Avis de recrutement : IRC recrute un(e) Gestionnaire département au Kenya et Sénégal.
La principale responsabilité du directeur de département est de fournir un soutien administratif de base de haute qualité au directeur général de GEDI en continuant à constituer une équipe efficace et axée sur la performance. Le poste est responsable de la gestion d’une gamme de services de soutien administratif et logistique, notamment la budgétisation et le suivi des dépenses du service, la communication et l’analyse des données, la planification, la gestion des processus administratifs, la facilitation de la communication et la coordination des préparatifs de voyage. Le directeur de département développera, dirigera et exécutera également des projets spéciaux commandés par le directeur général de GEDI – ceux-ci peuvent être interfonctionnels ou spécifiques. Une partie essentielle du rôle consiste à agir en tant que leader proactif et visible pour assurer le bon fonctionnement de l’unité GEDU.
Principales responsabilités
Gestion administrative et logistique
- Gérer le flux de travail quotidien du directeur de GEDI, y compris la planification, la coordination des déplacements et la gestion des rendez-vous.
- Évaluer et hiérarchiser les demandes par rapport aux priorités stratégiques de l’unité GEDI et identifier de manière proactive les opportunités d’augmenter l’efficacité et l’efficacité de l’équipe.
- Servir de liaison entre l’unité GEDI et les partenaires clés et superviser les suivis jusqu’à l’achèvement.
- Assurer une culture de service cohérente en concevant, développant et mettant en œuvre des stratégies de communication efficaces et en communiquant régulièrement avec le personnel de GEDI.
- Développer et maintenir le système de classement collectif de l’unité GEDI pour soutenir une gestion efficace des connaissances.
- Soutenir les événements de l’unité GEDI, y compris les conférences, les événements de plaidoyer et les retraites annuelles de l’unité.
- Fournir le soutien administratif général nécessaire à l’équipe de l’unité GEDI.
- Assurer un hyper soutien pour l’unité GEDI, notamment en étant visible et accessible pour le personnel et en répondant avec empressement aux demandes d’assistance ;
Gestion du budget et des contrats
- Travailler en étroite collaboration avec l’agent principal pour examiner les budgets mensuels du service et élaborer la soumission du budget annuel.
- Coordonner et administrer le budget de fonctionnement de l’unité GEDI, y compris la prévision et le suivi des dépenses.
- Analyser le budget mensuel par rapport aux rapports réels du service en temps opportun et travailler avec le service des finances pour résoudre les problèmes.
- Synthétiser tous les problèmes de gestion budgétaire de l’unité GEDI et communiquer pour le suivi.
- Examiner et soumettre les rapports de frais de voyage, les bons de commande, les paiements contractuels et autres transactions financières pour approbation via Integra, le logiciel de gestion des achats et des dépenses d’IRC ; et assurer un codage précis.
Gestion des ressources humaines
- Maintenir et archiver les dossiers RH de l’unité GEDI.
- Soutenir la préparation et la soumission de tous les documents RH pour le nouveau personnel ou le personnel qui quitte ou passe à un autre poste.
- Soutenir l’intégration du nouveau personnel en s’assurant que le matériel nécessaire est disponible, en formant le nouveau personnel sur les systèmes et processus IRC et en planifiant les réunions d’orientation selon les besoins.
- Maintenir un inventaire cohérent des actifs de l’équipe, de l’organigramme et de la liste du personnel, etc.
- Supervision de stages et/ou de postes administratifs pour fournir un soutien administratif et de communication.
Opportunités de développement
- Faites partie d’une équipe dynamique composée de membres profondément passionnés et experts.
- Développez vos compétences et vos connaissances sur GEDI par le biais de discussions approfondies régulières avec les membres de l’équipe et/ou d’événements et de formations internes/externes.
- Soutenir le personnel de l’unité GEDI dans l’élaboration de propositions de nouvelles opportunités de développement, y compris l’examen et la contribution aux notes conceptuelles, aux propositions et
à la création de budgets
- S’appuyer sur la conception, le développement et l’exécution d’initiatives GEDI critiques ayant un impact sur toutes les parties de l’organisation.
Exigences de l’emploi
Expérience:
- Minimum 3 ans d’expérience professionnelle à temps plein, avec au moins 2 ans d’expérience dans un rôle comparable.
- Une expérience de travail avec l’égalité des genres, la diversité et l’inclusion ou avec la direction d’équipe sur le changement de culture en milieu de travail est un plus.
Date de clôture :