Action contre la Faim recherche un agent logistique (H/F), Nairobi, Kenya

Action contre la Faim-USA fait partie du réseau Action contre la Faim International, qui fournit une aide humanitaire dans plus de 50 pays à travers le monde dans les secteurs de la nutrition, de la santé, de l’eau/assainissement et de la sécurité alimentaire. Action contre la faim-USA, une ONG indépendante, gère actuellement des programmes dans 7 pays : Éthiopie, Kenya, Soudan du Sud, Somalie, Tanzanie, Ouganda et Haïti. Action contre la Faim-USA met en œuvre plus de 60 millions de dollars de programmes par an et emploie environ 1 500 employés permanents basés à New York, Washington DC, Nairobi et dans les bureaux nationaux. Une croissance supplémentaire est attendue.

Action contre la Faim est présente au Kenya depuis 2001 et est un leader transformateur en matière de sécurité nutritionnelle pour l’amélioration de la qualité de vie des communautés vulnérables. Action contre la Faim veut contribuer à la performance fonctionnelle optimale des systèmes nationaux, de comté et communautaires à travers des partenariats stratégiques pour des interventions innovantes sensibles et spécifiques à la nutrition afin d’obtenir son impact. L’organisation reconnaît l’égalité des sexes comme un élément central de sa stratégie de base visant à obtenir des résultats efficaces et durables en matière d’interventions en matière de nutrition, WASH et de surveillance. Action contre la Faim met actuellement en œuvre des activités dans les comtés de West Pokot, Mandera, Samburu, Isiolo et Tana River.

  1. Résumé du poste

Le responsable de la logistique est un personnel de soutien logistique qui soutient le coordonnateur logistique et sur le terrain du HOD dans les opérations quotidiennes en soutien au bureau de base de Mandera, aux programmes et aux activités.

But :

Sous la supervision directe du coordonnateur de terrain, le responsable de la logistique fournira une assistance en matière d’approvisionnement et de logistique, garantissant une haute qualité, précision et exécution efficace des achats et de la logistique, y compris la gestion des actifs et des processus, ainsi que l’utilisation transparente des ressources financières. Ils favoriseront une approche orientée client et conforme aux règles et réglementations d’ACF.

Fiançailles :

  • Le responsable de la logistique devra offrir une assistance technique aux programmes de la base de Mandera.
  • Le responsable de la logistique devra collaborer avec des parties prenantes externes telles que des partenaires et des fournisseurs.
  • Travailler avec les chauffeurs pour garantir que les véhicules sont correctement entretenus et en bon état.
  • Travailler avec l’équipe des programmes sur l’expédition des demandes et des tâches

Livraison:

Le responsable de la logistique devra soutenir toutes les fonctions logistiques, y compris, mais sans s’y limiter : achats, transport, gestion des stocks, gestion de flotte, gestion des équipements/actifs, importation/dédouanement et distribution des produits.

II. Tâches essentielles du poste

  1. Approvisionnement – 70%
  • Aider aux activités d’approvisionnement, à l’achat d’équipements, de biens et de services, y compris la planification, la levée des demandes de prix, des appels d’offres, l’émission de bons de commande et de commandes d’appel contre les FA, et d’autres tâches ;
  • Aider aux processus de passation des marchés, par exemple en rédigeant les documents d’appel d’offres et en lançant des événements de sourcing et de sollicitation dans eSourcing, en gérant les soumissions d’offres, en communiquant avec les soumissionnaires, en participant aux évaluations, en préparant les rapports d’évaluation, en soutenant la préparation des contrats, des accords-cadres et de leurs modifications ;
  • Traiter les transactions d’approvisionnement dans le système d’entreprise d’ACF, LINK ;
  • Traiter les factures pour les biens et services livrés, en garantissant l’exactitude et l’exhaustivité de la documentation et le paiement dans les délais, en assurant le suivi jusqu’à l’achèvement et en informant les clients ;
  • Surveiller les dépenses par rapport aux allocations des suivis budgétaires.
  • Recevoir, examiner, enregistrer et acheminer les communications entrantes et les demandes/factures d’approvisionnement ;
  • Réceptionner, vérifier les livraisons et les expédier aux demandeurs (Bases ou Services de Coordination)
  • Préparer des rapports, des tableaux, des graphiques, etc. en appliquant des compétences et des connaissances techniques en matière de formatage et de présentation ;
  • Préparer des statistiques et des rapports, y compris sur le volume des achats ;
  • Entreprendre des actions de suivi de routine sur les achats au nom du superviseur ;
  • Tenir à jour des rapports d’état sur les activités d’approvisionnement et les travaux en cours.

2. Services de soutien logistique – 20 %

  • Soutien à la gestion des actifs, en garantissant que tous les éléments sont enregistrés par rapport au numéro de projet correct et que la documentation correcte est prise en charge pour chaque élément ;
  • Soutien à la gestion de la flotte, garantissant que tous les véhicules ACF fonctionnent à des niveaux optimaux.
  • Gérer les actifs et l’inventaire de tous les articles consommables et non consomptibles dans le cadre de chaque projet afin de tenir des registres précis pour la responsabilité, ainsi que la remise des équipements le cas échéant ;
  • Soutenir les processus d’enregistrement des actifs des biens et équipements consomptibles et non consomptibles pour le bureau, en s’assurant qu’ils sont bien établis et entretenus/mis à jour sur une base mensuelle ;
  • Aider à la gestion du bureau des fournitures de papeterie, y compris la tenue de la liste des stocks et la distribution des fournitures de papeterie selon les besoins du personnel, en tenant un journal de distribution ;
  • Aider à gérer la fourniture de services de nettoyage et d’entretien/réparation au bureau ;
  • Aider à l’organisation de réunions, conférences, visites, ateliers, etc.;
  • Toute autre tâche demandée par le superviseur.

3. Autres tâches selon besoins -10%

  • Suivre et analyser les données pour fournir des recommandations pour l’amélioration des processus
  • Aider à la gestion des relations avec les fournisseurs, des contacts et des listes de pré-qualification.
  • Le titulaire du poste doit être capable de rédiger et d’examiner les notifications d’attribution, les contrats/accords.
  • Assurer le respect des politiques concernant les procédures d’achat et les meilleures pratiques.
  • Fournir un soutien technique et logistique au personnel de terrain

III. Responsabilités de surveillance

  • Conducteurs

Responsabilité fiscale

Le titulaire du poste veillera à ce que tous les documents de passation de marchés faisant référence à un marché spécifique soient liés les uns aux autres. c’est à dire :

  1. Toutes les factures reçues correspondent aux Livraisons reçues
  2. Toutes les pièces justificatives, par exemple les feuilles de travail, les feuilles de présence, etc., doivent se rapporter aux factures reçues.
  3. S’assurer que toutes les pièces justificatives sont approuvées par le personnel concerné avant le paiement
  4. Assurez-vous que tous les déplacements liés au travail sont correctement comptabilisés.

V. Exigences physiques

  • Dans l’exercice de ses fonctions, l’employé doit rester assis pendant de longues périodes et se concentrer sur son travail, y compris la dactylographie, et exécuter de gros volumes de travail avec précision, dans des délais courts, dans des situations stressantes dans le contexte d’un bureau modérément bruyant. avec des interruptions.
  • Pour se rendre sur le terrain, l’employé doit attester d’un niveau de forme physique capable de supporter des situations physiquement difficiles et très stressantes, pouvant inclure la nécessité de marcher de longues distances, de suivre un régime alimentaire limité et/ou de résider dans un logement potentiellement inconfortable. ou des tentes.
  • Les exigences physiques décrites ici sont représentatives de celles qui doivent être satisfaites par un employé pour remplir avec succès les fonctions essentielles de cet emploi. Des aménagements raisonnables peuvent être apportés pour permettre aux personnes handicapées d’exercer les fonctions essentielles.

VI. Conditions de travail, déplacements et environnement

  • Les tâches du poste nécessitent une présence régulière au travail au moins cinq jours par semaine. Doit être disponible pour travailler en dehors des heures normales de bureau ou le week-end, selon les besoins des contacts avec les missions, de la sécurité de la mission ou d’autres obligations.
  • Doit être capable de voyager selon les besoins pour les voyages d’affaires nationaux et internationaux standard ainsi que pour les missions, le cas échéant. Lors de ses déplacements sur le terrain, le salarié peut être exposé à des environnements précaires avec des risques de sécurité élevés et/ou des conditions de vie et des conditions climatiques extérieures très rudimentaires, ainsi qu’à des maladies infectieuses.

VII. Engagements en matière d’égalité des sexes et tolérance zéro face aux abus

  • Favoriser un environnement qui renforce les valeurs d’égalité d’accès à l’information pour les personnes de tous genres.
  • Offrir un environnement de travail où les personnes de tous genres doivent être évaluées et promues en fonction de leurs compétences et de leurs performances.
  • Promouvoir un environnement sûr, sécurisé et respectueux pour toutes les parties prenantes, en particulier pour les enfants, les bénéficiaires et les membres du personnel.
  • Aidez à prévenir tout type d’abus, y compris le harcèlement sur le lieu de travail et les abus et exploitations sexuels.
  • Respecter les femmes, les hommes et les enfants (garçons et filles) des bénéficiaires, quels que soient leur sexe, leur orientation sexuelle, leur handicap, leur religion, leur race, leur couleur, leur ascendance, leur origine nationale, leur âge ou leur état civil.
  • Valoriser et respecter toutes les cultures.

VIII. Qualifications requises

  • Baccalauréat en gestion de la chaîne d’approvisionnement et de la logistique ou autres études universitaires pertinentes.
  • L’adhésion au CIPS (Royaume-Uni) et/ou au KISM sera un avantage supplémentaire.

IX. Compétences et expérience requises

  • Au moins 5 à 7 ans d’expérience dans une mission similaire au sein d’une ONG internationale très active, de préférence.
  • Expérience d’ONGI en gestion de personnel, logistique, finance et suivi de projets.
  • Capacité à travailler sous pression tout en effectuant plusieurs tâches.
  • Une expérience avec Power BI est un avantage supplémentaire
  • Capacité démontrable et axée sur les résultats à fixer et à communiquer des objectifs et à assurer une prise de décision et une résolution de problèmes efficaces et appropriées.
  • Bon joueur d’équipe, capable d’organiser, de former et de motiver une équipe multiculturelle.
  • Excellentes compétences en communication écrite et verbale pour motiver et influencer.
  • Anglais courant (anglais professionnel requis).
  • Bonnes connaissances générales dans le domaine de l’informatique, de la mécanique, des communications radio et satellite.
  • La possession d’un permis de conduire est un avantage supplémentaire.

Date de clôture : 25 mars 2024

 

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