Avis de recrutement : World Vision recrute un Associé exécutif au Kenya basé à Karen.
Description de l’emploi:
Le poste fournit un large éventail de soutien exécutif et organisationnel complexe aux directeurs des ressources humaines et de la culture et des finances qui assure un fonctionnement efficace du bureau et une communication efficace avec les parties prenantes pour une prestation efficace et efficiente d’un leadership de qualité et la réalisation des objectifs stratégiques. Le titulaire sert de principal point de contact pour les parties prenantes internes et externes sur toutes les questions relatives au directeur régional des ressources humaines et de la culture et au directeur régional des finances.
Le poste aide le directeur People & Culture et le directeur financier à lier les rôles stratégiques et de leadership des différentes unités et départements afin de minimiser les risques et d’assurer l’efficacité de la gestion de l’EARO. En outre, le poste fournit un soutien exécutif et une coordination pour assurer une gestion efficace, efficiente et cohérente de l’organisation, conduisant à la durabilité à long terme de l’institution.
Cette position communique l’éthos chrétien de World Vision et démontre une qualité de vie spirituelle qui est un exemple pour les autres.
25%
Soutien stratégique au bureau des directeurs financiers régionaux
- Gérer le calendrier du directeur financier régional (RFD) en collaboration avec les directeurs financiers des bureaux extérieurs.
- Gérer les horaires de congés pour le RFD
- Coordonner et rechercher la documentation pour les réunions et présentations RFD internes, externes, régionales et mondiales et suivre les actions et la mise en œuvre
- Préparer des rapports mensuels, trimestriels et ad hoc des bureaux nationaux et suivre l’exécution des actions si nécessaire
- Gérer les dépenses, les avances et les réclamations pour RFD
- Prendre l’initiative de répondre aux besoins relatifs aux informations / conseils sur le terrain / au centre mondial pour garantir une communication efficace en cours
- Fournir un soutien aux groupes de travail régionaux qui nécessitent la participation et le soutien des RFD
- Recevoir, filtrer et traiter les documents entrants et s’assurer que les questions confidentielles sont traitées rapidement et efficacement
25%
Appui Stratégique aux Populations & Cultures Régionales (RP&CD)
- Aider à la gestion des entretiens lors des entretiens sélectionnés
- Gérer le calendrier RP&CD en collaboration avec les directeurs P&C des bureaux extérieurs.
- Gérer les horaires de congés pour le RP&CD
- Coordonner et rechercher la documentation pour les réunions et présentations internes, externes, régionales et mondiales du RP&CD et suivre les actions et la mise en œuvre
- Préparer des rapports mensuels, trimestriels et ad hoc des bureaux nationaux et suivre l’exécution des actions si nécessaire
- Gérer les dépenses, les avances et les réclamations pour RP&CD
- Prendre l’initiative de répondre aux besoins relatifs aux informations / conseils sur le terrain / au centre mondial pour garantir une communication efficace en cours
- Fournir un soutien aux groupes de travail régionaux qui nécessitent la participation et le soutien des RP&CD
- Recevoir, filtrer et traiter les documents entrants et s’assurer que les questions confidentielles sont traitées rapidement et efficacement.
- Coordonner les réunions d’équipe stratégiques avec les directeurs nationaux P&C telles que les réunions mensuelles, les réunions mondiales qui nécessitent la participation
20%
Administration et coordination des voyages
- Organiser des événements et des forums internes et externes qui nécessitent la participation RFD et P&C D
- Coordination des voyages et direction des voyages pour RFD et P&C D en collaboration avec les bureaux nationaux et le personnel du centre mondial.
- Gérer et améliorer les processus commerciaux pour le front et le back office – achats, finances, demande d’avance de voyage et règlement pour RFD & R P&C D
- Fournir un soutien de secrétariat administratif professionnel et confidentiel à l’équipe de direction.
20%
- Soutenir le suivi des incidents IPH liés aux finances et aux P&C. faire le suivi avec les bureaux nationaux concernés et coordonner avec le directeur des assurances et des finances pour assurer la clôture dans les délais.
dix%
Autres
- Effectuer tout autre travail assigné par le Superviseur lorsque requis.
CONNAISSANCES/QUALOIFIVATIONS POUR LE RÔLE
Expérience professionnelle requise
- Diplôme universitaire en administration, en communications ou dans un domaine d’études connexe et transférable requis.
- Certification RH ou certification Finance
- Expérience : Au moins 3 ans d’expérience dans un rôle de supervision ou env. 3 à 5 ans d’expérience dans l’accompagnement de cadres supérieurs de haut niveau.
Éducation, formation, licence, enregistrement et certification requis
- Communication écrite et verbale efficace en anglais
- Niveau élevé de connaissances/compétences en informatique
Connaissances et qualifications préférées
- Expérience en diplomatie humanitaire et relations gouvernementales.
- Nécessite d’excellentes compétences en communication; rédiger et éditer des lettres, des rapports, des articles ou des courriels concis et clairs.
- Nécessite de bonnes compétences interpersonnelles, de négociation et administratives. Traiter les autres avec respect, quel que soit leur poste ou leur fonction. Bon auditeur
- Capacité à traiter avec les autres afin de parvenir à un accord ou à une solution ; par exemple, la recherche d’un consensus.
- Capable d’établir et de maintenir de bons rapports et des relations de travail coopératives avec les parties prenantes du partenariat, les dirigeants régionaux et les directeurs nationaux.
- Nécessite la capacité de maintenir la confidentialité.
- Solides compétences en documentation, y compris la rédaction de rapports et la rédaction de procès-verbaux.
- Capacité à gérer de manière appropriée les demandes concurrentes à l’attention des RL.
- Habileté à négocier avec diverses personnalités et à développer un réseau de contacts internes et externes.
- Une expérience de travail en Afrique sera préférée;
- Assurer la gestion de la relation interculturelle;
- Cela nécessite de solides compétences organisationnelles, un jugement indépendant et la capacité d’être flexible au fur et à mesure que les demandes et les priorités changent.
Date limite : 03 septembre 2023