Habitat pour l’humanité Kenya recrute un Adjoint Exécutif du Directeur National basé à Nairobi.
Relevant du directeur national, l’adjoint exécutif sera responsable de fournir un soutien confidentiel de haut niveau au directeur national, en matière de secrétariat stratégique et de services administratifs ; en veillant à ce que des systèmes de planification et d’administration efficaces soient en place.
RELATIONS AVEC LES AUTRES DÉPARTEMENTS
- Intervenants internes et externes.
DEVOIRS
- Assurer la coordination stratégique entre le directeur national et les parties prenantes internes et externes.
- Gérer efficacement la planification complexe du calendrier du directeur national.
- Coordonner les événements du bureau du directeur national et les réunions avec les clients.
- Planifier et gérer les événements organisationnels clés tels que l’AGA, les journées stratégiques, les briefings du personnel et autres, selon les besoins.
- Fournir des services administratifs pour le bureau du directeur national, par exemple le formatage de documents, la rédaction de lettres et la rédaction de rapports.
- Offrir un soutien aux réunions des directeurs nationaux en veillant à ce que les réunions soient correctement organisées et desservies.
- Fournir un soutien en faisant appel à un jugement indépendant pour déterminer les questions qui nécessitent une attention prioritaire ; prioriser, canaliser et faciliter la communication entre les chefs de service.
- Assurer le service des réunions de l’équipe de direction en rédigeant et en rassemblant des documents et des rapports, en préparant des ordres du jour gérables, en prenant des procès-verbaux et en assurant le suivi des points d’action.
- Aider à toute autre question liée au bureau du directeur national, sur demande.
MESURES/INDICATEURS DE PERFORMANCE CLÉS
- Coordination efficace avec les parties prenantes internes et externes;
- Soutien des dirigeants;
- Communication efficace sous forme écrite et verbale.
QUALIFICATIONS
- Baccalauréat dans un domaine lié aux affaires.
- Maîtrise de la suite Microsoft Office.
- Compétence professionnelle démontrée en gestion des services administratifs de bureau.
CONNAISSANCES, COMPÉTENCES ET APTITUDES REQUISES
- Bonnes compétences en communication (écrite et verbale), en calcul, en présentation et en analyse.
- Maîtrise de l’informatique, notamment Microsoft Office.
- Esprit d’équipe tout en étant capable de travailler de manière indépendante.
- Excellentes compétences interpersonnelles, y compris la diplomatie.
- Haut niveau de professionnalisme, d’intégrité et d’honnêteté
- Excellentes compétences administratives, y compris la capacité d’identifier les besoins administratifs et de développer et maintenir des systèmes appropriés pour y répondre.
- La capacité de travailler efficacement avec des collègues à tous les niveaux et un large éventail de contacts externes seniors dans un environnement sous haute pression.
EXPÉRIENCE
- A occupé un poste comparable et pertinent pendant au moins 3 à 5 ans, fournissant un soutien administratif de haut niveau dans un rôle de direction.
- Expérience de la gestion et de la planification de projets, de conférences et d’événements.
COMMENT S’INSCRIRE
Si votre parcours, votre expérience et vos compétences correspondent aux spécifications ci-dessus, veuillez soumettre votre candidature (lettre de motivation et CV/CV) indiquant votre rémunération actuelle et les coordonnées complètes de 3 références à [email protected]
Au plus tard à la fermeture des bureaux le 26 septembre 2023