Avis de recrutement : Plan International recrute un agent d'approvisionnement à Jakarta, Indonésie.

Avis de recrutement : Plan International recrute un agent d’approvisionnement à Jakarta, Indonésie.

Objectif du rôle

Le responsable des achats doit assurer une bonne gestion générale des achats conformément aux politiques et procédures. Il/elle exécutera le processus de passation des marchés avec une approche transparente et responsable et des contrats de gestion et de location appropriés. Ce rôle surveillera également régulièrement tout engagement en cours sur le système SAP, maintiendra les relations avec les fournisseurs, organisera les délais d’approvisionnement et dirigera le processus.

Dimension du rôle

Le responsable des achats se concentrera sur les activités générales d’achat quotidiennes pour garantir la bonne mise en œuvre et les livraisons des programmes et des parrainages, l’efficacité opérationnelle et le respect des politiques et procédures des donateurs et de Plan International. Il/elle rapportera au Coordonnateur des Achats.

Responsabilités

Gestion des achats/approvisionnements

Veiller à ce que les systèmes et procédures d’approvisionnement soient utilisés dans la fourniture des services d’approvisionnement.
En liaison avec le coordinateur des achats, supervise les procédures d’appel d’offres ouvertes et fermées et effectue l’analyse des offres avec le comité d’appel d’offres et les procès-verbaux bien classés.
Exécution du processus de passation des marchés demandé par les projets, exhaustivité des documents de passation des marchés et évaluation du processus de sélection.
Mise en place du système de contrôle interne qui garantit que les bons de commande sont dûment préparés et expédiés. Actions correctives en temps opportun sur les bons de commande comportant des erreurs de vérification du budget et d’autres problèmes.
Exécuter la vérification mensuelle des bons de commande ouverts dans SAP et préparer les actions correctives en liaison avec le coordinateur des achats.
Maintenir et mettre à jour la base de données des fournisseurs qui est capable de répondre de manière adéquate aux besoins du programme pays à tous les niveaux en liaison avec le coordonnateur des achats.
Organiser une formation pour le personnel des projets sur les achats en l’absence du coordinateur des achats.
Préparer la demande de devis/proposition/dossier de documents, appel d’offres/invitation et soumettre pour examen au coordonnateur des achats.

Maintenance du fournisseur

Veiller à ce que l’étude de marché soit régulièrement menée pour identifier les fournisseurs potentiels afin de garantir un bon rapport qualité-prix grâce à un approvisionnement approprié en biens et services conformément aux demandes de l’entreprise, en liaison avec le coordinateur des achats pour les fournisseurs pré-qualifiés.
Maintenir et mettre à jour la liste des fournisseurs et le catalogue d’approvisionnement sur une base mensuelle.
Effectuer une évaluation périodique des fournisseurs et préparer un formulaire de commentaires.
Préparer le formulaire de questionnaire du fournisseur et le formulaire de visite du fournisseur
Conduire la procédure d’approvisionnement, la sécurité et la politique de code de conduite pour tous les fournisseurs.

Rapports et gestion des données

Soutenir le coordonnateur des achats dans la préparation d’un rapport mensuel sur l’avancement des achats.
Superviser le rapport des bons de commande ouverts dans SAP BI et corriger les erreurs.
Mettre à jour le suivi des achats auprès du coordinateur des achats
Préparer le rapport d’évaluation des fournisseurs sur une base mensuelle et faire rapport au coordonnateur des achats.
Mettre à jour le suivi des accords
Créer, mettre à jour et partager des rapports mensuels de suivi des achats du projet avec les demandeurs et les responsables du budget
Tenir des registres de tous les achats, accords et contrats et assurer des mises à jour régulières si nécessaire.
Effectuer le suivi et s’assurer que toutes les commandes en cours sont livrées à la date d’échéance.

4. Soutien au projet

Soutenir la mise en œuvre du projet grâce à un achat efficace et efficient de biens et de services. Cela comprend le suivi des dépenses d’approvisionnement, des délais de livraison et de l’état des achats.
Assister le chef de projet dans la préparation des plans d’approvisionnement du projet
Fournir des services techniques à l’équipe de projet lors de la rédaction des plans d’approvisionnement spécifiques au projet en collaboration avec tous les partenaires.
Soutenir et mettre en œuvre des partenariats stratégiques avec les fournisseurs pour la fourniture de biens et de services dans le but de mettre en œuvre un programme de qualité ;

Gestion des actifs

Coordonner avec le bureau national de logistique pour garantir que les actifs du projet sont codés et enregistrés conformément aux exigences de la politique, et assurer la mise à jour en temps opportun du registre des immobilisations.

Conformité

Fournir des informations pour les besoins d’audit.
Coordonner et garantir que tous les contrats capturent le meilleur intérêt de Plan International et du donateur.
Assurez-vous que tous les documents politiques de Plan International sont inclus, notamment la politique de protection des enfants et des jeunes, la politique anti-corruption et antiterroriste.
Veiller à ce que tous les contrats du projet soient examinés, approuvés et signés en temps opportun conformément à la matrice RACI.

Soutenir les budgets des projets et contribuer au processus budgétaire.

Soutenir le projet pendant le processus budgétaire annuel et du projet en termes de fourniture d’informations sur les biens d’achat et les prix.
Accompagnement dans la préparation du budget du Projet en fin d’exercice

Autre

Effectue d’autres tâches qui peuvent être assignées par le coordonnateur des achats

Protection des enfants et des jeunes (PSHEA)

La mise en œuvre des principes et normes de sauvegarde YPII peut être appliquée dans tous les domaines de travail, en fournissant des biens et services pour tous les programmes et besoins opérationnels de l’organisation (par exemple : sélectionner les fournisseurs/consultants potentiels avant de signer des contrats en garantissant que tous les fournisseurs/consultants gérés par le service des achats l’équipe a reçu une séance de sauvegarde, examiner et s’assurer que tous les documents comprennent des documents d’analyse et d’atténuation des risques, des preuves d’avoir reçu une séance d’information/d’initiation sur chaque soumission pour le processus de paiement dans la liste d’approvisionnement, qu’il existe des documents de sauvegarde signés par le consultant/fournisseur, effectuer une évaluation régulière des fournisseurs/consultants d’intervention concernant leur engagement en matière de sauvegarde, etc.)
Engagé à développer le professionnalisme, une culture de protection, de prévention de la violence et l’attitude nécessaire pour avoir le courage de signaler toute forme de violence contre les enfants et les participants au programme et de participer à des évaluations régulières par le biais de l’évaluation annuelle liée à la protection avec les superviseurs.
Complété en présentiel et/ou formation à la sauvegarde et formation de recyclage via la plateforme Plan Academy et recertifier rapidement.

Expertise, compétences et connaissances techniques.

Essentiel

Baccalauréat en gestion, économie, administration ou tout domaine connexe ;
Minimum (3) années d’expérience progressive dans une ONG dans les domaines des achats, de la gestion des contrats, de l’administration ou dans un domaine connexe;
La connaissance de SAP ou de tout autre logiciel d’approvisionnement sera un avantage supplémentaire;
Solide planification et organisation;
Bonne connaissance des achats et de la gestion des appels d’offres;
Connaissance de la clause de contrat, d’accord ou de protocole d’accord;
Bonnes aptitudes interpersonnelles et de communication;
Bonnes capacités de négociation;
Maîtrise de l’anglais.

Souhaitable

Solide maîtrise de l’utilisation de logiciels informatiques;
Solides compétences en matière de présentation, de constitution d’équipe et de relations interpersonnelles;
Penseur analytique doté de solides compétences conceptuelles et de résolution de problèmes;
Travailler avec professionnalisme dans un environnement soumis à de fortes pressions et à des délais serrés;

Des délais de déclaration stricts;
Travailler avec l’équipe de projet et garantir que les résultats du projet sont obtenus en temps opportun sans compromettre la qualité;
Bonne maîtrise de la résolution des conflits tout en entretenant des relations importantes : Capacité à résoudre les conflits;
Planifier et planifier son propre travail et sélectionner les méthodes/outils appropriés pour la livraison;
Compréhension des normes de confidentialité des données.

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