Recrutement aux Nations Unies d’un Spécialiste d’administration – Nairobi

Recrutement aux Nations Unies d’un Spécialiste d’administration – Nairobi

Cadre organisationnel

Le poste est à pourvoir au Bureau régional de l’Office des Nations Unies contre la drogue et le crime (ONUDC) pour l’Afrique de l’Est, à Nairobi (Kenya). La personne titulaire travaille sous la direction générale et la supervision directe du (de la) Représentant(e) régional(e) de l’ONUDC en Afrique de l’Est et en étroite coopération avec la Division de la gestion, en particulier le Service de la gestion des ressources financières, du siège de l’ONUDC, à Vienne.
Pour plus d’informations sur l’ONUDC, veuillez consulter notre site Web : www.unodc.org.

Responsabilités

Dans les limites des pouvoirs qui lui sont délégués, la personne titulaire du poste est responsable de l’ensemble du suivi, de la coordination et de l’exécution en temps voulu de toutes les tâches administratives et financières du Bureau régional (achats, finances, ressources humaines, gestion des biens, et technologies de l’information et de la communication), conformément au Règlement financier et aux règles de gestion financière de l’ONU ainsi qu’à la politique et aux procédures établies par l’ONUDC. Elle exerce les fonctions suivantes :
Ressources humaines :

• Coordonner l’établissement des plans de recrutement trimestriels avec les responsables concerné(e)s et les interlocuteurs(trices) chargé(e)s des ressources humaines et les soumettre au (à la) spécialiste de la gestion des programmes (analyse et gestion des programmes) et au (à la) Représentant(e) régional(e) pour qu’ils (elles) les examinent et les fassent suivre au siège ;
• Assurer la liaison avec les interlocuteurs(trices) du bureau du (de la) Représentant(e) régional(e) et des services chargés des ressources humaines et veiller avec eux (elles) à ce que les processus et les nominations interviennent bien dans les délais convenus ;
• Aider à chiffrer et à planifier les besoins en ressources humaines lors de l’élaboration de projets ;
• Contribuer à l’établissement de procédures de travail en matière de gestion des ressources humaines et de notes d’orientation internes pour que le (la) Représentant(e) permanent(e) les examine, les publie et les diffuse ;
• Collaborer avec les interlocuteurs(trices) des services chargés des ressources humaines et mettre au point des outils de contrôle pour veiller à ce que les fonctionnaires suivent les formations impératives, respectent les règles relatives aux cycles de notation et s’acquittent de leurs autres obligations ;
• Conseiller le personnel recruté sur le plan international et assurer la liaison avec les services du pays hôte au sujet des privilèges et immunités ;
• Faire en sorte que les procédures d’embauche et de cessation de service soient respectées, de manière à assurer l’arrivée et le départ sans accroc du personnel (veiller à ce que le guide d’accueil soit fourni, prendre contact avec les équipes pour s’assurer que le matériel est en place à l’arrivée du personnel, faire le nécessaire pour que les procédures de départ (restitution du matériel, etc.) soient bien suivies) ;
  Budget et finances :
• Instituer des contrôles internes standardisés et conformes aux Normes comptables internationales pour le secteur public (IPSAS) en ce qui concerne les finances et l’administration du Bureau régional, afin que des mécanismes de suivi permettant de repérer les déficiences et de proposer des améliorations soient en place ;
• Superviser et conseiller les administrateurs(trices)/coordonnateurs(trices) de programme du Bureau régional en ce qui concerne la situation financière du projet/programme (y compris les budgets en cours d’établissement ou approuvés ; les contributions n’ayant pas encore donné lieu à la mise à disposition de liquidités ; les contributions dont les montants sont mis à disposition et peuvent être dépensés ; la validité des contributions ; le dépannage en cas de problème avec Umoja) ;
• Assurer l’intégrité et la cohérence des données figurant dans le système SAP (Umoja) ;
• Coordonner les tâches et apporter son concours en ce qui concerne les budgets biennaux, l’exécution des budgets et les taux d’exécution des programmes, et fournir des rapports réguliers aux directeurs de programmes ;
• Établir et consolider le budget biennal général du Bureau régional et les budgets des programmes, analyser et suivre l’exécution du budget et adresser des rapports réguliers au (à la) Représentant(e) ;
• Contribuer à l’établissement et à la présentation des rapports financiers (rapports semestriels et annuels sur l’état d’avancement des projets, et rapports ad hoc aux donateurs) ;
• Coordonner et contrôler les engagements de dépenses du Bureau régional, y compris les voyages (et les avances), les bons de commande et les autorisations financières du Programme des Nations Unies pour le développement (PNUD) sur une base bimensuelle, et assurer la clôture dans les délais fixés par le Bureau régional ;
• Offrir son assistance pour l’application des normes IPSAS au Bureau régional ;
• Répondre aux questions/observations de l’audit interne/externe et assurer le suivi des recommandations d’audit ;
  Administration générale :
• Coordonner les tâches et apporter une aide, des conseils et des orientations au personnel chargé des programmes qui exerce certaines fonctions dans les domaines des achats, des finances, des ressources humaines, des technologies de l’information et de la gestion des biens et des locaux pour le compte de l’ensemble des programmes du Bureau régional ;
• Détecter les points de blocage administratifs et se mettre en rapport avec la direction du Bureau régional et les divisions et sections concernées du siège de l’ONUDC pour trouver des solutions adaptées ;
• Convoquer et présider le Comité des finances et de l’administration du Bureau régional, qui examine à intervalles réguliers toutes les questions financières et administratives ;
• Contribuer à la prise de dispositions propres à garantir l’état de préparation du Bureau régional (alerte précoce, analyse des risques et plans d’urgence, par exemple) et faire les recommandations nécessaires. Contrôler périodiquement la gestion des risques et rendre compte de toute disposition prise ;
• Gérer l’élaboration des plans annuels/trimestriels relevant de ses compétences, tels que les plans d’approvisionnement, les plans de perfectionnement du personnel, les plans de recrutement trimestriels, les plans de congés trimestriels, les plans de missions trimestriels, etc. ;
• Suivre et superviser le travail du personnel placé sous son autorité ;
• Entreprendre des missions de soutien en matière de ressources humaines et financières dans les bureaux de programme de l’ONUDC dont, entre autres, ceux de l’Éthiopie et de la Somalie ;
• S’acquitter d’autres tâches qui pourraient lui être confiées.

Compétences

Professionnalisme : connaître et comprendre les théories, concepts et approches ayant trait aux règles, politiques, pratiques et procédures administratives, budgétaires, financières et relatives aux ressources humaines en général. Connaître les mandats de l’Office des Nations Unies contre la drogue et le crime ; être capable d’appliquer les diverses règles et procédures administratives de l’ONU dans des situations professionnelles ; posséder, dans les domaines de la conception, de l’analyse et de l’évaluation, les compétences voulues pour mener des travaux de recherche et d’analyse de manière autonome. Être capable de cerner les problèmes, de formuler des opinions et de présenter des conclusions et des recommandations. Tirer fierté de son travail et de ses réalisations ; faire preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet ; apporter à l’exécution de ses tâches la conscience et le souci d’efficacité voulus pour être en mesure d’honorer les engagements contractés, de tenir les délais impartis et d’obtenir les résultats escomptés ; agir pour des motifs professionnels plutôt que personnels ; persévérer face aux obstacles et aux difficultés ; garder son calme dans les situations de crise. Prendre la responsabilité de transversaliser la problématique femmes-hommes et d’assurer l’égale participation des femmes et des hommes dans toutes les activités.
Sens des responsabilités : assumer toutes ses responsabilités et honorer ses engagements ; livrer les produits dont on a la responsabilité dans les délais et au coût prévus, en se tenant aux normes de qualité ; se conformer aux règles et procédures de l’Organisation ; soutenir ses subordonnés, les encadrer et assumer la responsabilité des tâches qui leur sont déléguées ; prendre personnellement la responsabilité de ses propres erreurs et, le cas échéant, de celles de son service.
Aptitude à planifier et à organiser : définir clairement des buts compatibles avec les stratégies convenues ; hiérarchiser les activités et tâches prioritaires ; modifier les priorités en fonction des besoins ; prévoir suffisamment de temps et de ressources pour mener sa tâche à bien ; tenir compte des risques et des imprévus dans la planification ; suivre l’exécution des plans et les modifier s’il y a lieu ; tirer le meilleur parti du temps dont on dispose.

Formation

Un diplôme universitaire du niveau du master en finances, administration des entreprises ou comptabilité ou dans une autre discipline apparentée est exigé. À défaut, un diplôme du premier cycle dans un domaine similaire assorti de deux années supplémentaires d’expérience professionnelle pertinente peut être accepté.

Expérience professionnelle

Au moins cinq années d’expérience professionnelle, à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, dans les domaines des finances, de l’administration des entreprises ou de la comptabilité ou dans un autre domaine connexe sont exigées.
Une expérience de la gestion administrative et financière, à un niveau d’indépendance et de décision important, ainsi que de la gestion de budgets complexes est exigée.
Une expérience de l’encadrement, y compris de la notation, est exigée.
Une expérience et une connaissance des progiciels de gestion intégrés sont exigées.
Une expérience professionnelle de la gestion de projets ou d’autre tâches apparentées est souhaitable.
Une expérience de travail avec des fonds de l’Union européenne (UE) et des pays en développement est souhaitable.
Une expérience professionnelle des systèmes SAP ou d’Umoja est souhaitable.
Une expérience professionnelle dans une organisation internationale appartenant ou non au système des Nations Unies est souhaitable.

Connaissances linguistiques

L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat de l’ONU. Pour ce poste, la maîtrise de l’anglais est exigée. La connaissance d’une autre langue officielle de l’Organisation est un atout.

Méthode d’évaluation

Les personnes qui remplissent les critères exigés pourront être invitées à participer à une épreuve d’évaluation et à un entretien axé sur les compétences.

Notice spéciale

Le poste est financé sur un projet ; il ne sera pourvu que si les fonds nécessaires sont disponibles. L’engagement initial sera d’un an, et il ne sera prolongé que si le mandat est prorogé et/ou si les fonds nécessaires sont disponibles.
Les fonctionnaires sont soumis(es) à l’autorité du (de la) Secrétaire général(e), qui décide de leur affectation. Au fil de leur carrière, ils (elles) sont censé(e)s changer de fonctions périodiquement, conformément aux règles en vigueur.
Pour l’Organisation des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement et l’emploi du personnel est la nécessité de s’assurer les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité, tout en tenant compte de la diversité géographique. Toutes les décisions de recrutement sont prises sur la base des qualifications des candidates et candidats et des besoins de l’Organisation. L’Organisation des Nations Unies s’engage à créer un environnement diversifié et inclusif et à instaurer un climat de respect mutuel. Elle recrute et emploie les membres de son personnel quels que soient leur identité de genre, leur orientation sexuelle, leur race, leur religion, leur origine culturelle ou ethnique ou leur handicap. Des aménagements raisonnables peuvent être prévus pour faciliter la participation des candidates ou candidats handicapé(e)s aux procédures de recrutement lorsque cela est indiqué et demandé dans le dossier de candidature.
Le Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies tient à ce que son personnel comprenne autant de femmes que d’hommes et à ce que la représentation géographique soit aussi diverse que possible. Les candidatures de femmes sont fortement encouragées.
Nairobi est un lieu d’affectation classé B (famille autorisée).

Charte des Nations Unies

Aux termes du paragraphe 3 de l’Article 101 de la Charte des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement du personnel doit être la nécessité d’assurer à l’Organisation les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. Ne seront pas retenues les candidatures des personnes qui ont commis des violations du droit international des droits de l’homme, des violations du droit international humanitaire, des actes d’exploitation, d’atteintes ou de harcèlement sexuels, ou au sujet desquelles il existe des raisons plausibles de croire qu’elles ont été impliquées dans la commission de tels actes. L’expression « exploitation sexuelle » désigne le fait d’abuser ou de tenter d’abuser d’un état de vulnérabilité, d’un rapport de force inégal ou de rapports de confiance à des fins sexuelles, y compris mais non exclusivement en vue d’en tirer un avantage pécuniaire, social ou politique. On entend par « atteinte sexuelle » toute atteinte physique de nature sexuelle commise par la force, sous la contrainte ou à la faveur d’un rapport inégal, ou la menace d’une telle atteinte. Le harcèlement sexuel s’entend de tout comportement déplacé à connotation sexuelle raisonnablement propre ou de nature à choquer ou humilier, lorsqu’il entrave la bonne marche du service, est présenté comme une condition d’emploi ou crée au lieu de travail un climat d’intimidation, d’hostilité ou de vexation, et lorsque ce comportement est assez grave pour justifier le licenciement de son auteur. La candidature de personnes qui ont commis des infractions autres que des infractions mineures au code de la route ne sera pas retenue.

Sera dûment prise en considération l’importance d’un recrutement effectué sur une base géographique aussi large que possible. Aucune restriction ne sera imposée par l’Organisation à l’accès des hommes et des femmes, dans des conditions égales, à toutes les fonctions, dans ses organes principaux et subsidiaires. Le Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies est un espace non-fumeurs.

Les candidats sont invités à respecter scrupuleusement toutes les instructions disponibles sur la plateforme de recrutement en ligne Inspira. Pour des informations plus détaillées, ils ou elles peuvent consulter le manuel d’instructions pour le candidat, en cliquant sur le lien hypertexte « Manuels » sur le côté supérieur droit de la page d’accueil de leur compte Inspira.

Les candidatures feront l’objet d’une évaluation et d’un examen préalables sur la base des informations soumises conformément aux critères d’évaluation de l’avis de vacance de poste et aux dispositions législatives internes applicables de l’Organisation des Nations Unies, notamment la Charte des Nations Unies, les résolutions de l’Assemblée générale, le Statut et le Règlement du personnel, les textes administratives et les directives. Les candidats doivent fournir des informations exhaustives et précises conformément aux instructions fournies sur la plateforme Inspira. Une fois la candidature envoyée, aucune modification, suppression ou révision, ni aucun ajout ou changement ne pourra être fait. Il sera procédé à une vérification des références des candidats faisant l’objet d’une attention particulière pour s’assurer de l’exactitude des renseignements qu’ils ont fournis dans leur candidature.

Les avis de vacance de postes publiés sur le Portail des carrières sont retirés à 11:59 p.m. (heure de New York), le jour de la date limite de dépôt des candidatures.

Aucun frais de dossier

L’ONU NE PERÇOIT DE FRAIS À AUCUN STADE DU RECRUTEMENT (DÉPÔT OU TRAITEMENT DE LA CANDIDATURE, ENTRETIEN, FORMATION, ETC.), ET ELLE NE DEMANDE AUCUNE INFORMATION BANCAIRE.

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