Plan International recrute un assistant administratif basé à Matuu au Kenya.

L’objectif stratégique de Plan International Kenya (PIK) au cours des cinq prochaines années est de mettre fin aux grossesses chez les adolescentes et à toutes les formes de violence sexuelle et sexiste contre les adolescentes et les jeunes femmes. Notre objectif est de contribuer à créer un environnement propice dans lequel les filles et les jeunes femmes sont en sécurité, valorisées, prises en charge de manière égale et bénéficient de chances égales. PIK contribuera à la stratégie mondiale en visant à atteindre directement environ 2,75 millions d’enfants, y compris des filles et des jeunes femmes sur la période de la stratégie 2022-2026 et à atteindre des bénéficiaires supplémentaires grâce à ses interventions.

L’assistant administratif relèvera directement du coordonnateur principal intégré du projet de l’unité du programme Machakos avec le soutien technique du directeur des opérations. Il/elle est chargé de superviser directement l’équipe de soutien, y compris les stewards et les gardes du bureau de l’UP.

Responsabilités et PRINCIPALES ACTIVITÉS DE TRAVAIL

Gestion de la réception (25%)

Agir en tant que premier point de contact pour tous les visiteurs entrants et le standard de l’organisation et les référer au service ou aux membres du personnel concernés.
Responsable de l’ouverture, de la fermeture et de la surveillance des accès au bureau, en utilisant le système de sécurité installé à la porte principale.
Responsable du paiement en temps opportun de toutes les factures de services publics.
En liaison avec le coordonnateur des achats et de l’administration, assurer le renouvellement annuel de tous les permis pertinents du gouvernement du comté.
Gérez le courrier et les colis entrants et sortants tout en garantissant que les enregistrements appropriés sont conservés à des fins de suivi.
Gestion de la petite caisse du bureau et respect des directives de dépenses établies
Assurez-vous que tous les documents liés à l’administration sont correctement remplis.
Responsable de la gestion des fournitures de bureau et des fournitures de cuisine tout en assurant la délivrance et la tenue des registres appropriés.

Administration : (15 %)

Responsable de fournir un soutien administratif et logistique aux conférences, ateliers et réunions. Effectue les réservations d’hôtel pertinentes,
Responsable d’assurer le strict respect des politiques établies dans le cadre des directives générales en matière de finances et d’administration du bureau satellite.
Développer et maintenir des systèmes d’administration, maintenir et coordonner la documentation et les informations du bureau en toute confidentialité pour un accès ordonné et facile aux documents/systèmes de classement en vue des exigences d’audit externe et interne.

Coordonner les véhicules du bureau satellite garantit que les véhicules sont périodiquement programmés pour un entretien et disposent toujours d’une couverture d’assurance valide.

Responsable de la coordination des voyages du personnel du bureau satellite, des bénévoles et des visiteurs en prenant les dispositions nécessaires pour les déplacements.
Responsable de veiller à ce que les politiques et procédures de voyage de Plan soient bien comprises et suivies au bureau satellite.
Superviser la fourniture des services de nettoyage, en assurant le bon entretien et la propreté des bureaux.

Achats, entreposage et gestion des actifs (20 %)

Coordonner toutes les activités d’approvisionnement pour le bureau satellite et assurer la conformité aux politiques, directives et réglementations.
Produire des rapports logistiques précis et en temps opportun au coordonnateur principal intégré du projet. Superviser la gestion des magasins de bureau et le contrôle des actifs et des stocks.
Tenir à jour un registre des actifs des bureaux satellites, y compris la garde en toute sécurité des actifs de toutes les organisations, la tenue de leurs contrats d’achat, les documents de propriété après la vente des contrats de service et la réalisation d’inventaires physiques périodiques.
Assurer la transparence et l’intégrité des processus de passation des marchés conformément aux politiques et directives du Plan ;
Recevoir, examiner les demandes d’approvisionnement et s’approvisionner en utilisant la méthode d’approvisionnement appropriée.
Analyser les offres et recommander le fournisseur sélectionné pour approbation ;
Préparer et faciliter la délivrance des LPO approuvés aux fournisseurs et les suivis pour assurer une livraison de qualité des biens et/ou des services.
Assurer la liaison avec les demandeurs pour garantir que les biens et services demandés sont reçus à temps et que la documentation nécessaire est remplie de manière satisfaisante (notes/factures de réception de marchandises, etc.) ;
Traiter le paiement, le cas échéant, et s’assurer que la documentation est soumise aux Finances en temps opportun.
Tenir un système de classement approprié et à jour pour tous les documents de passation des marchés ;
Mettez à jour et partagez le suivi hebdomadaire des achats.

Renforcement des capacités et gestion des personnes (10 %)

Promouvoir un bon environnement de travail d’équipe conformément à l’objectif et aux valeurs du Plan.
Soutien à la coordination de l’orientation du nouveau personnel.
Promouvoir et respecter les politiques et procédures du Plan, y compris, mais sans s’y limiter : l’intégration de l’égalité des sexes, la politique de protection de l’enfance ; Code de conduite et obligations de déclaration obligatoires associées.

Responsabilité financière ( 10%)

Effectuer les paiements pour les dépenses de soutien au programme conformément aux politiques et procédures du Plan.
Gérer les fonds de caisse au bureau et à la banque et garantir que des fonds adéquats sont disponibles pour les besoins de l’UP.
Préparation et soumission de rapports financiers précis et en temps opportun.

Gestion des risques (10%)

Identifier et gérer les risques administratifs et logistiques des PU.
Promouvoir le respect des exigences et réglementations de Plan Kenya et des donateurs dans toutes les missions administratives et logistiques.

Sauvegarde des enfants et des jeunes (Sauvegarde) et Égalité des genres et inclusion (GEI) 5%

Comprend et met en pratique les responsabilités en vertu des politiques de sauvegarde et de GEI et du Code de conduite (CoC) de Plan International, en veillant à ce que les préoccupations soient signalées et gérées conformément aux procédures appropriées.
Comprend leur rôle dans le respect des politiques de sauvegarde et de GEI de Plan International ;
S’assure qu’il/elle contribue aux efforts mondiaux de Plan International pour assurer la sauvegarde et le GEI.

Autres droits 5%

Comme assigné par le supérieur hiérarchique.

Diplôme/expérience indispensable :

Baccalauréat en commerce ou administration publique, approvisionnement et logistique, gestion de la chaîne d’approvisionnement ou autre domaine connexe.
1 an d’expérience pertinente en administration, logistique, achats ou RH de préférence dans un poste similaire dans une ONG.
Excellentes compétences interpersonnelles, flexible et joueur d’équipe
Bonnes compétences en gestion d’équipe et en supervision
Excellentes compétences en gestion de bureau
Compétences informatiques/informatiques
Connaissance du classement et de la tenue générale des dossiers
Proactivité et excellentes compétences en gestion du temps
Capacité à travailler avec précision et à prêter attention aux détails
Compétences en opération téléphonique
Expérience pratique et compétences dans un progiciel de gestion intégré, par exemple SAP.

Plan International recrute un assistant administratif basé à Matuu au Kenya.