Avis de recrutement : l’OIM recrute un assistant de projet (h/f), Nairobi, Kenya

Avis de recrutement : l’OIM recrute un assistant de projet (h/f), Nairobi, Kenya

Contexte:

Le Consortium Danwadaag Durable Solutions facilite la mise à l’échelle de meilleurs modèles/modèles à travers le projet « Scaling Solutions » pour les parties prenantes multisectorielles engagées dans des solutions durables pour les communautés touchées par le déplacement en Somalie. Dans le cadre de cette subvention, l’équipe de direction du consortium (CLT) de l’OIM, l’organisation principale du consortium Danwadaag, cherche à recruter un assistant de projet pour soutenir et contribuer aux activités du CLT en matière d’administration, d’opérations et de gestion des partenariats.

Sous la supervision générale du coordonnateur du Consortium Danwadaag et la supervision directe du responsable du programme du Consortium Danwadaag, l’assistant de projet sera chargé d’aider les partenaires de développement du projet, les agences des Nations Unies et la coordination des donateurs, la gestion des subventions et des partenariats, et de soutenir le quotidien. aujourd’hui, suivi et reporting des programmes Danwadaag.

Fonctions/responsabilités principales :

1. Servir de point focal et assurer la liaison avec les unités et le personnel concernés du bureau en Somalie sur le soutien au programme, y compris les questions logistiques, administratives et financières à l’appui du consortium Danwadaag et veiller à ce que toutes les procédures soient coordonnées au sein de la mission.

2. Aider le CLT dans le processus de préparation des accords de partenariat de mise en œuvre, de préparation et de compilation de la documentation pour les paiements des partenaires et d’assurer la liaison avec la RMU pour suivre et documenter la réception des paiements par les partenaires.

3. Aider le CLT à surveiller et suivre les budgets, les dépenses et les pipelines des programmes, et à rédiger des rapports sur une base régulière. Effectuer le contrôle interne et informer le CLT de tout risque et retard potentiel.

4. Aider aux processus financiers et suivre les aspects financiers du programme, couvrant les vérifications initiales des documents/factures associés, obtenir l’approbation/autorisation nécessaire, initier les demandes de paiement à l’unité financière, suivre les actions administratives et s’assurer que toutes les questions pertinentes sont traités et payés en temps opportun et efficacement.

5. Aider à l’achat et aux arrangements logistiques d’équipements/fournitures/services pour les activités du programme en coordination avec les unités concernées et conformément aux procédures de l’OIM ; suivre le processus d’approvisionnement et les documentations ; étape par étape depuis la phase d’acquisition, les entrées du système, jusqu’à la livraison des biens/services et le déblocage du paiement ; maintenir la coordination et la tenue des registres des prestataires de services, de leurs documents, contrats, renouvellement des contrats et paiement dans les délais.

6. Mettre en place et maintenir une base de données de fichiers interne, un système de classement, stocker et gérer les données et informations pertinentes à la portée des activités du programme.

7. Aider le CLT à compiler et à classer les documentations du projet, y compris les documents financiers, les rapports des donateurs, etc.

8. Aider le CLT à organiser des réunions, des ateliers, des formations, des conférences, etc.

9. Aider le personnel du CLT avec les autorisations de voyage et les demandes de remboursement des frais de voyage en s’assurant qu’elles sont correctement remplies. Aider à d’autres processus liés aux voyages impliquant le gouvernement et d’autres homologues, liés au visa et à d’autres soutiens.

10. Tenir des registres et suivre le plan de congé et les présences du personnel de CLT.

11. Effectuer toute autre tâche administrative générale assignée par l’unité.

Qualifications et expérience requises

Éducation

• Licence en administration des affaires, finance, gestion de l’économie, sciences sociales ou dans un domaine connexe d’un établissement universitaire accrédité avec trois années d’expérience professionnelle pertinente ; ou
• Diplôme d’études secondaires dans les domaines ci-dessus avec au moins cinq années d’expérience professionnelle pertinente.

Expérience

• Expérience professionnelle dans les domaines de la finance, de l’administration, des procédures de contrôle et des processus de passation des marchés ; une expérience en gestion administrative et financière de l’OIM, en suivi budgétaire, en gestion de trésorerie et en procédures de contrôle interne, un atout.
• Utilisé pour travailler en coordination avec d’autres membres du personnel et des unités, des partenaires de mise en œuvre, des donateurs et d’autres parties concernées.
• Expérience de travail avec les systèmes de comptabilité et d’approvisionnement.
• Une expérience de travail dans une organisation internationale et une connaissance de l’ONU sont essentielles.
• Une expérience de travail dans des contextes d’urgence et de conflit/fragile est un avantage.
• Compétences
• Bonnes compétences en communication, reporting et négociation.
• Excellentes compétences en surveillance ; compétences managériales; compétences organisationnelles; précision
• Capacité à travailler avec une supervision limitée.
• Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois et à respecter les objectifs et les délais fixés dans des situations complexes.
• Expérience dans l’utilisation de progiciels bureautiques (MS Word, Excel, etc.) et connaissance des feuilles de calcul et de l’analyse de données.

Langues

• Pour tous les candidats, la maîtrise de l’anglais est requise (oral et écrit).
• La connaissance pratique des langues régionales est un avantage.

Compétences requises

Valeurs – Tous les membres du personnel de l’OIM doivent respecter et démontrer ces cinq valeurs :

• Inclusion et respect de la diversité : respecte et promeut les différences individuelles et culturelles ; encourage la diversité et l’inclusion dans la mesure du possible.
• Intégrité et transparence : maintenir des normes éthiques élevées et agir d’une manière conforme aux principes/règles et normes de conduite de l’organisation.
• Professionnalisme : démontre une capacité à travailler de manière calme, compétente et engagée et fait preuve d’un jugement attentif pour relever les défis quotidiens.
• Courage : Démontre une volonté de prendre position sur des questions importantes.
• Empathie : fait preuve de compassion envers les autres, permet aux gens de se sentir en sécurité, respectés et traités équitablement.

Compétences de base – indicateurs comportementaux niveau 1

• Travail d’équipe : développe et favorise une collaboration efficace au sein et entre les unités pour atteindre des objectifs communs et optimiser les résultats.
• Fournir des résultats produit et fournit des résultats de qualité de manière axée sur le service et en temps opportun ; est orienté vers l’action et s’engage à atteindre les résultats convenus.
• La gestion et le partage des connaissances visent continuellement à apprendre, à partager les connaissances et à innover.
• Responsabilité : s’approprie la réalisation des priorités de l’Organisation et assume la responsabilité de sa propre action et du travail délégué.
• Communication : encourage et contribue à une communication claire et ouverte ; explique des questions complexes de manière informative, inspirante et motivante.

Autre

Toute offre faite au candidat en relation avec cet avis spécial de vacance est soumise à une confirmation de financement.

La nomination sera soumise à la certification que le candidat est médicalement apte à la nomination et à la vérification de la résidence, du visa et des autorisations par le gouvernement concerné, le cas échéant.

Seuls les candidats résidant soit dans le pays du lieu d’affectation, soit dans un endroit d’un pays voisin situé à distance de trajet du lieu d’affectation seront pris en considération.

Dans tous les cas, une condition préalable pour accéder au poste est la résidence légale dans le pays du lieu d’affectation, ou dans le pays voisin situé à distance de trajet, et un permis de travail, le cas échéant.