Plan International recrute un Agent administratif du programme SPACE à Jakarta, Indonésie.

 

 

 

 

 

Rôle d’agent administratif en tant que point de contact pour tout le personnel du projet, fournissant un soutien administratif et gérant leurs requêtes. Les principales tâches consistent à assurer la rentabilité et l’efficacité des services publics, à mettre à jour et à enregistrer les mouvements des actifs, à gérer le stock du bureau , à préparer des rapports réguliers (par exemple, dépenses, actifs et déplacements), à organiser les dossiers de l’entreprise, à garantir la bonne gestion, la propreté et l’ordre des installations de bureau, à préparer les factures et saisie dans le système SAP et rapport de voyage. Elle/Il relèvera du coordonnateur des achats et de l’espace du gestionnaire de programme.

Responsabilités

1. Gestion des immobilisations et de la faible valeur des actifs

  • Pour gérer l’actif du projet;
  • Organiser une vérification physique annuelle des actifs du projet.

2. Rapport des frais de déplacement et de bureau et préparation de la facture

  • Préparer le rapport trimestriel pour les voyages en dehors de l’Indonésie (avec coordination avec le responsable des achats si la billetterie est liée à une réunion/atelier/formation)
  • Préparer un rapport mensuel des dépenses de bureau (fournitures de bureau, cartouche d’imprimante, utilitaires de bureau).
  • Saisissez le bon de commande dans le système SAP et obtenez l’approbation d’Admin Manager
  • Préparer la liste des données de paiement ventilées pour l’agent de voyages pour surveiller le paiement
  • Projet d’appui à la préparation des documents de paiement, coordination avec le Programme et les Achats.

3. Organiser les réunions, les événements et le système de classement

  • Création, mise à jour et maintenance des dossiers et bases de données;
  • Tenir à jour le calendrier de l’entreprise et planifier les rendez-vous;
  • Réservez des salles de réunion selon vos besoins;
  • Coordination avec la réceptionniste pour distribuer et stocker la correspondance (p. ex. lettres, courriels et colis);
  • Organisation de réceptions spéciales et d’événements sociaux;
  • Répondre aux requêtes du personnel et des fournisseurs.

4. Sauvegarde et PSHEA

  • Appliquer les principes de sauvegarde dans chaque processus de planification, en effectuant une analyse d’atténuation des risques, une mise en œuvre, une documentation, un suivi, une évaluation et un reporting dans l’ensemble du projet.
  • Engagé à développer le professionnalisme, une culture de protection, de prévention de la violence et l’attitude nécessaire pour avoir le courage de signaler toute forme de violence contre les enfants et les participants au programme et de participer à des évaluations régulières par le biais de l’évaluation annuelle liée à la protection avec les superviseurs.
  • Participez à une formation d’initiation et/ou à une formation en matière de sauvegarde et de recyclage en face à face via la plateforme Plan Academy et recertifiez-vous rapidement.

Relation clé

Interne

  1. Chef de projet; Reporting, coordination;
  2. Département financier; Processus de paiement;
  3. Spécialiste et agent des achats ; Coordination;
  4. Personnel du projet ; Coordination;
  5. Bureau administratif PSO et PIA ; Coordination;
  6. Communication; Coordination;
  7. IL; Coordination.

Externe

  1. Vendeurs; entretenir une relation;
  2. Les partenaires; la gestion des contrats.

Expertise, compétences et connaissances techniques

Essentiel

  • Diplôme/Baccalauréat en administration ou tout domaine connexe.
  • Une expérience dans le domaine connexe est requise pour ce poste.
  • Excellentes compétences de communication écrite et verbale
  • Excellentes compétences en gestion du temps ; capacité à prioriser
  • Volonté d’apprendre et de grandir avec l’organisation et motivé pour entreprendre des projets supplémentaires et résoudre des problèmes
  • Autonome et capable de travailler sans supervision
  • À l’aise dans un rôle de leadership et de joueur d’équipe, gère les membres de l’équipe, dirige les réunions des assistants et supervise en cas de besoin.
  • Expérience préalable en tant qu’assistant de bureau, administrateur de bureau ou gestion de responsabilités administratives dans un domaine connexe
  • Personne multitâche hautement organisée qui travaille bien dans un environnement en évolution rapide
  • Compétences informatiques maîtrisées, notamment la suite Microsoft Office (Word, PowerPoint et Excel); la planification des rendez-vous/la mise à jour des calendriers est indispensable

Souhaitable

  • Une expérience avec SAP Procurement sera préférable.

Toutes les candidatures seront traitées en toute confidentialité. Seuls les candidats présélectionnés seront informés et invités à des entretiens. Veuillez soumettre votre lettre de candidature et votre curriculum vitae détaillé en anglais en postulant dès maintenant au plus tard le 18 septembre 2023.

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