Le PNUD recrute un(e) associé(e) à la passation de marchés, Nur-Sultan, Kazakhstan

Description de l’emploi

Contexte

Le PNUD s’engage à assurer la diversité de sa main-d’œuvre en termes de sexe, de nationalité et de culture. Les personnes issues de groupes minoritaires, de groupes autochtones et de personnes handicapées sont également encouragées à postuler. Toutes les candidatures seront traitées avec la plus stricte confidentialité.

Le PNUD ne tolère pas l’exploitation et l’abus sexuels, tout type de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel, et la discrimination. Tous les candidats sélectionnés feront donc l’objet d’une vérification rigoureuse des références et des antécédents.

Le PNUD au Kazakhstan est guidé par son document de programme de pays (actuellement le programme de pays 2021-2025), qui est conforme aux priorités stratégiques du gouvernement du Kazakhstan, inscrites dans la stratégie “Kazakhstan-2050”, le plan de développement stratégique jusqu’en 2025, et d’autres stratégies et plans sectoriels clés. Le PNUD soutient le Kazakhstan dans la mise en œuvre des Objectifs de développement durable et le maintien de sa trajectoire de croissance en diversifiant l’économie, en modernisant les institutions, en réduisant les inégalités et en gérant durablement les ressources naturelles.

Pour atteindre ces résultats, le PNUD soutiendra la mise en œuvre d’un certain nombre de projets qui viseront à atteindre les résultats prévus dans le document de programme de pays (www.kz.undp.org). Les projets en cours se poursuivront, et de nouveaux projets seront formulés et mis en œuvre tout au long de la période proposée de 2021 à 2025.

Le nombre de postes d’associés chargés de la passation des marchés (NPSA) dans l’unité de passation des marchés a été créé conformément à la recommandation formulée après l’exercice de révision des processus d’affaires entrepris par le bureau de pays en février 2020. Il a été recommandé de consolider la fonction d’achat en regroupant les fonctions d’achat existantes des projets sous l’unité du bureau de pays. Cela devrait permettre d’améliorer la normalisation et l’efficacité de la fonction d’achat, de réduire le coût de la fonction d’achat au niveau du projet en réalisant des économies d’échelle, en plus de placer l’autorité d’achat au bon endroit au sein de l’équipe opérationnelle du bureau de pays.

Les candidats retenus seront inscrits sur la liste du PNUD pour le poste d’associé chargé des achats (NPSA 6). Les candidats inscrits sur la liste seront invités à participer à l’entretien de validation pour le(s) poste(s) lorsqu’il(s) sera(ont) vacant(s) et/ou disponible(s) en fonction des besoins du bureau. L’offre sera faite en fonction des résultats de l’entretien.

Fonctions et responsabilités

L’Associé(e) aux achats fournira un soutien professionnel en matière d’achats aux projets de développement du PNUD, au Bureau de pays et aux agences des Nations Unies (unités requérantes). L’associé chargé des achats sera affecté au soutien des projets et des demandes du bureau de pays ou de l’agence et sera responsable des activités quotidiennes de traitement de ces demandes, y compris une communication efficace avec les unités requérantes chaque fois que cela est nécessaire et également des rapports aux gestionnaires de projet concernés. Les responsabilités détaillées sont présentées ci-dessous :

Assurer la pleine conformité des activités d’achat avec les règles, règlements, politiques et stratégies du PNUD ;
Contribuer à la cartographie des processus d’achat du bureau de pays et à l’élaboration de procédures opérationnelles standard internes dans le domaine des achats et de la logistique, en consultation avec le superviseur direct et la direction du bureau ;
Préparer le(s) plan(s) d’achat pour les projets et assurer le suivi et la mise à jour systématiques du(des) plan(s) d’achat conformément aux règles et règlements du PNUD ;
Faciliter la soumission des plans d’achat des projets dans la plateforme de planification des achats PROMPT ;
Assurer la mise en œuvre d’une stratégie d’approvisionnement pour chaque processus d’appel d’offres par le biais d’études de marché et d’estimation des coûts ;
Faciliter le processus de rédaction des termes de référence (TOR) pour l’unité requérante ;
Organiser les processus de passation de marchés, y compris la préparation et la conduite des RFQ, ITB ou RFP, la réception des devis, des offres ou des propositions, leur évaluation, la négociation de certaines conditions des contrats en pleine conformité avec les règles et règlements du PNUD ;
Soumettre les dossiers de passation de marchés à l’examen du comité de passation de marchés compétent ;
Préparer les contrats sur la base des résultats des processus d’achat ;
Créer et envoyer des bons de commande (PO) sur la base du contrat signé et de la demande électronique approuvée. Prendre des mesures correctives en temps utile pour les bons de commande présentant des erreurs de contrôle budgétaire et d’autres problèmes ;
Soutenir l’unité requérante dans le suivi des contrats et l’évaluation des performances des fournisseurs ;
Fournir en temps utile des informations sur l’état d’avancement des dossiers d’achat en cours aux chefs de projet concernés ;
Enregistrer en temps utile tous les services fournis sur la base du recouvrement des coûts dans la base de données du logiciel du bureau de pays, si nécessaire ;
Maintenir de manière appropriée les archives et la base de données des achats en ligne et sur papier ;
Soutenir l’organisation de processus d’achat conjoints pour les agences des Nations unies, conformément à la réforme des Nations unies ;
Soutenir le développement et la mise à jour des listes de fournisseurs, la mise en œuvre de la sélection et de l’évaluation des fournisseurs.
Fournir une assistance à l’associé chargé des achats, unité des opérations, en maintenant des contacts étroits avec les partenaires exécutifs et d’autres organisations au moyen de contacts directs, de la collecte d’informations, de la correspondance entrante et sortante, de la préparation de projets de lettres et de l’organisation de réunions ;
Interaction et communication avec l’audit interne/externe, si nécessaire (fourniture des documents demandés, clarifications et autres) ;
Effectuer d’autres tâches selon les besoins et conformément au mécanisme de secours établi au sein de l’unité.

Impact des résultats

Efficacité de la passation de marchés et succès dans la mise en œuvre des stratégies opérationnelles du bureau de pays du PNUD.
Analyse et présentation précises des informations, processus d’achat transparents et bien organisés garantissant une livraison dans les délais.
L’impact sur l’efficacité globale de la gestion des ressources financières contribue au succès de la mise en œuvre des activités de l’unité requérante.
La communication interne entre les unités de projet et les équipes nationales est assurée.

Arrangement institutionnel

Sous la supervision directe de l’associé principal chargé des achats (G7) et sous la direction générale du directeur des opérations, l’associé chargé des achats fournit des services d’achat en
veillant à la qualité et à la précision du travail. L’associé chargé des achats encourage une approche axée sur le client, la qualité et les résultats au sein de l’unité.
Il travaille en étroite collaboration avec le personnel chargé des opérations, des programmes et des projets au sein du bureau de pays, des bureaux régionaux et du siège afin d’échanger des informations et de garantir une prestation de services cohérente.

Compétences (niveau 1)

Valeurs fondamentales

Fait preuve d’intégrité en adoptant les valeurs et les normes éthiques de l’ONU.
Promouvoir la vision, la mission et les objectifs stratégiques du PNUD.
Fait preuve de sensibilité et d’adaptabilité en matière de culture, de sexe, de religion, de race, de nationalité et d’âge.
Traite toutes les personnes de manière équitable, sans favoritisme

Obtenir des résultats

Démontrer une concentration sur l’obtention de résultats et d’un impact de qualité.
S’efforcer constamment d’atteindre ou de dépasser les normes d’excellence.
Se tenir et tenir les autres responsables des résultats
Établir efficacement des plans et des ressources appropriés pour soi-même et pour les autres afin d’atteindre les objectifs.

Penser de manière innovante

Regarder au-delà des approches conventionnelles et des méthodes établies
Proposer de nouvelles idées, approches et solutions aux problèmes.
Chercher des modèles et de la clarté en dehors des cases et des catégories tout en résistant aux fausses certitudes et aux choix binaires simplistes.

Apprendre en permanence

Saisir activement les occasions d’apprendre et de se perfectionner sur le plan professionnel et personnel.
Se tenir au courant des nouveaux développements dans son domaine professionnel.
Chercher proactivement à obtenir un retour d’information, faire preuve d’un désir d’apprendre des autres ainsi que de ses expériences, tant positives que négatives.
Contribuer à l’apprentissage des autres

S’adapter avec agilité

Faire preuve de souplesse face au changement et adopter de nouvelles idées, approches et méthodes de travail.
S’adapter sans problème à de nouvelles situations ou de nouveaux contextes, à de nouvelles personnes et à des méthodes de travail différentes.
Participer, soutenir, contribuer ou conduire des changements significatifs au sein du PNUD.

Agir avec détermination

Poursuivre tout avec motivation et dynamisme
Ne pas abandonner face à l’adversité et aux revers ; faire preuve de résilience et de sang-froid.
Faire preuve de courage, d’automotivation et d’initiative pour saisir les opportunités sans y être incité par les autres.
Soyez authentique et modeste, faites les choses sans bruit inutile.

S’engager et s’associer

Agissez de manière à faire preuve d’empathie et d’intelligence émotionnelle, en tenant compte des besoins et des sentiments des autres.
Démontrer et encourager le travail d’équipe et la co-création en interne et en externe pour atteindre des objectifs et des résultats communs.
Établir et développer des réseaux permettant des collaborations efficaces
Encourager et respecter les points de vue des autres ; accepter les points de vue et les idées autres que les siens.

Favoriser la diversité et l’inclusion

Traiter tous les individus avec respect, tenir compte des implications éthiques et répondre avec sensibilité à toutes les différences entre les personnes.
Accepter et valoriser pleinement toutes les personnes, en créant un environnement inclusif.
Comprendre que l’inclusion a de multiples facettes (par exemple, la race, le sexe, l’âge, le handicap, la culture, etc.)
Comprendre et apprécier les problèmes du point de vue des autres.
Traiter tout le monde de manière juste et équitable
Faire preuve d’honnêteté et de transparence

Aptitudes et compétences supplémentaires souhaitées

Expérience de la manipulation de systèmes de gestion basés sur le web.
Maîtrise avérée de l’utilisation des équipements de bureau et du progiciel MS Office, y compris des feuilles de calcul et des présentations PowerPoint, expérience des systèmes de gestion financière.
Une expérience dans la conception, le lancement et la mise en œuvre de plans de travail (achats) serait considérée comme un atout.
Une expérience pratique pertinente dans des organisations/projets/programmes internationaux sera considérée comme un avantage.
Expérience et connaissance du système ERP.

Compétences et expérience requises

Éducation :

Enseignement secondaire.
Un baccalauréat, de préférence en gestion de la chaîne d’approvisionnement, en administration des affaires, en gestion financière et en économie, est souhaité.

Expérience :

6 ans d’expérience professionnelle pertinente dans le domaine des achats et du soutien administratif ou financier au niveau national ou international.
Alternativement, si vous êtes en possession d’une licence, 3 ans d’expérience pertinente sont requis.

Langues requises

La maîtrise de l’anglais et du kazakh/russe est requise.

Voyages

Peut être requis pour l’exécution des tâches fonctionnelles.

Les documents suivants sont exigés des candidats :

CV personnel ou P11, indiquant tous les postes occupés dans le passé et leurs principales fonctions sous-jacentes, leurs durées (mois/année), les qualifications, ainsi que les coordonnées (email et numéro de téléphone) du candidat, et au moins trois (3) références professionnelles les plus récentes de superviseurs précédents. Les références peuvent également inclure des pairs.
Une lettre de motivation (longueur maximale : 1 page) indiquant pourquoi le candidat estime qu’il convient pour le poste.
Les managers peuvent demander (ad hoc) tout autre matériel permettant de pré-évaluer la pertinence de leur expérience, comme des rapports, des présentations, des publications, des campagnes ou d’autres documents.

Clause de non-responsabilité

Informations importantes pour les résidents permanents des États-Unis (titulaires d’une “carte verte”)

En vertu de la loi américaine sur l’immigration, l’acceptation d’un poste au sein du PNUD, une organisation internationale, peut avoir des conséquences importantes pour les résidents permanents des États-Unis. Le PNUD informe les candidats à tous les postes de niveau professionnel qu’ils doivent renoncer à leur statut de résident permanent des États-Unis et accepter un visa G-4, ou avoir soumis une demande valide de citoyenneté américaine avant de commencer à travailler.

Le PNUD n’est pas en mesure de fournir des conseils ou une assistance pour la demande de la citoyenneté américaine et il est donc conseillé aux candidats de demander l’avis d’un avocat compétent en matière d’immigration pour toute demande.

Informations pour les candidats concernant les listes du PNUD

Note : Le PNUD se réserve le droit de sélectionner un ou plusieurs candidats de cet avis de vacance de poste. Nous pouvons également conserver les candidatures et prendre en considération les candidats postulant à ce poste pour d’autres postes similaires au sein du PNUD au même niveau hiérarchique et avec une description de poste, une expérience et des exigences éducatives similaires.

Avertissement d’escroquerie

Les Nations Unies ne facturent aucun frais de candidature, de traitement, de formation, d’entretien, de test ou autre dans le cadre du processus de candidature ou de recrutement. Si vous recevez une sollicitation pour le paiement d’un droit, veuillez ne pas en tenir compte. En outre, veuillez noter que les emblèmes, logos, noms et adresses sont facilement copiés et reproduits. Il vous est donc conseillé d’être particulièrement prudent lorsque vous soumettez des informations personnelles sur le web.

Le PNUD recrute un(e) associé(e) à la passation de marchés, Nur-Sultan, Kazakhstan