet Urbayiti, le projet State Building Contract II mis en œuvre par le département Gouvernance Financière d’Expertise France notamment. Le projet Urbayiti étant le projet principal, le Chef de projet jouera également le rôle de référent « mutualisation » du bureau partagé. A ce titre, le chef de projet veillera à la bonne gestion du bureau, en lien avec le responsable administratif et financier, les assistants des deux projets et la coordinatrice du projet SBC II par :

• superviser la gestion de la flotte des véhicules : planning, mesures de sécurité/mobilisation, etc.
• contrôler de la gestion des stocks, des équipements et de fourniture,
• superviser le fonctionnement courant en lien avec l’assistante de projet et le Responsable administratif et financier : bail, assurance, internet, etc.
• contrôler la bonne gestion financière des dépenses du bureau mutualisé (compte bancaire, caisse, clôtures budgétaires, etc.) ;
• assurer une veille sur les questions sécuritaires, notamment en entretenant des relations étroites avec les acteurs pertinents dans ce domaine (société privée de sécurité, Ambassade de France, etc.).
• s’assurer du respect des mesures destinées à assurer la sécurité des membres de l’équipe projet, notamment par des communications et demandes d’autorisations de déplacement régulières avec l’ambassade de France lors de chaque mouvement en zone rouge de l’équipe projet, en lien avec la direction Sûreté d’Expertise France.

participer à la visibilité du projet et la représentation de l’Agence auprès des partenaires par :

• contribuer aux actions de communication du projet et la participation au partage d’expériences et à la diffusion des bonnes pratiques ;
• contribuer à assurer les synergies entre les différents projets et acteurs présents en Haïti : participation aux réunions sur la gouvernance locale/développement urbain, représentation du projet au niveau des partenaires et du bailleur de fonds sur le terrain (missions, évènements, etc.) ;
• élaborer des revues d’actualités, la rédaction de notes techniques et/ou thématiques ;
• assurer le partage d’informations sur le projet au sein du Groupe AFD (coordinateur géographique d’Expertise France qui supervise l’ensemble du pays, Agence AFD en Haïti) et avec l’Ambassade de France.