L’Académie Africaine des Sciences recherche un(e) Responsable des finances basé à Nairobi au Kenya.

 

 

 

 

 

Aperçu du rôle

L’agent des finances est responsable de l’administration de la paie de l’Académie, de la planification budgétaire et du contrôle afin d’assurer une utilisation efficace et efficiente des ressources. Le titulaire a la responsabilité générale d’assurer la conformité statutaire et la gestion de la trésorerie de l’Académie.

Devoirs et responsabilités

  1. Maintenance payable et recevable
  • Rapprochement des fournisseurs pour les paiements ou leur absence.
  • Analyse et rapprochements du vieillissement du personnel, c’est-à-dire cartes clients, cartes de crédit, comptes d’avances temporaires, comptes d’atelier, comptes de voyage.
  • Rapprochements et analyse des bénéficiaires.
  • Gestion des subventions APTI.
  • Rapprochements mensuels du système Bénéficiaire, Cash et Banque.
  • Passer les revues et les revues des bénéficiaires pour apporter des corrections aux mauvaises entrées du système mensuellement avant la clôture de fin de mois.
  1. Gestion organisationnelle et des subventions
  • APTI Grant Donor Reporting.
  • Exécutez des rapports mensuels d’analyse budgétaire pour examiner les budgets par rapport aux chiffres réels, avec des tendances, des idées, des préoccupations et des recommandations clairement élaborées comme demandé.
  • Assistance aux bénéficiaires avec suivi des avis et assistance générale.
  • Rapprochements et paiements des bénéficiaires
  • Promouvoir la responsabilité des processus de subventions, des fonds, de la conformité aux exigences des bailleurs de fonds. S’assurer qu’ils respectent les délais de déclaration en développant et en maintenant une base de données de suivi des subventions pour surveiller le flux des subventions depuis la réception de la documentation complète de la subvention jusqu’au moment où le premier paiement est effectué ;
  • Vérifier les dépenses déclarées pour s’assurer qu’elles sont admissibles, attribuables et raisonnables en maintenant un calendrier complet pour les rapports financiers des subventions des bénéficiaires aux donateurs et en assurant le suivi pour assurer le respect des délais de rapport ;
  • Fournir un soutien financier aux bénéficiaires lors de la mise en œuvre des subventions pour atteindre les objectifs fixés. Examen des dépenses déclarées par les bénéficiaires grâce à un contre-interrogatoire des dépenses et à la fourniture de commentaires ;
  • Analysez les transactions financières pour vous assurer qu’elles sont correctement facturées et que les positions financières fournies aux bailleurs de fonds sont une représentation fidèle et fidèle de la situation financière. Soutenir le responsable des finances dans l’examen et la consolidation des rapports financiers des bénéficiaires pour les subventions dans les formats de donateurs spécifiés, en garantissant l’exactitude et la conformité aux exigences des donateurs.
  • Conseiller les gestionnaires de programme et la direction sur la situation financière actuelle en garantissant l’exactitude et le codage correct des transactions financières et les rapprochements des rapports financiers des subventions dans le système financier ;
  • Faciliter une mise en œuvre fluide, rapide (en temps opportun) et de qualité des subventions en préparant des rapports d’exploitation ad hoc, des analyses et des états financiers à partir des grands livres généraux et subsidiaires pour la consommation de la direction.
  • Faciliter les audits des subventions et le financement des bénéficiaires.
  • Demander des subventions aux donateurs.
  • Évaluation des subventions et renforcement des capacités des bénéficiaires si nécessaire.
  1. Administration des comptes
  • Traiter la retenue à la source conformément aux normes du régulateur ;
  • Assurer la garde du coffre-fort, de la petite caisse et des carnets de chèques et s’assurer que les demandes approuvées pour les voyages du personnel et l’achat de fournitures de bureau sont décaissées à temps.
  • Effectuer les rapprochements bancaires et de trésorerie mensuels.
  • Facturation et décaissement des paiements des fournisseurs dans le délai de crédit négocié et s’assurer que tous les documents requis tels que les factures et les bons de livraison sont fournis avant le versement du paiement aux fournisseurs.
  • Téléchargez les paiements statutaires sur le portail NCBA.
  • Faciliter les processus d’audit interne et externe en s’assurant que toutes les informations financières justificatives requises sont disponibles avant le début de l’exercice d’audit annuel ;
  • Servir d’agent de l’organisation auprès de la banque et négocier des taux de change appropriés avec les courtiers en trésorerie.
  • Participer à la fermeture de fin de mois organisationnelle.
  • Gestion des immobilisations et contrôle de la garde.

Spécifications de la personne

Qualifications académiques

  • Baccalauréat en commerce, comptabilité ou son équivalent.

Qualifications professionnelles

  • Achèvement partiel des certifications ACCA/CPA

Expérience et connaissances

  • Au moins 3 ans d’expérience pertinente en comptabilité au sein d’une ONG mise en place ;
  • Connaissance du traitement des paiements via les services bancaires en ligne requise
  • Connaissance de la réglementation comptable des organisations à but non lucratif, un atout
  • Maîtrise de l’informatique et familiarité avec une gamme d’applications logicielles, notamment MS Excel, MS Word et d’autres logiciels de comptabilité
  • Connaissance de MS Dynamics Serenic Navigator ou de Ms Navision, un atout supplémentaire

QUALIFICATIONS SOUHAITABLES

Aptitudes / Compétences

  • Bon jugement et aptitude à prendre des décisions.
  • Capacité à établir, développer et maintenir des partenariats et à coordonner avec un éventail de partenaires.
  • Familiarité avec le travail et le fonctionnement général de l’Union africaine, des organisations internationales et/ou du système des Nations Unies.
  • Maîtrise de Microsoft Office, c’est-à-dire Word, Excel, PowerPoint, MS Project, Outlook, base de données
  • Posséder des compétences interpersonnelles bien développées
  • Excellentes compétences en communication à travers les groupes d’âge, les niveaux organisationnels et les partenaires
  • Capable d’effectuer des travaux de façon autonome avec un minimum de supervision, mais aussi de travailler en équipe
  • Posséder une grande attention aux détails et maintenir un flux de travail rapide et efficace
  • Avoir de solides capacités d’analyse et d’excellentes capacités d’organisation
  • Capable d’établir des priorités, de travailler sous pression et d’effectuer plusieurs tâches
  • Avoir une intégrité, une confidentialité et un respect incontestables.

Langues

  • Excellente connaissance de l’anglais (écrit et parlé)

Informations Complémentaires

Il s’agit d’un engagement à durée déterminée. Le candidat retenu sera engagé à temps plein (40 heures/semaine) pour une période d’un an (renouvelable sous réserve de la disponibilité des fonds et des performances individuelles) dans les bureaux de l’AAS à Nairobi, au Kenya.

Les candidats intéressés sont encouragés à soumettre leur candidature en joignant le formulaire de demande d’emploi (JAF) du site Web, une lettre de motivation d’une page et un curriculum vitae / CV.

Les candidatures sans le formulaire de demande d’emploi seront disqualifiées.

Les candidatures doivent être envoyées à [email protected] avec le sujet Finance Officer avant le 25 août 2023 à 17h00 EAT . Seuls les candidats sélectionnés seront contactés.

Site Web : www.aasciences.africa