L’Organisation des Nations Unies pour l’éducation, la science et la culture (UNESCO) recrute un(e) Adjoint(e) administratif(ve) principal(e), Nairobi, Kenya

APERÇU DES FONCTIONS DU POSTE

Sous l’autorité générale du directeur du bureau et la supervision directe de l’agent financier et administratif, le titulaire fournit des services administratifs et de soutien de haut niveau dans une gamme de domaines spécialisés et joue un rôle de premier plan au sein de l’unité pour assurer l’application et le respect des règles, règlements, politiques et pratiques en place.

Plus particulièrement, le titulaire assumera les responsabilités suivantes :

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Responsabilités générales :

  • Agir en tant qu’agent certificateur jusqu’à un niveau autorisé délégué par le directeur financier.
  • Fournir des conseils et des interprétations sur les règles, règlements et procédures administratives.
  • Conseil sur les opérations opérationnelles et techniques courantes.
  • Recommander des modifications et des améliorations liées aux processus et aux systèmes pour soutenir une administration et un contrôle financiers efficaces.
  • Interpréter les dispositions et fournir des conseils sur des questions complexes et non récurrentes.
  • Peut superviser les activités liées à l’entretien des bureaux, à la sécurité, au transport et aux services similaires.

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Responsabilités financières :

  • Veiller à ce que les ressources financières et les dépenses du Bureau soient pleinement et correctement comptabilisées et que le système de contrôle interne soit adéquat et fonctionnel ; planifier les paiements et les décaissements de fonds.
  • Assurer le traitement précis et opportun des comptes assignés, élaborer des estimations budgétaires et surveiller les dépenses, participer et conseiller dans la préparation des états financiers et des budgets.
  • Aider à la préparation et à la coordination des activités financières au titre des fonds ordinaires et des contributions volontaires.
  • Compiler et consolider des données provenant de diverses sources dans des états financiers, préparer des feuilles de travail.
  • Surveiller les dépenses, vérifier les paiements et rapprocher les comptes.
  • Enquêter sur les anomalies et les frais erronés et prendre des mesures correctives.
  • Fournir une assistance et des conseils pour entreprendre des tâches de codage et de saisie de données et pour extraire des informations, pour exécuter des rapports à partir d’iRIS, SISTER ou d’autres systèmes financiers en ligne.

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Responsabilités budgétaires :

  • Préparer les rapports budgétaires des RP et des contributions volontaires et communiquer à leur sujet.
  • Aider et conseiller sur la planification et la budgétisation et recommander des modifications.
  • Préparez les propositions budgétaires et les estimations de coûts et assurez-vous que les données sont correctes.
  • Identifier les irrégularités et effectuer des transactions pour corriger les erreurs/omissions.

Responsabilités RH :

  • Traiter les cas non routiniers ou complexes, préparer les documents/correspondances associés aux actions du personnel sur la base d’instructions orales et d’expériences antérieures.
  • Assurer le suivi des actions RH à venir et superviser la maintenance, la mise à jour et le nettoyage de la base de données.
  • Émettre des contrats de non-fonctionnement, conseiller sur le processus de recrutement et les droits.
  • Assurer la liaison avec les services contractuels (ADS, HRM, BFM, etc.) pour discuter et obtenir des informations supplémentaires, des éclaircissements et une interprétation des politiques.

Responsabilités logistiques :

  • Approvisionnement : rechercher et récupérer des informations sur les sources d’approvisionnement, les fournisseurs par produit et obtenir des spécifications sur le marché.
  • Examiner les documents contractuels (TDR, budget, nature et type de contrat).
  • Résoudre les problèmes/questions liés aux marchandises livrées.
  • Préparer les demandes de fournitures et d’équipements; s’assurer que les paiements sont traités et fournir des informations au secteur affecté sur les questions de facturation et de paiement.
  • Organiser le contrôle et la distribution des registres d’inventaire.
  • Sécurité : assurer le respect par le personnel des exigences en matière de déplacements liés à la sécurité et surveiller l’achèvement des formations de sécurité obligatoires.

Activités supplémentaires qui peuvent être nécessaires pour assurer le succès de l’équipe de travail.

COMPÉTENCES (Core / Managériales)

Responsabilité (C)
Communication (C)
Innovation (C)
Partage des connaissances et amélioration continue (C)
Planification et organisation (C)
Focus sur les résultats (C)
Travail d’équipe (C)
Publicité
Professionnalisme (C)
Pour des informations détaillées, veuillez consulter le Référentiel de compétences de l’UNESCO .

QUALIFICATIONS REQUISES

Éducation

  • Titulaire d’un diplôme d’études secondaires, techniques et/ou professionnelles.

Expérience professionnelle

  • Au moins 8 (huit) années d’expérience professionnelle pertinente dans le domaine administratif, financier ou connexe.

Compétences et aptitudes

  • Excellentes compétences interpersonnelles et de communication ; forte orientation service et capacité à traiter efficacement avec des partenaires à différents niveaux.
  • Capacité à analyser, interpréter les données financières et à surveiller les budgets.
  • Excellentes capacités d’organisation et de coordination ; capacité à prendre des initiatives, à établir des priorités et à suivre ses propres plans de travail.
  • Bonne connaissance de MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) et des progiciels de bases de données.
  • Capacité à travailler en équipe et dans des délais serrés, à gérer des situations complexes et sensibles et flexibilité pour ajuster les horaires de travail.

Langues

  • Excellente connaissance (parlée et écrite) de la langue anglaise.

QUALIFICATIONS SOUHAITABLES

Éducation

  • Membre de l’ICPAK (Institut des experts-comptables agréés du Kenya).
  • Diplôme universitaire en Finance/Comptabilité et Administration.

Expérience professionnelle

  • Expérience pertinente dans des fonctions similaires au sein du système des Nations Unies ou de toute organisation/institution internationale.

Compétences et aptitudes

  • Motivé et capable de travailler avec un minimum de supervision.
  • Solides compétences analytiques en résolution de problèmes.
  • Capacité à travailler en collaboration dans un environnement d’équipe multiculturel et dynamique.
  • Solides compétences en matière d’attention aux détails et de gestion du temps.

Langues

  • Connaissance d’une autre langue officielle de l’UNESCO (chinois, français, russe ou espagnol).

AVANTAGES ET DROITS

Les salaires de l’UNESCO comprennent un salaire de base et d’autres avantages qui peuvent inclure, le cas échéant : 30 jours de congés annuels, allocations familiales, assurance médicale, plan de retraite, etc.

Le salaire annuel de départ approximatif pour ce poste est de 3 123 710 shillings.

Pour obtenir des informations complètes sur les avantages et les droits, veuillez consulter notre Guide des avantages sociaux du personnel .

PROCESSUS DE SÉLECTION ET DE RECRUTEMENT

Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir un dossier de candidature en ligne et fournir des informations complètes et exactes. Pour postuler, veuillez consulter le site Web des carrières de l’UNESCO. Aucune modification ne peut être apportée au dossier de candidature soumis.

L’évaluation des candidats est basée sur les critères figurant dans l’avis de vacance et peut inclure des tests et/ou des évaluations, ainsi qu’un entretien axé sur les compétences.

L’UNESCO utilise des technologies de communication telles que la vidéo ou la téléconférence, la correspondance électronique, etc. pour l’évaluation et l’appréciation des candidats.

Veuillez noter que seuls les candidats sélectionnés seront contactés et que les candidats à l’étape de sélection finale seront soumis à des vérifications de références sur la base des informations fournies.

Pied de page

L’UNESCO rappelle que la considération primordiale dans la nomination des membres du personnel doit être la nécessité d’assurer les plus hauts standards d’efficacité, de compétence technique et d’intégrité. L’UNESCO applique une politique de tolérance zéro à l’égard de toute forme de harcèlement. L’UNESCO s’engage à atteindre et à maintenir une répartition géographique équitable et diversifiée, ainsi que la parité des sexes parmi les membres de son personnel dans toutes les catégories et à tous les grades. En outre, l’UNESCO s’engage à assurer la diversité du personnel en termes de genre, de nationalité et de culture. Les candidats des États membres non représentés ou sous-représentés ( dernière mise à jour ici ) sont particulièrement bienvenus et fortement encouragés à postuler. Les personnes issues de groupes minoritaires et de groupes autochtones et les personnes handicapées sont également encouragées à postuler. Toutes les candidatures seront traitées avec le plus haut niveau de confidentialité. Une mobilité mondiale est requise pour les membres du personnel nommés à des postes internationaux.

L’UNESCO ne facture aucun frais à aucune étape du processus de recrutement.

Veuillez noter que l’UNESCO est une organisation non-fumeur.

 

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