Christian Health Association of Kenya (CHAK) cherche un Chargé des achats et de l’administration (H/F), Nairobi, Kenya

Profil organisationnel

La Christian Health Association of Kenya (CHAK) est une organisation confessionnelle nationale (FBO) de premier plan regroupant des établissements et des programmes de santé des églises protestantes de tout le Kenya, créée en 1946 dans le but de promouvoir l’accès à des soins de santé de qualité.

Profil de l’emploi

La Christian Health Association of Kenya (CHAK) cherche à embaucher un responsable des achats et de l’administration expérimenté avec une expertise en matière d’approvisionnement pour les projets du gouvernement américain. Le responsable des achats et de l’administration aidera CHAK à superviser la logistique, l’administration et les achats. Le titulaire du rôle doit assurer l’efficacité organisationnelle et l’efficacité de l’utilisation des ressources CHAK.

Titre du poste : agent des achats et de l’administration

Relève de : Chef des finances et de l’administration

Reportés directs : chauffeurs et assistant administratif/réceptionniste

Personnes concernées indirectement : agents d’approvisionnement et d’administration – Projet

Principales responsabilités et devoirs :

Administration et logistique

1. Participer à l’élaboration, à la mise en œuvre et à l’interprétation des politiques et procédures administratives,
2. Exécuter la politique de transport et le plan de gestion des actifs.
3. Gérez efficacement la flotte de véhicules de CHAK.
4. Surveillez l’utilisation des actifs et générez des rapports mensuels.
5. Tenir un registre des actifs précis.
6. Coordonner les déplacements locaux, y compris les services de taxis.
7. Superviser les opérations du front office, y compris le courrier et les services de messagerie.
8. Tenue de registres de tous les LPO, appels d’offres, devis et documents d’appel d’offres
9. Générer des budgets annuels pour la section.
10. Coordonner la maintenance et la cession des actifs conformément à la politique de CHAK.
11. Veiller à ce que toutes les licences opérationnelles soient acquises en temps opportun et que les tarifs soient payés.
12. Renouvellement en temps opportun de toutes les assurances pertinentes pour l’organisation.

Approvisionnement

1. Mettre en œuvre toutes les politiques et procédures relatives aux achats.
2. Générer un plan d’approvisionnement annuel pour l’organisation.
3. Opérationnaliser et mettre en œuvre toutes les lois, réglementations et directives en matière de passation des marchés applicables au processus d’appel d’offres et à tous les processus dans l’ensemble de l’Organisation.
4. Coordonner la pré-qualification des fournisseurs.
5. Offrir des services de conseil aux départements utilisateurs pour un approvisionnement rentable et efficace.
6. Maintenir une base de données précise de tous les fournisseurs.
7. Diriger et participer aux délibérations du comité d’approvisionnement, y compris les processus d’appel d’offres et d’appels d’offres.
8. Générez des bons de commande et assurez la livraison dans les délais des biens et services.
9. Conseiller le chef des finances et de l’administration sur les domaines d’amélioration.
10. Générer un rapport mensuel d’approvisionnement.
11. Participer aux réunions départementales.

Qualifications

• Baccalauréat en administration des affaires ou en commerce ou en finance ou dans une discipline connexe
• Diplôme en Achats et Approvisionnements ou son équivalent d’un établissement reconnu.
• Membre du CIPS ou du KISM avec une licence de praticien en gestion des fournitures valide.
• Au moins 5 ans d’expérience dans un poste comparable dans une grande ONG.
• Expérience en budgétisation et en gestion financière.
• Maîtrise de l’anglais parlé et écrit
• Expérience dans la conception et l’amélioration des contrôles internes pour améliorer l’efficacité.