Le Fonds d’Equipement des Nations Unies (UNCDF) recrute un(e) Associé(e) administratif(ve) et voyages, Nairobi, Kenya

Le Fonds d’Equipement des Nations Unies (UNCDF) recrute un(e) Associé(e) administratif(ve) et voyages, Nairobi, Kenya

Contexte et contexte organisationnel

La résolution 2186 (XXI) de l’Assemblée générale a décidé de « mettre en œuvre le Fonds d’équipement des Nations Unies en tant qu’organe de l’Assemblée générale qui fonctionnera comme une organisation autonome des Nations Unies. Le Fonds d’équipement des Nations Unies (FENU) aide les pays en développement, en particulier les pays les moins avancés, à développer leurs économies en complétant les sources existantes d’aide en capital au moyen de subventions, de prêts et de garanties. La vision du FENU est d’aider à mobiliser et à catalyser une augmentation des flux de capitaux pour des investissements à impact sur les ODD aux États membres afin de relever les défis de développement les plus urgents auxquels sont confrontées les communautés vulnérables de ces pays et de contribuer ainsi à une croissance économique durable et à une prospérité équitable. 

L’UNCDF utilise sa capacité unique au sein du système des Nations Unies pour déployer des subventions, des prêts et des garanties afin de mobiliser des financements pour accroître l’impact sur le développement. L’UNCDF se concentre sur les domaines où les besoins sont les plus importants, une focalisation délibérée et une capacité ancrée dans le mandat d’investissement unique de l’UNCDF pour soutenir la réalisation du Programme de développement durable à l’horizon 2030 et la réalisation du Programme d’action de Doha en faveur des pays les moins avancés, 2022-2031.

Conformément à son cadre stratégique, l’UNCDF s’efforce de déployer ses fonctions d’organisation de développement hybride et d’institution de financement du développement. L’UNCDF répond aux demandes d’assistance des États membres en fournissant des services de conseil technique et financier ciblés sur les investissements pour les résultats de développement, en concevant des solutions de structuration financière sur mesure, en procédant à la réduction des risques financiers des investissements et en améliorant la préparation à l’investissement des projets alignés sur les ODD en partenariat avec le secteur privé, les ONU, les institutions financières internationales et locales, les institutions de financement du développement ainsi que les fondations et les organisations philanthropiques, entre autres. L’UNCDF s’efforce de développer les systèmes financiers locaux, de nouveaux marchés et de mobiliser et d’attirer des capitaux provenant de sources publiques et privées. L’UNCDF est animé par un état d’esprit de partenariat qui lui permet de déployer ses différentes capacités de capital de manière hautement personnalisée et réactive afin de mobiliser des flux d’investissement provenant d’autres sources, en particulier du secteur privé. En structurant des transactions à fort impact, mais en reconnaissant également la nécessité de multiplier l’impact de son propre capital, l’UNCDF cherche à se positionner comme un partenaire privilégié pour différentes parties prenantes. Le travail de l’UNCDF se concentre sur six domaines prioritaires, notamment :

• Financement des infrastructures infranationales et locales
• Financement des entreprises détenues par des femmes
• Financement de la nature et du climat 
• Financement de l’énergie et de la décarbonation
• Financement des systèmes alimentaires durables
• Finance digitale inclusive

Suite à une restructuration récente, la structure organisationnelle du FENU comprend une Division des investissements et de la mise en œuvre (IID), une Division de la surveillance des investissements et des finances (IFOD), une Division des opérations et de la surveillance (OOD) et une Direction du Bureau exécutif. Le personnel du FENU est basé dans des centres régionaux basés à Dakar (Sénégal), Nairobi (Kenya) et Bangkok (Thaïlande) avec une présence sous-régionale dans un certain nombre de localités des régions des Caraïbes et du Pacifique. Le FENU est dirigé par un Secrétaire exécutif basé à New York, aux États-Unis. Conformément à la résolution 2321 (XXII, paragraphe 1.a) de l’Assemblée générale, l’Administrateur du PNUD exerce les fonctions de Directeur général du FENU. Le FENU est supervisé par le Conseil d’administration du Fonds des Nations Unies pour le développement (PNUD), du Fonds des Nations Unies pour la population (FNUAP) et du Bureau des Nations Unies pour les services d’appui aux projets (UNOPS) et exerce les fonctions du Conseil d’administration du FENU.

Objectif du poste

Sous la direction et la supervision générales du spécialiste en assurance des opérations, l’associé administratif et de voyage assure l’administration et l’exécution générales d’activités opérationnelles et logistiques variées et interdépendantes dans le centre régional, garantissant une qualité et une précision élevées du travail. L’associé administratif et de voyage coordonne le personnel engagé dans les domaines du registre, des services généraux et de la gestion des actifs. L’associé administratif et de voyage favorise une approche axée sur le client, la qualité et les résultats.

Il/elle participe également aux services liés aux voyages au sein du pôle régional, en garantissant la qualité et l’exactitude du travail afin de garantir la prestation de services de voyage optimaux. Il/elle analyse et interprète les règles et les directives concernant les voyages et les droits et fournit des solutions à un large éventail de problèmes complexes liés aux voyages, surveille de près les dépenses de voyage et les coûts internes et assure leur facturation, leur règlement et leur recouvrement des coûts en temps opportun et avec exactitude. L’individu favorise une approche collaborative, axée sur le client, la qualité et les résultats dans la prestation de services de voyage.

L’associé administratif et de voyage travaille en étroite collaboration avec les équipes des opérations, des programmes et des projets du centre régional, ainsi qu’avec le personnel d’autres agences des Nations Unies pour échanger des informations et assurer une prestation de services cohérente.

L’UNCDF adopte une approche de portefeuille pour s’adapter à l’évolution des besoins opérationnels et tirer parti des liens entre les interventions pour atteindre ses objectifs stratégiques. Par conséquent, le personnel de l’UNCDF est censé travailler dans plusieurs unités, fonctions, équipes et projets au sein d’équipes multidisciplinaires afin de renforcer et de permettre la collaboration horizontale.

Fonctions et responsabilités principales

Résumé des fonctions clés :

1. Assurer la mise en œuvre de stratégies opérationnelles conformes aux règles et réglementations en vigueur et en mettant l’accent sur la cohérence et la qualité.

2. Fournir un soutien pour un contrôle administratif et financier efficace au sein du pôle régional.

3. Fourniture d’un soutien logistique et d’un soutien à la gestion des actifs. 

4. Support et mise en œuvre des processus de gestion des voyages.

5. Faciliter la construction et le partage des connaissances.

1. Assurer la mise en œuvre de stratégies opérationnelles conformes aux règles et réglementations en vigueur et en mettant l’accent sur la cohérence et la qualité

• Assurer la pleine conformité des activités administratives avec les règles, réglementations, politiques et règlements de l’ONU/PNUD/FENU.
• stratégies.
• Développer la cartographie des processus administratifs et de voyage du Centre régional et l’élaboration des procédures opérationnelles standard (SOP) internes.

2. Fournir un soutien pour un contrôle administratif et financier efficace au sein du pôle régional

• Tenir des registres administratifs détaillés pour suivre les engagements financiers et les dépenses.
• Aider et fournir des contributions à la préparation du budget de l’unité. 
• Présenter des informations soigneusement recherchées pour la planification des ressources financières à des fins administratives
• services. Aider à la préparation du budget, de l’audit et d’autres rapports, et fournir des informations recherchées
• informations et rapports pour les exercices d’audit.
• Mettre en œuvre le mécanisme de contrôle des services administratifs et assurer le respect des exigences de continuité des activités.
• Examiner, rechercher, vérifier et rapprocher une variété de données et de rapports garantissant l’exactitude et
• conformité aux règles et règlements administratifs.
• Vérification de l’intégrité des données dans la base de données, programme de contrôle, analyse des résultats et lancement de mesures correctives
• actions lorsque cela est nécessaire.
• Assurer une planification et un suivi adéquats du budget des services communs en consultation avec les projets et programmes, y compris les contributions au compte des services communs. Soumettre des informations sur les services administratifs fournis pour les factures de recouvrement des coûts.
• Préparation de la correspondance courante et des rapports conformément aux SOP du FENU.

3. Fourniture d’un soutien en matière de logistique et de gestion des actifs 

• Fournir un soutien logistique à l’organisation de conférences, d’ateliers et de retraites.
• Soutien aux questions de protocole, notamment la délivrance de visas, de permis de séjour, la délivrance d’UNLP, de laissez-passer, de cartes d’identité pour le personnel, l’enregistrement du personnel, la coordination avec les autorités locales sur les questions spatiales et autres questions administratives.
• Aider le spécialiste de l’assurance des opérations à mettre en place des procédures de gestion des actifs dans le centre régional 
• Soutenir le contrôle des actifs du projet et de l’inventaire, y compris la tenue des registres et la maintenance des actifs et des fournitures du bureau, ainsi que la participation à l’inventaire physique périodique du bureau et aux exercices de vérification des actifs, selon les besoins.
• Préparer et soumettre des rapports périodiques d’inventaire et de gestion des actifs. Assurer un contrôle adéquat des stocks et superviser la distribution appropriée des articles et des fournitures en stock.
• Réception des expéditions, formalités de dédouanement, préparation des documents pour l’expédition (reçus/envoyés).
• Soutenir les projets en offrant des conseils clairs et systématiques sur les processus de gestion des actifs, en garantissant le respect des règles et réglementations établies. 
• Recevoir, inspecter et vérifier tous les équipements, meubles et fournitures entrants, et étiqueter tous les meubles/équipements dès leur réception auprès du fournisseur.
• Fournir un soutien à la gestion de l’élimination des actifs physiques. Examiner les actifs et les recommandations d’actifs physiques à éliminer. Préparer la documentation à soumettre au CAP, assurer le suivi des demandes et assurer la liaison avec l’unité demandeuse, tenir des registres sur les actions d’élimination et saisir dans Quantum tous les détails requis pour l’enregistrement des éliminations. Superviser l’élimination des articles et l’exactitude des données d’inventaire.
• Faciliter la réception des expéditions, organiser le dédouanement, préparer les documents nécessaires pour les expéditions entrantes et sortantes et gérer les dispositions logistiques pour la livraison et l’arrivée des marchandises
• Facilitation du processus de dédouanement de la TVA.
• Soutenir le système d’accès au bureau pour les visiteurs et les réunions.
• Agir en tant que point de contact principal avec la direction du bâtiment pour les problèmes liés aux installations (par exemple, réparations, entretien, accès, etc.).
• Coordonner le nettoyage des bureaux, la sécurité et les autres services fournis par la direction de l’immeuble.
• Veiller à ce que le bureau respecte les réglementations en matière de santé et de sécurité, notamment en supervisant les plans et procédures de préparation aux situations d’urgence.
• Effectuer d’autres tâches liées au travail assignées par les superviseurs.

4. Support et mise en œuvre des processus de gestion des voyages

• Traiter les demandes de voyage TR/TC dans UNall/Quantum conformément aux exigences identifiées par le demandeur en appliquant les demandes précises de droits et en se conformant aux règles et réglementations du PNUD. Assure la disponibilité du budget conformément aux COA.
• Examiner/traiter les autorisations de voyage et les demandes de remboursement de frais de voyage conformément aux droits de voyage du personnel et des consultants, en veillant à ce que les modalités de voyage soient conformes aux règles et réglementations du FENU/PNUD. 
• Suivi avec l’agent de voyages sous contrat / l’unité de voyages du PNUD pour garantir la fourniture d’un service professionnel de haute qualité et du prix le plus compétitif.
• Mise en œuvre de mesures d’économie des coûts de déplacement ; 
• Fournir des conseils sur toutes les questions liées aux voyages.
• Traiter les demandes de visas pour les voyageurs de l’UNCDF dans la région. 
• Processus de candidature et de renouvellement de l’UNLP pour le personnel de l’UNCDF. 
• Traiter les demandes de reclassement exceptionnel pour les personnalités éminentes
• Suivre les budgets/dépenses des événements.
• Superviser les rapprochements des billets d’avion des bureaux de pays.
• Superviser le rapprochement des TR/TC dans UNall et Quantum. Mesures correctives opportunes sur les bons de commande présentant des erreurs de contrôle budgétaire et d’autres problèmes.
• Soutenir le spécialiste de l’assurance des opérations dans le suivi des contrats liés aux voyages pour s’assurer que les modalités et conditions convenues sont appliquées sérieusement par le fournisseur, y compris, mais sans s’y limiter, la réponse au service client, l’administration des enquêtes et la compilation des résultats.
• Surveillez les factures impayées et les bons de commande liés aux voyages, résolvez rapidement tout problème et prenez les mesures nécessaires pour garantir un paiement en temps voulu.

5. Faciliter la construction et le partage des connaissances

• Organiser des formations pour le personnel des opérations/projets sur l’administration, la logistique, la gestion des actifs et les voyages. 
• Faciliter le partage des leçons apprises et des meilleures pratiques pour assurer un fonctionnement fluide et efficace du bureau du FENU.
• Apporter des contributions solides aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique

Le titulaire s’acquitte d’autres tâches relevant de son profil fonctionnel, jugées nécessaires au fonctionnement efficace du Bureau et de l’Organisation.

Responsabilités de supervision/gestion : Aucune

Cœur: 

Obtenir des résultats – NIVEAU 1 : Planifie et contrôle son propre travail, prête attention aux détails, livre un travail de qualité dans les délais.

Penser de manière innovante – NIVEAU 1 : Ouvert aux idées créatives/risques connus, sait résoudre les problèmes de manière pragmatique, apporte des améliorations. 

Apprendre en continu – NIVEAU 1 : Ouvert d’esprit et curieux, partage ses connaissances, apprend de ses erreurs, demande du feedback.

S’adapter avec agilité – NIVEAU 1 : S’adapte au changement, gère de manière constructive l’ambiguïté/l’incertitude, est flexible. 

Agir avec détermination – NIVEAU 1 : Fait preuve de dynamisme et de motivation, est capable d’agir calmement face à l’adversité, est confiant.

S’engager et s’associer – NIVEAU 1 : Démontre de la compassion/compréhension envers les autres, forme des relations positives

Favoriser la diversité et l’inclusion – NIVEAU 1 : Apprécier/respecter les différences, être conscient des préjugés inconscients, faire face à la discrimination. 

Compétences transversales et techniques 

Définition du nom du domaine thématique

Gestion d’entreprise – Satisfaction client/Gestion client  

• Capacité à réagir rapidement et de manière appropriée avec un sentiment d’urgence, à fournir des solutions cohérentes et à fournir des résultats et/ou des solutions rapides et de qualité pour répondre et comprendre les besoins réels des clients. 
• Fournir des contributions à l’élaboration de la stratégie de service client. 
• Recherchez des moyens d’ajouter de la valeur au-delà des demandes immédiates des clients. 
• Capacité à anticiper les besoins et les préoccupations à venir du client.

Gestion d’entreprise – Communication

• Communiquer de manière claire, concise et sans ambiguïté, tant par écrit que verbalement ; adapter les messages et choisir les méthodes de communication en fonction du public visé.
• Capacité à gérer les communications internes et externes, via les médias, les médias sociaux et d’autres canaux appropriés.

Gestion d’entreprise Gestion des opérations

• Capacité à planifier, organiser et superviser efficacement différentes parties des opérations de l’entreprise, simultanément et de manière intégrée, afin de convertir les actifs de l’organisation en meilleurs résultats de la manière la plus efficace. Connaissance des concepts pertinents

Administration et exploitation – Gestion des actifs

• Connaissance des politiques et procédures relatives aux immobilisations corporelles ; capacité à préparer des états financiers sur les immobilisations corporelles ; maintenir le module de gestion des actifs dans l’ERP, le tableau de bord des actifs ; développer des outils de soutien pour la certification des actifs et d’autres améliorations pour le module AM ​​; concevoir et exécuter des programmes de formation, etc. sur la gestion des actifs et l’enregistrement des actifs ; exécuter l’interface AP-AM ; effectuer le rapprochement AP-AM-GL ; effectuer un examen analytique des rapports AM et des informations sur les actifs pour garantir l’exhaustivité et l’exactitude des informations sur les actifs.

Administration et opérations – Politique et procédures de voyage

• Connaissance de la politique et des procédures de voyage, capacité à interpréter la politique de voyage, le règlement du personnel, les circulaires administratives et les règlements financiers ainsi que les règles relatives aux questions liées aux voyages. 

Administration et opérations – Documents de voyage de l’ONU

• Connaissance des cadres réglementaires et des processus liés aux documents de voyage des Nations Unies ; capacité à faciliter l’assurance des documents de voyage des Nations Unies pour le PNUD et les agences des Nations Unies ; traitement des visas et assurer la supervision et l’approbation. 

Administration et opérations Gestion d’événements (y compris retraites, formations et réunions)

• Capacité à gérer des événements, y compris l’identification du lieu, l’hébergement, la logistique, la restauration, le transport et les décaissements en espèces, etc. 

Mots clés

• Processus administratifs d’entreprise
• Contrôles financiers
• Gestion des stocks et des actifs
• Soutien logistique
• Aide au voyage
• Gestion d’actifs

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