Appel à candidature pour le recrutement d’un Assistant administratif – Représentant sous-régional de la WOAH pour l’Afrique de l’Est à Nairobi, Kenya.

 

 

 

 

 

Missions et activités
Sous la supervision directe du Représentant sous-régional pour l’Afrique de l’Est, mettre en œuvre les activités convenues et approuvées, conformément aux procédures administratives et financières de la WOAH.  

– Fournir un soutien administratif au Représentant sous-régional (services de secrétariat) ;
– Assurer l’entretien régulier et la réparation rapide du matériel de bureau et des véhicules de bureau, y compris les carnets de bord des véhicules et le suivi du kilométrage ;
– Assurer le bon archivage des documents et la gestion de la bibliothèque du bureau ;
– Rédiger toute la correspondance de gestion administrative nécessaire et être responsable du suivi, y compris les tâches liées aux ressources humaines ;
– Effectuer le procès-verbal et la rédaction des comptes rendus des réunions du personnel ;
– Recueillir les devis pour les équipements et matériaux ; et préparer et suivre les demandes de passation de marchés ;
– Effectuer toutes les tâches administratives du bureau incluant les demandes de soumissions, les suivis de bons de commande, les fournitures de papeterie, les services de support informatique et informatique (internet) sous forme d’approvisionnement en matériel informatique, d’installation de logiciels, de maintenance informatique etc.;
– Établir et maintenir un registre approprié du patrimoine de bureau, avec une évaluation annuelle (dépréciation), à des fins d’assurance ;
– Superviser le nettoyage des bureaux, l’hygiène des bureaux ainsi que la planification et la livraison des fournitures ;
– Superviser la collecte et l’expédition du courrier depuis le bureau de poste et organiser les remises en mains propres du courrier et des documents urgents selon les instructions ;
– Fournir tout le soutien administratif et logistique nécessaire à l’organisation d’ateliers, de formations, de séminaires et de conférences, que ce soit en ligne ou en présentiel (y compris les services de traduction et d’interprétation) ;
– Assurer le support dans l’organisation des déplacements du personnel (demandes d’ordres de mission, réservation de billets).  

En outre, le Représentant sous-régional pour l’Afrique de l’Est peut, si nécessaire, confier au titulaire toute autre tâche, responsabilité et activité relevant de son domaine de compétence.

Qualifications et expérience
– Diplôme OU Baccalauréat en administration, gestion, gestion de bureau ou domaines connexes ;
– Deux années ou plus d’expérience professionnelle pertinente ;
– Expérience de travail dans ou avec des organisations intergouvernementales, régionales et/ou internationales.  

Exigences :  
 Compétences techniques :  
– Excellente maîtrise des outils de communication électronique et informatiques habituels, notamment (mais sans s’y limiter) le traitement de texte, le publipostage, les feuilles de calcul, la visioconférence (Zoom, Teams, Webex), la messagerie électronique et les clients Internet. , notamment les applications One Drive et Share-Point, ainsi que l’édition de formulaires en ligne (SmartSheet et Microsoft Forms) ;
– Expérience ou connaissance des tâches liées à la gestion de bureau, aux tâches de secrétariat, à la gestion des dossiers, à la gestion des achats et de la chaîne d’approvisionnement ;
– Compréhension des processus de passation des marchés ; Compréhension et expérience de la gestion des installations, du traitement de la correspondance ;
– Expérience dans la rédaction de communications officielles ;
– Expérience dans la préparation de rapports et de résumés, présentant des informations permettant une analyse et une compréhension faciles ;
– Expérience dans l’organisation d’événements, en liaison avec diverses fonctions de support et parties prenantes.  

Compétences relationnelles :
– Excellente maîtrise de l’anglais, tant écrit qu’oral ;
– La connaissance de la langue française est un atout ;
– Excellentes compétences interpersonnelles pour entretenir d’excellentes relations avec toutes les autorités gouvernementales hôtes et prestataires de services concernés ;
– Très diplomate et capable de fournir des niveaux élevés de service client.

Informations générales
WOAH attache une grande valeur à un environnement de travail multiculturel et positif. WOAH est un employeur garantissant l’égalité des chances et accueille les candidatures de tous les candidats qualifiés, quels que soient leur origine ethnique, leur sexe, leurs opinions ou leurs croyances.

Si le poste vous intéresse, merci de compléter votre candidature en ligne au plus tard   le 8 novembre 2023 en cliquant sur le lien ci-dessous. APPLIQUER ICI