Evidence Action recrute un(e) Responsable, Achats (région Afrique orientale et australe) basé à Nairobi au Kenya.

Evidence Action recrute un(e) Responsable, Achats (région Afrique orientale et australe) basé à Nairobi au Kenya.

Objectif du poste

• Ce poste aura la responsabilité principale de la supervision de la fonction d’approvisionnement régional pour Evidence Action dans ses pays d’opération dans la région de l’Afrique orientale et australe (ESA) . Cela comprendra la direction des équipes d’approvisionnement des pays et la liaison avec les dirigeants du pays pour coordonner le personnel d’approvisionnement dans la région. Les défis uniques dans les différentes zones géographiques opérationnelles nécessiteront une résolution créative des problèmes.
• Au niveau régional, le poste sera responsable d’assurer l’alignement, la coordination et la conformité avec les politiques, processus/procédures et systèmes d’approvisionnement.
• Le responsable des achats agira en tant que ressource et / ou coordonnera les ressources entre les bureaux régionaux et nationaux et effectuera d’autres tâches telles que définies par le chef de département / la direction régionale.
• Le titulaire du poste veillera à ce que le coût à vie d’un produit soit minimisé et que les approches/systèmes d’approvisionnement soient bien conçus et rentables.

Devoirs et responsabilités

Sous la direction et la supervision du directeur associé, Opérations, le responsable des achats fournira un soutien à la gestion dans une variété de processus / transactions dans la mise en œuvre de l’approvisionnement et de la passation de marchés de produits, de matériaux, d’équipements et de services pour Evidence Action – Région de l’Afrique orientale et australe ( ESA), tout en garantissant une qualité et une précision de travail élevées. Il / elle utilisera sa propre discrétion pour faire face à des situations imprévues, en demandant conseil et / ou en faisant rapport au superviseur, le cas échéant. Le responsable des achats assurera la liaison avec les chefs de départements / programmes pour assurer le meilleur soutien aux clients internes de l’unité. Dans l’exécution de son travail, le gestionnaire approvisionnement favorisera une approche axée sur le client, la qualité et les résultats.

Fonctions clés :

Soutenir la gestion/coordination des services d’appui à l’approvisionnement dans la région en :

• Prendre la tête de la coordination des activités régionales de soutien à l’approvisionnement, en veillant au respect des réglementations, politiques et stratégies d’Evidence Actions relatives à l’approvisionnement, en incorporant les étapes nécessaires pour assurer la durabilité des processus d’approvisionnement au sein de l’organisation.

• Soutenir les équipes pays dans la conformité des soumissions aux comités d’approvisionnement et d’appel d’offres.
• Coordonner la direction régionale pour les études de marché de routine afin de déterminer les sources d’approvisionnement, en utilisant les ressources disponibles.
• Examiner et signer la base de données régionale des fournisseurs et s’assurer que la mise à jour régulière des données est effectuée.
• Prendre l’initiative de s’assurer que tous les dossiers et dossiers d’approvisionnement sont mis à jour et conservés par les équipes d’approvisionnement des pays.
• Examiner les rapports mensuels ou périodiques sur l’état des achats des équipes de pays pour un examen plus approfondi de la direction nationale et régionale, selon les besoins ;
• Être la personne de référence pour toutes les questions d’audit d’approvisionnement dans tous les pays lors des audits statutaires et de projet.

Planification des achats, réquisitions et approvisionnement

• Prendre en charge la gestion de la planification annuelle des achats de l’organisation en : Collaborant avec les responsables nationaux et les responsables départementaux dans la préparation de leur plan d’approvisionnement, l’attribution, l’administration et le suivi de toutes les questions liées à l’approvisionnement pour la zone géographique / l’activité de projet donnée. Coordonner la maintenance et la mise à jour des processus de suivi des achats pour les projets et fournir des commentaires aux responsables nationaux.
• Gestion des spécifications appropriées et complètes pour l’équipement et les matériaux, les profils de poste et l’énoncé des travaux pour la préparation de la demande de propositions, de la demande de prix et de l’ITB, en garantissant l’autorisation/l’approbation des demandes par les unités respectives ;
• Coordonner le suivi des progrès et la liaison avec les fournisseurs tout au long du cycle d’approvisionnement ; enquête et résolution des problèmes postérieurs à la commande et des rapports d’étape sur les questions d’approvisionnement.

Processus d’appel d’offres et d’appel d’offres

• Soutenir les équipes pays dans les processus d’appel d’offres et d’appel d’offres, en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants :
• Préparation de listes restreintes d’entrepreneurs/fournisseurs appropriés pour les achats.
• Préparation et émission d’EOI, RFQ, ITB, RFP ou d’autres documents d’appel d’offres, au besoin
• En collaboration avec le département demandeur, soutenir l’examen et l’évaluation des offres ou des propositions reçues et la préparation de l’analyse à soumettre aux comités d’approvisionnement ou d’appel d’offres.
• Coordonner la mise en place des réunions du comité d’approvisionnement et d’appel d’offres, selon les besoins.
• Diriger tous les achats stratégiques régionaux et nationaux.

Administration des contrats fournisseurs

• Soutenir les équipes pays pour assurer une administration efficace des contrats, en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants :
• Suivi de la signature des contrats par les fournisseurs.
• Diffusion de l’annonce des contrats et des attributions.
• Maintenance des contrats et du système de classement.

Importations et exportations

• Gérer l’ensemble du cycle d’approvisionnement international, y compris, mais sans s’y limiter, la recherche d’offres, l’analyse, l’émission de bons de commande, l’expédition des commandes, la réception des commandes, l’inspection, la vérification des factures et le traitement des paiements.

Gestion d’équipe

• Facilite l’engagement et la fourniture de résultats et de services de haute qualité des équipes de pays en offrant un soutien technique dans la planification du travail, la gestion des performances, l’encadrement et la promotion de l’apprentissage et du développement.
• Assure la supervision, en veillant au respect par les membres de l’équipe de pays des politiques et des meilleures pratiques existantes.
• En étroite collaboration avec le responsable national, assurer la haute performance des équipes d’approvisionnement concernées dans la région.

Soutien à la chaîne d’approvisionnement

• En travaillant en étroite collaboration avec les responsables du programme et le responsable de la chaîne d’approvisionnement, s’assurer que toutes les fournitures du programme sont prêtes à être distribuées conformément aux dates de livraison convenues.

Indicateurs clés de performance

Les principaux résultats ont un impact sur l’exécution du rôle dans la Région :

• Gestion du service d’approvisionnement en termes de qualité et de précision du travail effectué dans la région.
• Saisie de données et informations financières précises, présentation des informations et approche axée sur le client renforçant la capacité de l’unité des achats en tant que département efficace.
• Rentabilité de tous les systèmes et approches de passation des marchés dans la région en garantissant l’optimisation des ressources.

Exigences