Avis à candidature pour le recrutement d’une adjointe administrative basé au Kenya.
Contexte du projet:
L’activité de gouvernance centrée sur les personnes (PCG) de l’USAID aide les gouvernements locaux du sud de la Somalie à améliorer leur efficacité et leur légitimité. Pour atteindre cet objectif, le projet met en œuvre des activités alignées sur deux résultats immédiats interdépendants et se renforçant, IR1) que les conseils de district (DC) sont plus justes et plus inclusifs et IR2) que les DC améliorent leur performance. PCG s’engagera aux niveaux fédéral, étatique et local et travaillera éventuellement dans plusieurs districts des trois (c’est-à-dire Hirshabelle, Jubaland et Sud-Ouest) États membres fédéraux (FMS) de la Somalie.
Objectif du rôle :
L’assistant administratif sera responsable des opérations administratives efficaces et précises du bureau de projet. Il / elle maintiendra un classement approprié et s’assurera que tous les documents justificatifs requis pour toutes les transactions respectent les règles et réglementations du DAI (interne) et de l’accord de coopération de l’USAID. L’assistant administratif aidera à coordonner et à organiser la logistique de voyage pour le personnel du projet, les consultants et les visiteurs.
Principales tâches et responsabilités :
- Maintenir les dossiers et documents du projet.
- Fournir un soutien logistique pour les événements et les activités du projet.
- Exécuter des tâches de réceptionniste : recevoir et diriger les appels téléphoniques, les communications par courrier électronique et les demandes de renseignements en personne vers les membres du personnel appropriés ; prendre et relayer les messages.
- Effectuer des recherches pour trouver les informations nécessaires, en utilisant Internet ou toute autre source.
- Coordonner des conférences et des réunions et organiser des événements internes et externes.
- Prendre des notes de réunion.
- Soutenir le directeur associé des opérations dans la coordination et le suivi de toute la logistique de transport pour le personnel, les consultants et les visiteurs, au besoin.
- Soutenir les consultants et le personnel du projet avec les processus administratifs et les exigences.
- Planifier et confirmer les rendez-vous pour les clients, les clients ou les superviseurs.
- Superviser et coordonner l’achat, la réception et la distribution des fournitures de bureau et de la papeterie.
- Comprendre les règles, réglementations, processus et systèmes de DAI et de l’USAID pour une mise en œuvre de projet conforme
- Familiarité avec les systèmes DAI, en particulier TAMIS et d’autres systèmes de gestion de projet
- Assurer la protection du personnel et le strict respect d’une politique de tolérance zéro envers la corruption et les comportements contraires à l’éthique.
- Respecter l’éthique et les valeurs de DAI dans tous les aspects du travail.
- Fournir d’autres soutiens administratifs et opérationnels au besoin.
Qualifications
- Baccalauréat de préférence et/ou 2+ années d’expérience en assistance administrative, ou une combinaison équivalente d’études et d’expérience.
- Expérience de l’utilisation de Microsoft Word, Excel et PowerPoint.
- Solides compétences en communication verbale et écrite en anglais et en somali.
- Une expérience antérieure de travail avec des ONG internationales ou des donateurs, tels que des projets financés par l’USAID, est préférable.
- Expérience de travail antérieure en Somalie.
Compétences
- Excellente communication verbale et écrite, ainsi que compétences organisationnelles.
- Excellent souci du détail et capacité à planifier, organiser et hiérarchiser plusieurs tâches, en restant flexible tout en respectant des délais stricts.
- Solide esprit d’équipe avec une attitude positive.
- Flexible pour travailler sous pression et répondre aux besoins changeants.
- Initiative démontrée et motivation personnelle dans la gestion de toutes les tâches assignées avec un minimum de supervision.